Las oficinas serían mejores espacios de trabajo si se pareciesen más a los coches. Los nuevos modelos de coche incluyen nuevas tecnologías que hacen que la conducción sea más fácil, más segura y más divertida. Disponen de sensores que avisan a los conductores cuando hay un camión en su ángulo muerto, o si están a punto de chocar con otro coche al aparcar. Algunos coches permiten a los conductores incluso quitar las manos del volante. Muchos disponen de wifi. En la actualidad el coche no solamente nos ofrece un medio de transporte; realmente nos ayuda a ser mejores conductores.

Por lo tanto, ¿por qué no podemos incluir una tecnología en la oficina que ayude a las personas a sentir, trabajar y pensar mejor?

«Hoy en día mucha gente conduce un coche inteligente y va a trabajar a una oficina estúpida», afirma Allan Smith, vicepresidente de marketing global de Steelcase. «Antes se solía pensar que la tecnología acabaría con las oficinas, pero está ocurriendo lo contrario. La tecnología se empleará en las oficinas de forma que ayude de verdad a los empleados a trabajar mejor y cree un espacio de trabajo todavía más relevante». En el futuro próximo, Smith advierte, una red de sensores y otras tecnologías instaladas en el entorno harán del trabajo una experiencia mejor y más humana. La tecnología se pondrá al servicio de los trabajadores individuales, los equipos y las organizaciones. Ayudará a las personas a afrontar el estrés que a menudo experimentan cuando aumenta su trabajo y el ritmo de los cambios se ha acelerado. Asimismo, ayudará a las organizaciones a diseñar espacios para que a los trabajadores les encante trabajar, en lugar de verse obligados a trabajar en ellos.

La tecnología se empleará en las oficinas de forma que ayude a los empleados a trabajar mejor y cree un espacio de trabajo todavía más relevante».

Allan SmithVicepresidente de Marketing Global

Cómo sucede un típico día laboral

Los trabajadores que antes solían estar asignados a un solo proyecto, ahora se ven involucrados en numerosas tareas con diferentes equipos. Esto les hace tener que estar cambiando de espacio continuamente y tener que gestionar su día entre numerosas reuniones y este cambio constante de contexto les hace perder mucha energía y tiempo.

Reducción del estrés

Anteriormente, sacar el trabajo adelante solía ser bastante más fácil; solo había que poner a las personas adecuadas en el lugar adecuado con la información adecuada y dejar que la creatividad fluyera. La gente solía trabajar en sus mesas, sus compañeros de trabajo estaban cerca físicamente y tenían la información que necesitaban a mano. Pero entonces todo cambió.

Hoy en día, los teléfonos móviles, los portátiles y el wifi han logrado sacar de los puestos de trabajo a los empleados que antes no podían abandonar sus mesas. Es liberador: la gente tiene más elección acerca de dónde y cómo trabajar. Pero también se vuelve más difícil encontrar a las personas que necesitas. La tecnología ha transformado la información en papel en información digital, lo que la hace más fácil de compartir y de crear formatos más diversos. Pero también ha causado una sobrecarga de información puesto que los datos se han multiplicado exponencialmente. La globalización ha aportado nuevas ideas y los equipos están formados por miembros de todo el mundo. Los compañeros de equipo están repartidos y no siempre pueden trabajar codo con codo, construyendo el capital de confianza y social necesario para la innovación.

Los trabajadores que solían estar siempre asignados a un mismo equipo de proyecto, ahora se encuentran haciendo malabarismos entre varios equipos y tareas, pasando constantemente de una tarea a otra, de un modelo de trabajo a otro, y orquestando a su paso un laberinto de reuniones. Este cambio constante supone un gran consumo de tiempo y supone un desperdicio de energía.

«El trabajo es fundamentalmente más complejo que nunca antes en el pasado», afirma Smith. «Por ejemplo, las videoconferencias facilitan la colaboración entre zonas horarias, pero también significa que no puedes reservar solamente una sala de conferencias para una reunión, sino que necesitas múltiples espacios para las videoconferencias de todo tu equipo global. Así que la colaboración ha mejorado, pero la planificación de reuniones se ha vuelto un poco más complicada».

