S’ils pouvaient apprendre de nos voitures, les bureaux seraient de bien meilleurs espaces. En effet, dans les véhicules les plus modernes, les technologies embarquées ont rendu la conduite plus simple, plus sûre et plus amusante. Des capteurs signalent par exemple la présence d’un camion dans l’angle mort ou un choc imminent avec un autre véhicule pendant une marche arrière. Certaines voitures permettent même au conducteur de lâcher le volant en toute sécurité. Et le Wi-Fi embarqué devient de plus en plus courant. En définitive, les voitures sont désormais plus qu’un simple moyen de transport : elles nous aident à mieux conduire.

Mais la technologie ne pourrait-elle pas également nous aider à penser mieux et à nous sentir mieux au travail ?

« Aujourd’hui, de nombreuses personnes conduisent des voitures connectées mais travaillent dans des espaces déconnectés, explique Allan Smith, vice-président du marketing international de Steelcase. On a en effet eu tendance à croire que la technologie allait rendre les bureaux obsolètes. C’est en fait l’inverse qui se produit : les outils technologiques doivent donc être de plus en plus intégrés pour aider chacun à mieux travailler et rendre les espaces de travail encore plus pertinents. » Selon Allan Smith, des réseaux de capteurs ainsi que d’autres technologies intégrées à l’environnement contribueront bientôt à faire du travail une expérience plus agréable… et surtout plus humaine. Mise au service des employés, des équipes et des entreprises, la technologie aidera chacun à gérer le sentiment de surcharge de plus en plus couramment ressenti au travail, en raison de l’intensification des tâches et de l’accélération des transformations. Elle permettra aussi aux entreprises de concevoir des espaces que les employés choisiront plutôt que d’avoir l’impression qu’ils leur sont imposés.

« Les outils technologiques sont de plus en plus intégrés pour aider chacun à mieux travailler et rendre les espaces de travail encore plus pertinents.»

Allan SmithVice President, Global Marketing

Visualisation d’une journée type

Les employés, qui avaient jusqu’à présent l’habitude d’être rattachés à un seul projet, se retrouvent désormais pris entre différentes équipes et différentes missions, passant sans cesse d’une tâche à une autre, d’un mode de travail à un autre, naviguant à vue dans une accumulation de réunions. L’évolution permanente du contexte professionnel coûte à tous du temps et de l’énergie.

Réduire le stress

Le travail était autrefois plus simple : on mettait les bonnes personnes dans le bon espace avec les bonnes informations… et on laissait leur créativité s’exprimer. Chacun travaillait à son poste individuel, avec des coéquipiers assis à proximité et l’information adéquate à portée de mains. Mais les choses ont changé.

Aujourd’hui, les téléphones mobiles, les ordinateurs portables et le Wi-Fi permettent aux employés de ne plus être attachés à leur poste individuel. C’est une véritable libération : chacun peut désormais choisir où et comment travailler. Mais cela rend plus difficile de localiser les personnes dont vous avez besoin. La technologie a également transformé l’information papier en données numériques : grâce à la diversification des formats, le partage est ainsi plus simple. Mais la multiplication exponentielle des données a aussi donné naissance à une surcharge informative. Enfin, l’internationalisation des entreprises a bien apporté de nouvelles idées et a permis d’être en contact avec des collaborateurs dans le monde entier. Mais les coéquipiers étant désormais disséminés, ils ne peuvent pas toujours acquérir la confiance de leurs collègues et développer ainsi le capital social indispensable à l’innovation.

« Les employés, qui avaient jusqu’à présent l’habitude d’être attachés à un seul projet, se retrouvent désormais pris entre différentes équipes et différentes missions, passant sans cesse d’une tâche à une autre, d’un mode de travail à un autre, naviguant à vue dans une accumulation de réunions. L’évolution permanente du contexte professionnel coûte à tous du temps et de l’énergie.»

