Cet article fait partie du magazine L’avenir du travail hybride :
99 faits à connaître

Humaniser la
collaboration
hybride Réflexions et idées pour une
nouvelle ère – faits 26-37 La technologie devrait se fondre dans le décor de manière à ce que chacun ait plus de disponibilité d’esprit à consacrer à la résolution de problèmes et à l’élaboration de nouvelles idées. Si le travail hybride continuera sans doute à évoluer, nous savons que nous avons tous besoin d’interagir avec des personnes réparties sur plusieurs sites, quelle que soit la fréquence à laquelle nous télétravaillons. Et les dirigeants savent la nécessité d’améliorer les espaces de collaboration hybride.

La plupart (66 %) réfléchissent à adapter leurs bureaux physiques à ce type de travail. C’est une bonne nouvelle pour les employés mécontents d’espaces de collaboration hybride qu’ils jugent trop petits, inconfortables, bruyants ou exposés. Car renvoyer tout le monde chez soi ne résout pas le problème. *2021 Microsoft Work Trend Index Les réunions hybrides constituent désormais la forme collaborative la plus courante. Comme dans tout bon quartier, le bureau doit comporter des lieux où se réunir et désormais, ces lieux doivent faire le lien entre les employés sur place et en télétravail.

89 % 85 % Problèmes de vidéo Problèmes de son **Logitech La plupart des
employés à distance
rencontrent des
difficultés avec le
son ou la vidéo.**

Lors des conversations vidéos, le nombre de contacts oculaires et la taille des visages sont souvent peu naturels.
C’est tout particulièrement vrai pour les discussions individuelles : par sa taille, le visage de votre interlocuteur semble envahir votre espace personnel, déclenchant une hypervigilance. Se voir soi-même en permanence est source de fatigue.
Qui voudrait passer sa journée à se fixer dans un miroir ? L’expérience serait stressante. Les mouvements sont limités.
La vidéo nous fige dans un seul endroit. Or le mouvement améliore les performances cognitives. La communication non verbale est plus difficile à interpréter en visio.
Il est plus dur de déchiffrer l’expression faciale ou les mouvements de ses interlocuteurs lorsque l’on ne voit que leur visage et leurs épaules. Fatigue virtuelle L’enchaînement des réunions virtuelles est source de fatigue. Des chercheurs de l’Université de Stanford ont trouvé quatre explications à ce phénomène. Leurs conclusions peuvent être utiles pour optimiser les espaces de collaboration hybride en entreprise. Lors des conversations vidéos,
le nombre de contacts oculaires
et la taille des visages sont
souvent peu naturels. C’est tout particulièrement vrai pour les discussions individuelles : par sa taille, le visage de votre interlocuteur semble envahir votre espace personnel, déclenchant une hypervigilance. Se voir soi-même en
permanence est source de
fatigue. Qui voudrait passer sa journée à se fixer dans un miroir ? L’expérience serait stressante. Les mouvements sont limités. La vidéo nous fige dans un seul endroit. Or le mouvement améliore les performances cognitives. La communication non
verbale est plus difficile
à interpréter en visio. Il est plus dur de déchiffrer l’expression faciale ou les mouvements de ses interlocuteurs lorsque l’on ne voit que leur visage et leurs épaules.