Las oficinas necesitan ser más inteligentes y estar más conectadas, continúa Smith, para ayudar a las personas a navegar entre esta complejidad y reducir el estrés que se deriva de ella. «Todos necesitamos delegar cognitivamente algunas de las tareas en las que tenemos que pensar cada día, y para ello podremos utilizar las tecnologías que se introducirán en el entorno físico para facilitarnos nuestra vida laboral».

Offices need to get smarter and more connected, Smith notes, to help people navigate this complexity and reduce their stress. “People need to be able to cognitively offload some of the tasks they have to think about today and leverage technologies that will be embedded in the physical environment to make their work lives easier.”

«El trabajo es fundamentalmente más complejo que nunca antes en el pasado».

Allan SmithVicepresidente de Marketing Global

Una tecnología centrada en las personas

El Internet de las cosas, un concepto según el cual cualquier dispositivo electrónico; teléfonos móviles, auriculares, relojes, dispositivos vestibles, lavadoras, está conectado a Internet y con otros dispositivos, abre nuevas posibilidades en el trabajo. Imagine abrir una aplicación en su teléfono móvil para ver qué compañeros de trabajo están hoy en la oficina. O qué salas de reuniones con disponibilidad de videoconferencia están libres a las 13h. A medida que comienzan las reuniones, la sala automáticamente llama a los participantes remotos, ajusta la iluminación y le avisa cuando se esté quedando sin tiempo.

Imagine una sala de conferencias que pueda avisarle antes de que la reunión se acabe, para que pueda recapitular los puntos más importantes de su exposición antes de que el próximo grupo se sitúe impacientemente delante de la puerta, esperando a que usted acabe. ¿Le gustaría que la sala pudiera reconocer al usuario, recuperar las notas de su última reunión de equipo y ajustar la iluminación a sus niveles preferidos? O, si la reunión superase el tiempo establecido, imagine una sala que pudiera enviar un mensaje a los miembros de la siguiente reunión avisándoles de que acabará un poco más tarde.

Ayudamos a las organizaciones a ayudar a las personas

Las empresas que desean crear buenos espacios de trabajo pueden beneficiarse de la tecnología no solamente porque ayuda a los empleados y equipos en concreto, sino también porque puede extraer los datos que se generan dentro del espacio de trabajo que funciona con esta tecnología. Los profesionales de diseño, las instalaciones y las empresas de gestión inmobiliaria pueden tomar mejores decisiones acerca de dónde centrar sus esfuerzos si disponen de un flujo de datos que les informe de qué salas están siempre más ocupadas y cuáles parece ser que no gustan a nadie. Con esta información, las organizaciones pueden entender mejor lo que funciona y lo que no, y así poder mejorarlo.

El desafío de todos los datos que se generan en una oficina, según David Woolf, director general de tecnologías integradas de Steelcase, es convertirlos en información relevante.

«Cuando los objetos, como las sillas o las salas, pueden sentir el entorno y comunicarse con él, se convierten en herramientas para entender la complejidad, identificando las oportunidades y respondiendo ante ellas rápidamente».

David Woolfdirector general de tecnologías integradas de Steelcase

«Cuando los objetos, como las sillas o las salas, pueden sentir el entorno y comunicarse con él, se convierten en herramientas para entender la complejidad, identificando las oportunidades y respondiendo ante ellas rápidamente», afirma. «Se convierten en herramientas para crear empleados más productivos y más comprometidos, que tienen el control de su entorno y son capaces de elegir cómo deben cumplir sus tareas».

Igual que la tecnología en los coches actuales está mejorando la experiencia de conducir, la oficina del mañana aprovechará el poder de las tecnologías emergentes y permitirá a las personas navegar de una forma más fácil a través del trabajo, además de ayudar a las organizaciones a crear mejores experiencias laborales para las personas y los equipos.