Le projet lui-même est guidé par les principes agiles. Les équipes qui utilisent l’espace fournissent un feedback continu, encourageant ainsi un processus participatif. Elles permettent d’évaluer les attributs clés du nouveau design. L’apprentissage réciproque et l’expérience personnelle avec la méthode Agile modélisent de nouveaux comportements que les autres peuvent observer et appréhender.

Avant le début de l’expérience, le groupe informatique a travaillé avec l’équipe Steelcase Applied Research + Consulting (ARC), qui fait bénéficier les clients des recherches exhaustives de Steelcase sur les espaces de travail afin de les aider à atteindre leurs objectifs. L’équipe ARC a guidé des ateliers de brainstorming et de modélisation dans les premières étapes du projet afin de mobiliser les employés des services informatiques à tous les niveaux. Ils ont articulé des objectifs pour la nouvelle culture et l’espace. À mesure que le prototype évoluait, les membres de l’équipe partageaient les apprentissages entre eux, avec les responsables et les designers au sein de communautés en ligne et dans des assemblées publiques en temps réel.

«Notre espace et notre mobilier précédents étaient fixes. Il n’y avait pas grand-chose que nous pouvions changer sans sortir une clé à douille ou appeler l’équipe des services généraux », déclare Alan DeVries. « Désormais, nous pouvons déplacer le mobilier, changer nos sièges, et même emprunter des choses pour améliorer notre espace. Avant, nous faisions simplement notre travail. Aujourd’hui, nous réfléchissons à notre mode de travail, aux choix que nous faisons et à leurs conséquences. »

Le processus détermine l’espace

Lorsque les équipes ont emménagé dans leur nouvel espace, elles ont découvert que leur processus déterminait leur espace. Plus elles étaient axées sur la méthode Agile, plus elles avaient besoin d’éléments dans leur espace qu’elles pouvaient déplacer et reconfigurer. Les équipes inspirées par la méthode Agile ont trouvé qu’elles avaient moins besoin de mobiliers mobiles et que les individus, par contre, devaient bouger davantage pour réaliser leur travail. Elles comptaient sur un ensemble d’espaces environnants pour leur donner le choix et le contrôle sur comment et où elles allaient travailler. Dans les deux cas, l’espace et les processus de travail étaient solidaires.

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