Tecnología para equipos

Los equipos buscan ayuda en la tecnología. Se han hecho grandes progresos en el software diseñado específicamente para ayudar a la gente a colaborar más eficazmente cuando no se encuentran en un mismo lugar. Por ejemplo, la capacidad de compartir vídeo y contenido de plataformas como Microsoft Teams, Zoom y Webex permiten a los miembros del equipo verse y compartir contenido en tiempo real. Pero la gente no siempre aprovecha todas las capacidades de estas plataformas, especialmente la cámara de vídeo. Algunas personas prefieren sólo el audio porque así no tienen que vestirse adecuadamente o enseñar su casa. Pero debemos saber que una vez encendemos la cámara, las conversaciones son más rápidas y fluidas (consejo: si utilizas equipos de Microsoft, puedes difuminar el fondo para que la gente no vea tu cama sin hacer – haz clic en el botón Más acciones cuando te unas a una llamada).

Ser capaz de captar señales, como el lenguaje corporal y las expresiones faciales, ayuda a reducir el número de interrupciones o hablar por encima de los demás. El contacto visual, que es la base de la conexión humana tanto biológica como cultural, nos permite interpretar las intenciones de otras personas y fomenta la comprensión y la empatía mutuas. Esto es especialmente importante cuando los equipos incluyen personas de diferentes países y culturas. Otro beneficio de encender la cámara: Ayuda a evitar que la gente haga multitareas o se desconecte.

Estas tecnologías de colaboración ayudan a la gente a comunicarse mejor, pero se ven limitadas cuando el número de involucrados en el grupo es muy grande. “Las plataformas de vídeo web que tenemos mejoran la experiencia de los miembros de equipos remotos, pero no siempre apoyan el contenido y a las personas al mismo tiempo. Hay que elegir”, dice David Blickle, especialista en tecnología de la información de Steelcase. Por ejemplo, cuando se comparte contenido con los programas de vídeo web, ya no se puede ver bien a los participantes, ya que la mayor parte de la pantalla se utiliza para compartir dicho contenido y las imágenes de cada usuario se ven reducidas a pequeñas miniaturas en la parte inferior de la pantalla. “Para crear una mejor experiencia, especialmente para los equipos más grandes, es necesario utilizar dispositivos de colaboración a gran escala, como el Microsoft Surface Hub, que puede soportar videoconferencias de alta definición”, dice Blickle.

“Es importante contar con dispositivos de colaboración a gran escala para que la gente pueda verse y escucharse y al mismo tiempo pueda ver el contenido que están revisando o desarrollando juntos.”

David Blickle,
Especialista en tecnología de la información de Steelcase

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Reserva este espacio para los sprints intensivos de proyecto que lleve a cabo el equipo. Los equipos remotos pueden usar las herramientas analógicas y digitales para sesiones de colaboración productivas. Las pizarras colocadas detrás de los usuarios les permiten compartir contenido analógico a través de videoconferencias de alta definición.

Ocho Factores a Considerar para los Equipos que Dependen del Vídeo

Tanto si necesitas apoyar el teletrabajo y buscar soluciones inmediatas, como si estás planeando hacer más teletrabajo en el futuro, aquí tienes algunas cosas en las que pensar cuando diseñes espacios para una mejor experiencia de colaboración en vídeo:

1. Planifica tanto equipos de distintos tamaños, así como conversaciones por videoconferencia. Las interacciones de individuo a individuo, el trabajo en parejas y la colaboración en pequeños grupos son tan importantes como las sesiones de equipo completo. Disponer de tantas opciones como sea posible – kiosks de videoconferencia adyacentes al espacio del equipo, distintos rincones dentro de él e incluso soluciones móviles – para potenciar los espacios físicos y fomentar el uso de la tecnología.

2. A medida que las personas colaboran más a menudo a través del vídeo, la acústica en la oficina puede convertirse en un problema cuando el volumen sube o cuando empiezan a tener lugar varias conversaciones a la vez. Los pods pueden ser una forma fácil y rápida de dar a la gente un espacio en la oficina para hacer una videollamada o celebrar una reunión de grupo pequeña y sin molestar a los demás.

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Este espacio privado permite a equipos de dos trabajar de forma cruzada y pasar del trabajo de concentración al trabajo colaborativo con miembros de equipos remotos fácilmente. El espacio también puede ser utilizado como un agujero de gusano donde los miembros del equipo a distancia pueden sentarse virtualmente juntos y trabajar codo con codo.

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3. Considera la posibilidad de colocar cámaras y micrófonos en salas de equipo más grandes que permitan a todos los usuarios estar en cámara y que se les escuche con claridad. Incluya varias pantallas para que los participantes puedan verse entre sí y ver el contenido al mismo tiempo, asegurándose de que las personas puedan moverse y permanecer en cámara sin interrumpir el flujo de la conversación.

4. Los dispositivos de colaboración a gran escala (como el Microsoft Surface Hub) son especialmente útiles para los equipos que necesitan interactuar con el contenido, como los equipos de desarrollo de producto o de diseño, que necesitan compartir una pizarra o ver y anotar dibujos a un tamaño mayor.

5. Crear zonas que permitan a las personas moverse con fluidez entre el trabajo en grupo y la privacidad. Las personas en equipos de colaboración hacen cambios rápidos entre estos dos modos a lo largo del día. Los enclaves inmediatamente adyacentes al espacio del equipo permiten a los miembros del mismo alejarse y alternar entre estar solos o juntos.

6. En el caso de videoconferencias más largas, diseña un entorno que fomente el movimiento y las diferentes posturas para que los participantes puedan mantenerse enérgicos y comprometidos. Las mesas con altura de taburete animan a la gente a ponerse de pie y permanecer en la cámara.

7. Piensa en ambos lados de la experiencia. Si puedes, proporciona ambientes similares en todos los lugares, equipados con el mismo nivel de herramientas y tecnología para que las personas que están lejos del equipo más grande tengan la misma calidad de experiencia.

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Ideal para sesiones de brainstorming en grupos pequeños, los equipos remotos pueden co-crear contenido usando el Microsoft Surface Hub 2S móvil en el carro Roam, que puede moverse dentro o fuera de esta sala diseñada como sala de ideas – la postura de pie anima a la gente a moverse e interactuar, lo que refuerza la creatividad.​

8. Considera la posibilidad de añadir un “agujero de gusano” — una conexión de vídeo en tiempo real, continuamente abierta, que actúa como una ventana abierta entre dos lugares – adyacente a una sala de vídeo del equipo. Puede ayudar a promover los intercambios sociales, ya que la gente va y viene y continúa las conversaciones después de que la reunión termine.

Nada puede reemplazar la experiencia de estar juntos en persona, pero a día de hoy eso no siempre es posible.

Nada puede reemplazar la experiencia de estar juntos en persona, pero a día de hoy eso no siempre es posible. La tecnología puede ayudar mucho a acercar a los equipos distribuidos, pero pensar en cómo funciona esa tecnología dentro de la oficina – ya sea en una sala cerrada o en un espacio abierto – conlleva una gran diferencia. Cuando el espacio físico está diseñado para mejorar la tecnología, se puede ayudar a crear una experiencia aún mejor para los equipos que tratan de trabajar juntos cuando tienen que estar separados.