Imaginez une salle de réunion traditionnelle. Les participants sont assis autour d’une longue table rectangulaire perpendiculaire à un mur étroit. Ils font face à un écran fixé au mur et doivent se pencher pour être vus par leurs collègues présents virtuellement. Puisque tout le monde regarde en direction de l’écran, les participants en présentiel ne voient que la nuque de leurs collègues. Les voix peuvent être difficiles à entendre. De plus, le sentiment hiérarchique est renforcé par la « place du chef » à l’extrémité de la table.

Aujourd’hui, plus de la moitié des réunions sont hybrides. Les designers remettent en question les paradigmes traditionnels pour créer des espaces adaptés à tous en accordant la même importance aux personnes présentes sur place et aux participants à distance. Dès lors, la forme rectangulaire s’avère souvent inadaptée.

« Le plus important, c’est la visibilité, insiste Mary Elaine Roush, responsable Steelcase Global Design. Nous devons permettre à chacun de voir distinctement les participants à distance et les contenus affichés. Mais il faut aussi faciliter les interactions visuelles à l’intérieur de la pièce. »

Les individus retournent au bureau avant tout pour collaborer, mais d’après les recherches internationales de Steelcase, ils ne sont pas satisfaits des espaces dédiés à la collaboration hybride. Ce nouveau mode de travail nécessite en effet de se mettre dans la peau d’un réalisateur afin d’optimiser l’éclairage, le champ des caméras, la qualité du son et les contenus à partager. Où les caméras doivent-elles être installées pour faciliter les contacts visuels ? Combien faut-il de haut-parleurs et de micros ? Où héberger les câbles pour faciliter l’accès à l’électricité sans générer d’encombrement ?

Mary Elaine Roush a participé à un atelier de conception aux côtés d’autres designers et de nos partenaires informatiques (Microsoft, Zoom, Logitech et Creston). Les équipes ont expérimenté de nouvelles méthodes visant à créer des espaces plus équitables et plus simples d’utilisation, qui encouragent la participation active de tous. « Il est indispensable de comprendre les spécificités de chaque technologie. Cela permet de développer des solutions holistiques performantes », indique Mary Elaine Roush.

Les équipes ont ainsi co-créé des configurations et ont exploré de nouvelles formes pour faciliter la collaboration hybride.

PAYSAGE VS. PORTRAIT

Les réunions hybrides incitent les designers à adopter de nouvelles perspectives. Lorsque les personnes sont moins nombreuses dans la salle, celle-ci peut être utilisée différemment. Si l’on passe de l’orientation « portrait » (face au mur étroit) à « paysage » (face au long mur), les individus des deux côtés de la caméra peuvent voir et être vus. Chaque personne dans la pièce se trouve à la même distance de la caméra, et les participants virtuels peuvent déchiffrer les expressions du visage et la communication non verbale.

COURBES VS. ANGLES

Remplacer le mobilier et les espaces rectilignes par des formes géométriques arrondies ou incurvées permet aux participants sur site de voir tous leurs collègues, dans la salle comme à distance. Ces contacts visuels permanents favorisent l’équité. « La forme arrondie aide à positionner les utilisateurs de manière optimale, confirme Mary Elaine Roush, alors que les rectangles nuisent à la visibilité. D’où l’importance de penser à des tables adaptées à la visioconférence dès la conception. »

DES RÉUNIONS HYBRIDES PLUS HUMAINES

« Nous avons longtemps réfléchi à la manière d’inclure les participants à distance dans les discussions, indique Mary Elaine Roush. Les équipes s’efforcent de leur donner une vraie place dans l’espace afin de se rapprocher autant que possible d’une expérience en présentiel. En offrant plus de flexibilité et une meilleure visibilité, les designers peuvent créer des interactions plus naturelles et plus humaines. Des écrans multiples, des appareils mobiles et de nouveaux éléments logiciels et matériels permettent de séparer les individus des contenus. Une caméra reliée à l’écran affichant les participants aide à maintenir les contacts visuels afin de rendre la conversation plus fluide. »

TOUJOURS PLUS D’OPTIONS

Tout comme la diversité des espaces et des technologies, la multiplicité des éléments de mobilier et des écrans offre une grande palette de solutions adaptées aux différents types de collaboration hybride. De nombreux facteurs doivent être pris en compte, notamment l’usage prévu de l’espace, ses dimensions et les éléments logiciels et matériels. La notion de propriété joue également un rôle essentiel. Si l’espace est dédié à une équipe, cette dernière pourra plus facilement profiter d’une configuration modulable. S’il s’agit à l’inverse d’un espace plus largement partagé, un aménagement fixe sera plus indiqué car les utilisateurs ne pourront pas tester les appareils ou résoudre les bugs en amont.