Prendre la disposition de la pièce en considération pour que tout le monde soit face à la caméra.
Ce qui peut impliquer, dans une salle rectangulaire, de réorienter les meubles vers le mur le plus long. Une disposition en arc-de-cercle ou permettant à chacun de faire face à la caméra améliore la communication, le contact visuel et la concentration. On peut également disposer les sièges en gradins dans les espaces plus grands. Prévoyez des tables individuelles en suffisance pour les appareils personnels. En open space, pensez aux sièges à haut dossier ou aux écrans intégrés pour davantage d’intimité. Les meubles dotés de crochets et de rangements évitent de voir câbles et autres effets personnels traîner dans la pièce. Dans les espaces clos, centrez la caméra de manière à ce que toutes les personnes assises à la table se trouvent dans le champ de vision.
Éliminez les accès passant dans le champ de la caméra pour éviter les mouvements qui, sur une vidéo, sont sources de distractions. Vous pouvez apposer un film occultant sur la vitre pour dissimuler l’écran au regard des personnes passant à proximité. En open space, placez la caméra de manière à ce que les côtés, les couloirs ou les collègues à proximité n’apparaissent pas sur l’écran. Les conversations et les mouvements sont en effet source de distraction. Concentrez-vous sur l’intelligibilité du discours et sur l’intimité, et efforcez-vous de limiter la propagation du son, des bruits parasites et des échos.
Pour absorber le son, pensez à certains traitements pour revêtements muraux, aux panneaux, aux tapis et à des sièges en matière textile. Des panneaux acoustiques en tissu disposés face à l’équipement audiovisuel peuvent également être utiles. Assurez-vous de pouvoir régler les paramètres audio. Dans les espaces bruyants, optez pour des micros avec suppression du bruit. Réglez par défaut les haut-parleurs à basse intensité tout en rendant les réglages possibles. Étudiez l’option de micros secondaires lorsque les participants sont assis loin les uns des autres. Utilisez plusieurs sources de lumière pour éclairer l’espace, les personnes et l’arrière-plan.
Préférez les luminaires multidirectionnels pour éviter les ombres trop marquées. Au sein de l’espace, les surfaces de couleur plus claire favorisent la diffusion de la lumière. Certains équipements permettent de régler l’intensité de la lumière en fonction des spécificités de la pièce. Préférez un éclairage diffus à des spots downlight directs. Évitez les spots directionnels placés juste au-dessus des participants : ils ont tendance à projeter des ombres marquées sur les visages. Pensez aux modes d’éclairage programmables dans les espaces conçus pour les réunions vidéo. Scott Wharton
VP et General Manager, Logitech « Nous avons
essayé de
rendre les
visioconférences
plus humaines. » Concevoir des espaces pour la collaboration hybride Plus tôt vous amenez les designers, les services généraux et les informaticiens à réfléchir ensemble à l’interaction entre mobilier, éclairage, vidéo et son, plus l’expérience sera fluide pour les participants, sur site ou à distance. Prendre la disposition de la pièce en
considération pour que tout le monde
soit face à la caméra. Ce qui peut impliquer, dans une salle rectangulaire, de réorienter les meubles vers le mur le plus long. Une disposition en arc-de-cercle ou permettant à chacun de faire face à la caméra améliore la communication, le contact visuel et la concentration. On peut également disposer les sièges en gradins dans les espaces plus grands. Prévoyez des tables individuelles en suffisance pour les appareils personnels. En open space, pensez aux sièges à haut dossier ou aux écrans intégrés pour davantage d’intimité. Les meubles dotés de crochets et de rangements évitent de voir câbles et autres effets personnels traîner dans la pièce. Dans les espaces clos, centrez la caméra de
manière à ce que toutes les personnes assises
à la table se trouvent dans le champ de vision. Éliminez les accès passant dans le champ de la caméra pour éviter les mouvements qui, sur une vidéo, sont sources de distractions. Vous pouvez apposer un film occultant sur la vitre pour dissimuler l’écran au regard des personnes passant à proximité. En open space, placez la caméra de manière à ce que les côtés, les couloirs ou les collègues à proximité n’apparaissent pas sur l’écran. Les conversations et les mouvements sont en effet source de distraction. Concentrez-vous sur l’intelligibilité du
discours et sur l’intimité, et efforcez-vous de
limiter la propagation du son, des bruits
parasites et des échos. Pour absorber le son, pensez à certains traitements pour revêtements muraux, aux panneaux, aux tapis et à des sièges en matière textile. Des panneaux acoustiques en tissu disposés face à l’équipement audiovisuel peuvent également être utiles. Assurez-vous de pouvoir régler les paramètres audio. Dans les espaces bruyants, optez pour des micros avec suppression du bruit. Réglez par défaut les haut-parleurs à basse intensité tout en rendant les réglages possibles. Étudiez l’option de micros secondaires lorsque les participants sont assis loin les uns des autres. Utilisez plusieurs sources de lumière pour
éclairer l’espace, les personnes et l’arrière-plan. Préférez les luminaires multidirectionnels pour éviter les ombres trop marquées. Au sein de l’espace, les surfaces de couleur plus claire favorisent la diffusion de la lumière. Certains équipements permettent de régler l’intensité de la lumière en fonction des spécificités de la pièce. Préférez un éclairage diffus à des spots downlight directs. Évitez les spots directionnels placés juste au-dessus des participants : ils ont tendance à projeter des ombres marquées sur les visages. Pensez aux modes d’éclairage programmables dans les espaces conçus pour les réunions vidéo.

