La volonté de collaborer est l’une des principales raisons qui incitent les collaborateurs d’une entreprise à se rendre au bureau. Cependant, aujourd’hui, parmi les participants à une réunion, on compte au moins une personne connectée à distance. Et bien souvent, les équipes tentent de collaborer dans des espaces qui ont été conçus avant que le travail hybride ne se généralise.

Dans une salle de réunion traditionnelle pensée pour accueillir principalement des personnes présentes physiquement, on trouvera probablement une longue table rectangulaire et un écran fixé sur un mur étroit. Avec une telle configuration, les personnes présentes dans la salle doivent se tourner pour voir qui est à l’écran et finissent par avoir la nuque de leurs collègues dans leur champ de vision. Ils doivent d’ailleurs souvent se pencher pour être vus par les participants à distance. Pour ces derniers, il n’est vraiment pas évident de déchiffrer les expressions du visage ou la communication non verbale des personnes rassemblées dans une grande salle. Et si, de surcroît, la pièce est dotée d’un mauvais éclairage pour les appels vidéo, les conditions acoustiques sont loin d’être optimales et les micros ne peuvent pas capter les sons de toute la salle, ce temps d’échange devient une source de frustration.

Le travail hybride étant appelé à perdurer, les designers repensent la conception des salles de réunion traditionnelles pour optimiser ces espaces en vue d’une collaboration hybride.

DÉCOUVREZ OCULAR

Ocular™ est une table conçue spécifiquement pour la collaboration hybride. Sa forme incurvée unique offre une expérience plus inclusive et collaborative, permettant aux personnes présentes dans la salle de réunion de se voir les unes les autres. Cette configuration encourage également le contact visuel entre ces personnes et leurs collègues à distance.

La conception de la table modifie délibérément l’orientation de la pièce, qui passe du format portrait (face à un mur étroit) au format paysage (face à un mur large). Ainsi, les personnes situées de part et d’autre de la caméra peuvent voir et être vues. Chaque personne dans la pièce se trouve à même distance de la caméra, et les participants virtuels peuvent mieux déchiffrer les expressions du visage et la communication non verbale de leurs collègues.

Ocular a été conçue et développée conjointement par Steelcase et Microsoft pour les Signature Teams Rooms.

« La Signature Teams Room a été conçue pour créer un environnement dans lequel les participants, qu’ils soient présents dans la salle ou à distance, se sentent plus impliqués grâce à des interactions plus inclusives et plus naturelles, explique ainsi Greg Baribault, chef de produit Signature Teams Rooms chez Microsoft. Nous combinons des dispositifs intelligents, la fonction Front Row dans Teams Rooms, un mobilier sur mesure et des configurations de salles optimisées. La table Ocular proposée par Steelcase est justement idéale pour une Signature Teams Room et illustre parfaitement le degré d’innovation nécessaire pour que les entreprises s’adaptent aux nouveaux modes de travail. »

Front Row est une fonctionnalité de Microsoft Teams Rooms conçue pour optimiser les réunions hybrides et favoriser la cohésion et la collaboration pour l’ensemble des participants, qu’ils soient présents physiquement ou à distance. Ainsi, les autres participants apparaissent dans la partie inférieure de l’écran tandis que le contenu reste bien visible tout au long de la réunion, notamment le chat et les mains levées.

Ocular s’inscrit dans une nouvelle conception des réunions d’information ou des entretiens d’évaluation, que soit lorsqu’une équipe fait le bilan de sa progression ou encore lors de l’évaluation d’un projet par une équipe dirigeante.

DE NOUVELLES FORMES ET CONFIGURATIONS HYBRIDES

À l’heure actuelle, nos designers et ingénieurs cherchent à renforcer l’inclusion et l’engagement au sein des entreprises de même que la fonctionnalité des espaces de collaboration tant pour les personnes présentes physiquement dans une pièce que pour celles qui se connectent à distance.

« Les anciennes configurations sont axées sur une collaboration exclusivement entre les murs, ce qui impacte la visibilité. Ocular tient compte des progrès réalisés dans le domaine des logiciels de collaboration. Grâce à ses lignes incurvées, les participants sont placés à égale distance de la caméra, ce qui garantit la visibilité et assure plus d’équité entre les collègues en présentiel et ceux en distanciel », explique Cherie Johnson, Global Design Director chez Steelcase.

La forme de la table permet à tous les participants dans la salle de se voir et d’être à la hauteur des yeux de leurs collègues à distance. Ces contacts visuels permanents favorisent l’équité.

La courbe de la table Ocular n’est qu’un exemple de la façon dont les formes évoluent pour s’adapter au travail hybride.

« L’objectif de ce design était de combler le fossé entre les personnes qui participent à une réunion en personne et celles qui se connectent à distance. La courbe de la table a été pensée pour que les participants puissent se voir et soient dans le champ de vision des caméras, précise ainsi Gina Cellentani, spécialiste marketing chez Steelcase pour la région EMEA. L’optimisation de la visibilité permet d’offrir un cadre plus inclusif, où l’on peut échanger et collaborer sans distraction ». Les espaces doivent être conçus en prenant en compte aussi bien le champ de vision des caméras que les personnes présentes physiquement dans la salle de réunion.

Steelcase collabore avec des partenaires technologiques de premier plan afin d’intégrer la technologie dès le début de la conception des environnements de travail. En travaillant ensemble, nous pouvons tirer parti des dernières avancées technologiques et créer des espaces qui optimisent le travail hybride pour tout le monde.