Les individus passent de plus en plus de temps dans leur voiture pour se rendre au travail. Une nouvelle étude a ainsi établi que l’Américain moyen consacrait 54 minutes par jour aux trajets domicile-bureau. Depuis 1980, ces déplacements quotidiens équivalent à une semaine complète de travail supplémentaire chaque année. Et ce problème est universel. En effet, si cette dernière étude vient des États-Unis, seules deux villes américaines font partie du top 20 recensant les temps de trajet les plus longs – parmi les autres, on compte notamment Mexico, Londres, Berlin, Paris, Singapour, Sydney et Toronto. Dans ce contexte, comment donner envie aux employés de braver les embouteillages pour se rendre au bureau ?

La croissance économique, qui crée de nombreux emplois dans les métropoles tout en tirant les prix de l’immobilier à la hausse, éloigne les individus des centres-villes. Or, si certains métiers se prêtent plutôt bien au travail à distance, ce dernier n’est pas toujours la meilleure option. Le Harvard Business Review a récemment publié les résultats d’une étude menée pendant quatre ans par une grande entreprise technologique. D’après celle-ci, « lorsque les employés ne sont pas au bureau, les échanges avec leurs collègues sont réduits de 80 % ». De plus, tout le monde n’a pas la possibilité de télétravailler. D’après le rapport d’étude internationale Steelcase sur l’engagement des employés et l’espace de travail, 55 % des individus n’ont jamais recours à cette solution.

Pourquoi allons-nous encore au bureau ?

Compte tenu du temps et de l’énergie qu’ils perdent dans les transports ou au volant de leur voiture, les employés ont absolument besoin, lorsqu’ils se rendent au bureau, de retrouver un environnement confortable, inspirant et performant.

Aujourd’hui, ils consacrent plus de la moitié de la journée à la collaboration – une tendance qui n’est pas près de s’inverser dans la mesure où les organisations en quête de croissance se tournent de plus en plus vers leurs équipes pour générer de nouvelles idées et accélérer la mise sur le marché de leurs produits.

La recherche nous montre que ces équipes performantes ne travaillent plus comme avant. Elles se renvoient la balle en permanence, un peu comme au foot ou au basket, et leurs membres dépendent les uns des autres pour avancer. On est bien loin de l’époque où chacun se chargeait de sa partie du projet avant de passer le relais à la personne suivante. Or, ce style de collaboration itératif s’avère plus efficace et plus rapide lorsque les individus travaillent face à face.

Comment collaborons-nous aujourd’hui ?

Les équipes se tournent de plus en plus vers des pratiques telles que le design thinking (une démarche créative de résolution des problèmes) et la méthode agile (un processus axé sur la réactivité) afin de structurer leur travail. Ces deux approches sont rapides et dynamiques. Les équipes passent sans cesse d’un mode de travail à un autre et la présence des différents membres est essentielle à la fluidité du processus.

Quelle que soit la méthode choisie, la collaboration prend désormais des formes diverses et variées, des réunions formelles aux interactions spontanées, en passant par les sessions de brainstorming et les échanges informels. Ces discussions en face à face permettent aux équipes d’avancer plus vite et de résoudre les problèmes en temps réel. En outre, le fait d’être ensemble nourrit un sentiment de cohésion, renforce les relations entre collègues et crée un climat de confiance, lequel est à la base de l’innovation.

Le bureau en pleine mutation

Depuis que la collaboration s’intensifie, les espaces de travail connaissent des transformations majeures. Ceux conçus pour soutenir un processus linéaire (avec des alignements de postes individuels ou de bureaux privés) ne sont pas adaptés aux équipes agiles ni aux échanges informels et spontanés. En conséquence, les organisations consacrent davantage de place et de ressources à des espaces partagés favorisant la collaboration.

Selon les designers, les espaces dédiés aux équipes devraient :

• aider les individus à travailler à proximité de leurs collègues et à accéder facilement aux informations
• offrir aux équipes un mobilier et des outils modulables en fonction de la tâche à accomplir ;
• permettre aux individus de passer rapidement d’un outil analogique à un outil numérique ;
• créer un environnement propice aux échanges et au partage de contenus.

Les espaces partagés devraient aussi améliorer la productivité et le bien-être des employés grâce à :

• une intimité visuelle, acoustique et spatiale suffisante ;
• une palette de postures (lounge, droite, hauteur bar ou debout) adaptées à différentes tâches ;
• une proximité bien pensée entre les individus, les outils, le mobilier et l’espace ;
• une forte identité de marque reflétant la culture de l’organisation.

Ainsi, l’importance croissante de la collaboration amène les designers à repenser les espaces de travail. En effet, nous sommes incontestablement des êtres sociaux. Et même si nous n’apprécierons sans doute jamais les longs trajets ni les embouteillages, nous continuerons de nous rendre au bureau pour échanger avec nos collègues et travailler en équipe.