« Le travail est plus complexe qu’il ne l’a jamais été, affirme Allan Smith. Par exemple, si la vidéoconférence facilite la collaboration entre plusieurs fuseaux horaires, cela signifie aussi qu’on ne peut plus se contenter de réserver une seule salle de conférences. Il faut avoir plusieurs espaces pour chaque site. La collaboration est facilitée, mais l’organisation de réunions s’est complexifiée.
Pour que chacun puisse faire face à cette complexité et réduire son stress, défend Allan Smith, les bureaux doivent devenir plus intelligents et plus connectés. « Chacun doit être capable d’alléger cognitivement certaines des tâches de sa journée et de mettre à profit les technologies intégrées à l’environnement physique pour se simplifier la vie. »”

« Le travail est plus complexe qu’il ne l’a jamais été. »

Allan SmithVice President, Global Marketing

Des outils centrés sur l’humain

L’Internet des objets, un concept selon lequel tous les équipements électroniques (téléphones portables, casques audio, montres, appareils portables, électroménager) sont connectés à Internet et aux autres objets, fait désormais partie du quotidien. Dans le monde du travail, il est synonyme de nouvelles opportunités. Imaginez, par exemple, une application sur votre téléphone qui vous indique quels sont les collègues physiquement présents au bureau aujourd’hui. Ou quelle salle de réunion équipée d’outils de vidéoconférence est disponible à 13 h 00. Quand votre réunion commence, le numéro des participants éloignés est automatiquement composé, la lumière s’adapte aux conditions de vidéoconférence et se rallume quand la réservation va bientôt prendre fin.

Imaginez aussi une salle de conférences qui vous alerte avant la fin de la réunion, pour vous laisser le temps de boucler ce que vous êtes en train de faire avant que le prochain groupe ne se réunisse devant la porte en attendant que vous sortiez. Une salle qui pourrait vous reconnaître et automatiquement afficher les notes de votre dernière réunion ou régler la lumière au niveau que vous aimez ? Ou encore, si votre réunion se prolonge trop longtemps, qui avertit automatiquement les participants à votre prochaine réunion que vous serez en retard.

Soutenir les entreprises à aider leurs employés

Les entreprises désireuses de créer de meilleurs espaces peuvent aussi se servir de la technologie non seulement pour aider leurs collaborateurs et leurs équipes, mais aussi pour collecter des données générées par les espaces eux-mêmes. Les professionnels du design, du mobilier et du bâtiment peuvent ainsi prendre de meilleures décisions sur la base des données leur indiquant quelle pièce est toujours occupée et quel espace est sous-employé. Avec ces informations, les entreprises pourront mieux comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et par conséquent améliorer leurs espaces.

Pour David Woolf, directeur général des technologies intégrées de Steelcase, la principale difficulté consiste à savoir mettre en ordre les données générées dans un espace.

« Quand des objets, un siège ou une pièce entière, sont en mesure de capter des données et de les transmettre, ils deviennent des outils permettant de comprendre la complexité, d’identifier des opportunités et d’y répondre rapidement.»

David WoolfGeneral Manager, Integrated Technologies

« Quand des objets, un siège ou une pièce entière, sont en mesure de capter des données et de les transmettre, ils deviennent des outils permettant de comprendre la complexité, d’identifier des opportunités et d’y répondre « Quand des objets, un siège ou une pièce entière, sont en mesure de capter des données et de les transmettre, ils deviennent des outils permettant de comprendre la complexité, d’identifier des opportunités et d’y répondre rapidement.» David Woolf, directeur général des technologies intégrées de Steelcase Des outils centrés sur l’humain Soutenir les entreprises à aider leurs employés rapidement, explique-t-il. Ils sont alors au service de la productivité et de l’engagement d’employés qui ont le contrôle de leur environnement et peuvent choisir ce dont ils ont besoin pour travailler. »

Tout comme la technologie automobile permet d’améliorer l’expérience de conduite, les bureaux de demain s’approprieront de nouveaux outils pour permettre à chacun de mieux gérer la complexité du monde professionnel et aider les entreprises à créer de meilleures expériences pour leurs collaborateurs comme pour leurs équipes.