Toutes les trois minutes: c’est probablement la fréquence à laquelle vous êtes interrompu au travail. Avec des millions de stimuli qui nous assaillent chaque jour, des icônes rouges de notification de nos boîtes e-mail à nos collègues parlant fort au téléphone sans oublier Instagram et Facebook, nous sommes constamment distraits. Nous pensons souvent être capables de nous concentrer malgré tout, étant habitués à ces interruptions, mais les recherches de l’université de Californie révèlent qu’une fois que notre attention est détournée, notre cerveau peut nécessiter jusqu’à 23 minutes pour revenir à sa tâche d’origine.

Combien coûtent ces interruptions?

Ces perturbations au sein des bureaux en open space ne coûtent pas seulement en termes de productivité individuelle, mais font également perdre des milliards aux entreprises chaque année. L’étude « State of the Workplace » de Gallup a révélé que les employés peu engagés coûtaient annuellement entre 450 et 550 Md$ aux États-Unis, 52 et 70 Md€ au Royaume-Uni et entre 112 et 138 Md€ à l’Allemagne. L’étude internationale de Steelcase sur l’engagement et l’espace de travail dans le monde, réalisée en collaboration avec le cabinet d’études international IPSOS, a sondé des employés dans 17 pays et a révélé qu’à l’échelle mondiale, seuls 13 % des employés sont fortement engagés et satisfaits. Cela signifie donc que des milliers d’employés sont peu engagés, insatisfaits de leur espace de travail et ne font que le minimum, sans réaliser les efforts nécessaires à la collaboration créative et donc à l’innovation, un facteur essentiel à l’ère numérique.

Dans le monde entier, les employés sont débordés. L’open space constitue une source de distraction si grande que les individus peuvent avoir le sentiment de ne plus s’entendre penser. À l’inverse, ils peuvent également être victimes de l’effet bibliothèque, qui pousse les individus à être excessivement silencieux de peur de déranger leurs voisins. L’ambiance bibliothèque neutralise tous les avantages des espaces ouverts : la collaboration, le sentiment d’appartenance et de connexion aux membres de l’équipe, et l’accessibilité aux autres.

Les bonnes intentions derrière l’open space

N’oublions pas pourquoi les bureaux ont connu de telles transformations au cours des dernières décennies. Le fort accent mis sur la collaboration depuis les années 1990, sous l’impulsion du secteur de la technologie, est encore plus important dans l’environnement de travail actuel étant donné la vitesse à laquelle les activités s’effectuent et la montée en flèche d’innovations technologiques comme l’intelligence artificielle. Cet encouragement à la collaboration, à la créativité et au travail d’équipe, associé à l’augmentation des prix de l’immobilier, a mené au développement de bureaux en open space. Les équipes Workspace Futures de Steelcase ont étudié l’intimité par le biais d’enquêtes, d’entretiens et d’observations effectués auprès d’employés en Amérique du Nord, Europe et Asie. La réponse à ce besoin général d’intimité ne se résume pas à installer plus de portes. Comme souvent dans la vie, tout est une question d’équilibre.

« L’une des découvertes clés de notre étude est que les open spaces ne sont pas à l’origine de tous les maux, et que le retour à des bureaux exclusivement individuels n’est pas une solution. Aucun mode de travail spécifique n’est optimal à lui seul. Au contraire, c’est une question d’équilibre, et trouver la juste proportion entre le travail dans l’intimité et la collaboration est essentiel pour toute entreprise souhaitant innover et progresser », explique Donna Flynn, Directrice du groupe de recherche WorkSpace Futures de Steelcase.

La collection Share It associe les avantages des bureaux privés à ceux des open spaces

Comment créer cet équilibre entre intimité et connexion dont rêvent les employés ? L’intégration d’éléments de bien-être en open space, tels que des cocons ou des espaces inspirant l’intimité, d’une gamme d’espaces et d’ambiances de travail et de zones de socialisation rassemblant les collègues indique aux employés que leurs besoins émotionnels, cognitifs et physiques sont pris en compte. La collection Share It de Steelcase communique ces valeurs en créant des zones qui incitent les individus et les équipes à vivre une expérience personnalisée et ainsi à se sentir à l’aise pour interagir, partager et se concentrer.

Les Éléments de Collaboration Share It créent des destinations au sein de l’open space en délimitant des espaces au sein desquels les équipes peuvent créer ensemble sans être distraites. La technologie intégrée et les tableaux écritoires blancs apportent aux équipes les outils dont elles ont besoin pour collaborer sans se déconnecter de leur environnement. Les rangements partagés ont vocation à recevoir les objets auxquels chacun doit pouvoir accéder, et les écrans acoustiques apportent plus d’intimité, permettant aux équipes de collaborer sans craindre de déranger les autres.

Une autre stratégie d’engagement consiste à donner aux employés choix et contrôle quant à leur expérience. L’étude internationale de Steelcase a démontré que plus le choix et le contrôle en matière d’espace de travail sont importants, plus l’engagement augmente, puisque 88 % des employés fortement engagés et satisfaits affirment disposer de contrôle sur leur façon de travailler. Les Espaces de travail Share It offrent aux employés des bureaux réglables en hauteur, diverses options d’éclairage, une intimité visuelle ainsi que des rangements sécurisés, leur permettant de s’éloigner de leur bureau en toute tranquillité.

La collection Share It transpose les avantages des bureaux individuels au sein de l’open space. Les entreprises qui mettent en œuvre cet équilibre auront l’avantage de voir leurs employés fortement engagés et satisfaits, et d’accroître à la fois bien-être et chiffre d’affaires. Et, qui sait, peut-être que nos capacités d’attention en bénéficieront également… en tout cas jusqu’à la prochaine notification.