Aidez les participants à voir ce qu’il se passe et à rester concentrés.
La caméra Scribe de Logitech, spécialement conçue pour les tableaux blancs, et le tableau numérique Surface Hub de Microsoft avec caméra grand angle intégrée aident les participants à voir ce qu’il se passe et à rester concentrés. Le chariot multimédia Steelcase Flex libère la technologie en la rendant mobile. Créez une expérience plus inclusive
Les fonctionnalités Front Row de Microsoft Teams et Grid View de Logitech affichent l’image des participants à distance de manière plus naturelle (taille et endroit de l’écran), et chaque participant sur place est cadré individuellement. Les tables et les sièges doivent être installés de manière à maintenir une visibilité naturelle entre les personnes en présentiel et celles en télétravail, tout en partageant du contenu. Combinez technologie et mobilier intuitifs.
Les espaces Microsoft Teams ou Zoom Rooms permettent une connexion en un clic, tandis que les caméras avec IA suivent les mouvements et cadrent automatiquement. Marier espace et technologie En collaboration avec ses partenaires du secteur de la tech – Microsoft, Zoom, Logitech et Crestron –, Steelcase a défini de bonnes pratiques pour marier espace et technologie au profit de l’équité, de l’engagement et de la simplicité. Aidez les participants à voir ce qu’il
se passe et à rester concentrés. La caméra Scribe de Logitech, spécialement conçue pour les tableaux blancs, et le tableau numérique Surface Hub de Microsoft avec caméra grand angle intégrée aident les participants à voir ce qu’il se passe et à rester concentrés. Le chariot multimédia Steelcase Flex libère la technologie en la rendant mobile. Créez une expérience plus inclusive Les fonctionnalités Front Row de Microsoft Teams et Grid View de Logitech affichent l’image des participants à distance de manière plus naturelle (taille et endroit de l’écran), et chaque participant sur place est cadré individuellement. Les tables et les sièges doivent être installés de manière à maintenir une visibilité naturelle entre les personnes en présentiel et celles en télétravail, tout en partageant du contenu. Combinez technologie et mobilier intuitifs. Les espaces Microsoft Teams ou Zoom Rooms permettent une connexion en un clic, tandis que les caméras avec IA suivent les mouvements et cadrent automatiquement.

37 Combinez technologie et mobilier intuitifs. 34 Utilisez plusieurs sources de lumière pour
éclairer l’espace, les personnes et l’arrière-plan. 33 Concentrez-vous sur l’intelligibilité du discours et sur l’intimité, et efforcez-vous de limiter la propagation du son, des bruits parasites et des échos. 32 Dans les espaces clos, centrez la caméra de manière à ce que toutes les personnes assises à la table se trouvent dans le champ de vision. 35 Aidez les participants à voir ce qu’il se passe et à rester concentrés. 27 Lors des conversations vidéo, le nombre de contacts oculaires et la taille des visages sont souvent peu naturels. 31 Prenez la disposition de la pièce en considération pour que tout le monde soit face à la caméra. 26 La plupart des employés à distance rencontrent des difficultés avec le son ou la vidéo. 28 La vidéo nous fige dans un seul endroit. 36 Créez une expérience plus inclusive. 29 Les mouvements sont limités. 30 La communication non verbale est plus difficile à interpréter en visio. En bref Réflexions et idées pour une nouvelle ère – faits 26-37 Contact visuel. Mouvement. Naturel des interactions. Les collaborations hybrides, pour être un succès, doivent être pensées en termes d’équité, d’engagement et de simplicité. L’aisance est cruciale : si les espaces et la technologie sont difficiles d’utilisation, les participants ne tireront pas profit des ressources mises à leur disposition. Devant ou derrière la caméra, chacun doit pouvoir voir et entendre les autres et contribuer au contenu. En présentiel ou en distanciel, tout le monde doit être sur un pied d’égalité.

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