Un changement majeur Les écrans et nous Sans doute bien plus de réunions, dont beaucoup – si ce n’est la majorité – en visio. Combien de vos interactions individuelles ont aujourd’hui lieu en chair et en os ?

Nous sommes nombreux à consacrer plus de temps aux interactions par écrans interposés qu’aux contacts en chair et en os. C’est sans doute l’un des plus grands changements affectant le travail, et ses répercussions sur les comportements individuels et l’espace de travail ne sont pas encore entièrement connues. Cette évolution transforme les habitudes et les normes professionnelles qui, de leur côté, modifient la culture d’entreprise – avec des implications très concrètes pour le bien-être des employés et leurs performances. Examinez votre agenda par rapport à celui d’il y a cinq ans. Quelles différences notez-vous ? Quelle est l’ampleur du changement ? Selon une étude de Steelcase WorkSpace Futures, les employés passent aujourd’hui plus de temps en réunions virtuelles qu’en interactions entièrement en présentiel.

Cette évolution a d’abord été progressive, avant de s’accélérer brusquement. Elle a pris de l’ampleur dans les années 2010, avec la diffusion des smartphones adaptés aux vidéos et la démocratisation de la visioconférence grâce à des plateformes comme Microsoft Teams et Zoom. Mais c’est la pandémie qui a redéfini les normes. En quatre ans, les habitudes de travail ont évolué de façon radicale et durable.

Les plateformes ont favorisé le télétravail et le travail hybride, remettant en question l’existence du bureau. Dans beaucoup d’espaces de travail régnait un temps un silence étrange, là où les entreprises testaient des politiques de travail hybride et présentiel. Si les dirigeants commencent à exiger davantage de cohérence en matière de télétravail, ils voient s’enraciner des schémas de fréquentation qui animent ou vident les bureaux selon les jours. Avec le travail hybride, les employés travaillent différemment, dans d’autres lieux et à d’autres moments. Ils bénéficient d’une plus grande souplesse pour concilier vie professionnelle et privée. Mais ils doivent composer avec plus de réunions, sur une plus longue période et dans un isolement plus grand.

La plupart des employés assistent aux visioconférences de leur bureau plutôt qu’en salle de réunion. Les employés privilégient la commodité à la relation.
De nouveaux comportements sont apparus, liés à la multiplication des interactions par écrans interposés. Le plus marquant concerne les lieux d’où les individus participent aux réunions : beaucoup restent seuls à leur bureau ou se disputent une enclave au calme. Espaces de collaboration plus équitables et faciles d’utilisation, réservation de salle, intervalle entre deux réunions : voilà qui incite les individus à se retrouver. Mais aujourd’hui, les employés déclarent que s’ils ne quittent pas leur bureau, c’est essentiellement parce qu’il est plus simple de ne pas se déplacer.

Principales raisons d’assister aux visios depuis son bureau
1    Connexion plus simple sans bouger de son espace personnel
2    Une meilleure expérience, plus équitable, pour tous les participants
3    Manque de temps entre deux réunions
4    Pas de réservation de salle % préfèrent rester à leur bureau 24 % s’installent dans des pièces ou enclaves individuelles  26 % se rendent en salle de réunion Les chercheurs de Microsoft ont repéré un nouveau schéma de travail qu’ils ont surnommé « la journée à trois pics » : désormais, l’activité des employés connaît un pic non seulement avant et après le déjeuner, mais aussi juste avant le coucher. Le nombre de réunions a globalement augmenté. Les réunions ont plus souvent lieu sur écran qu’en présentiel. 42 % d’augmentation pour les messages envoyés le soir par l’utilisateur moyen de Microsoft Teams 50 % accueillent des participants
en distanciel
S’il permet de gagner du temps, ce comportement émergent qui consiste à assister aux visioconférences depuis son bureau peut aussi s’avérer problématique pour les résultats et le bien-être des employés. Des chercheurs de Microsoft estiment que les employés passent au moins 30 % des réunions à distance avec leur boîte mail ouverte. D’autres données suggèrent qu’ils y passeraient presque tout le temps de la réunion. Autrement dit, leur implication ou leur attention ne sont pas totales. En outre, ceux qui participent depuis leur bureau peuvent déranger leurs collègues. À nouvelles habitudes de travail, nouveaux espaces D’après une étude Steelcase, la plupart des employés préfèrent venir au bureau lorsqu’ils doivent travailler avec d’autres (co-création, génération d’idées) et pour les réunions (partage d’informations, prise de décisions). Mais s’ils ne quittent pas leur bureau pour faire ce travail de groupe autrement que derrière un écran, il n’y a plus d’intérêt à se réunir en un même lieu, ni pour eux, ni pour l’entreprise. Les études montrent que l’espacement des contacts sociaux peut générer anxiété, solitude et dépression. 56 44 % se déroulent
intégralement
en personne

Les employés recherchent une meilleure expérience au travail Notre étude montre que partout dans le monde, les demandes des salariés visent à contrebalancer l’accroissement vertigineux du travail sur écran : De l’intimité Des espaces favorisant le bien-être Des espaces permettant une collaboration virtuelle Des prises de courant en nombre suffisant Contributeurs : Chris Congdon, rédactrice en chef, magazine Work Better ; Amy Willard, chercheuse WorkSpace Futures Des données très intéressantes, issues de l’analyse des schémas de vente de Steelcase, montrent que les entreprises multiplient les solutions favorisant la tranquillité au bureau et les prises dans les espaces de collaboration et de sociabilité. Pourtant, les employés pointent l’insuffisance des espaces de collaboration virtuelle efficaces, autrement dit de salles intégrant dès leur conception des technologies faciles d’utilisation, et pensées pour offrir une expérience optimale à tous les participants, présents ou à distance.

Pour les designers, la multiplication des interactions par écrans est désormais un facteur à prendre en compte pour apporter des changements au bureau. Or ce n’est pas une mince affaire que de créer une impression d’énergie, de collégialité et de productivité au sein d’espaces de travail où la présence physique des employés est aléatoire.

À lire ! Dans ce numéro spécial du magazine Work Better, penchez-vous sur les quatre changements majeurs qui transforment le travail, et découvrez comment le design communautaire peut vous aider à créer des espaces dynamiques où les employés peuvent s’épanouir. TÉLÉCHARGER