La implementación de una nueva estrategia global del espacio de trabajo para más de 500 oficinas en 120 países está lejos de ser una tarea fácil. Las necesidades de los clientes están cambiando, y la multinacional de seguros AON sabía que debía evolucionar para seguir teniendo peso dentro de su sector. Para definir el objetivo estratégico, AON trabajó con varios diseñadores de espacios de trabajo, arquitectos y empresas de gestión inmobiliaria y de este modo, definió una estrategia de espacio de trabajo global centrada en impulsar la colaboración, atraer el talento joven y aumentar la flexibilidad.

Con una clara hoja de ruta en la mano, AON solicitó al equipo de Investigación y Consultoría Aplicada (ARC) de Steelcase la implementación del proyecto en las oficinas seleccionadas. La iniciativa, definida como un «proyecto admirable», despegó en el centro de Róterdam (Países Bajos) ubicado junto al puerto.

¿POR DÓNDE COMENZAR ESTE APASIONANTE PROYECTO?

Para comenzar, el equipo ARC llevó a cabo entrevistas y sesiones de trabajo estratégicas con los responsables, para analizar los objetivos de la compañía. Principalmente, necesitaban potenciar la colaboración, estimular de una forma creativa el trabajo, proporcionar una mayor orientación al cliente y optimizar los servicios ayudando a los trabajadores. Esto nos sirvió para redefinir la hoja de ruta de un espacio donde la conexión, la creación y la formación; serían sus ejes centrales.

¿CÓMO SABEMOS QUE ESTAMOS PREPARADOS PARA EL CAMBIO?

Lo primero de todo por parte de nuestro departamento de Consultoría Estratégica de Espacios – ARC, era evaluar el nivel de preparación de los empleados frente al cambio de la organización. Les invitamos a imaginar cómo evolucionaría su trabajo con tres escenarios con distintos niveles de cambio. Los responsables y trabajadores eligieron el escenario que pensaron que mejor les apoyaría en su evolución y este fue elegido para incorporarlo al diseño final.

Fue curioso, los empleados eligieron un nivel de cambio mucho más intenso que los responsables, lo cual sorprendió enormemente al equipo de Consultoría Estratégica de Espacios de Steelcase: «Fue super enriquecedor observar cómo los empleados querían más cambios. Esto nos condujo a pensar que era un equipo involucrado y que llegarían hasta el final», afirma Annemieke Garskamp, consultora del proyecto de Steelcase.

UN ESPECTACULAR DISEÑO QUE PROMUEVE LA CULTURA DE CONEXIÓN

El resultado fue un diseño que favorecía la movilidad: reducían el número de mesas a siete para cada 10 personas. Ofrecía una gama de zonas para adaptarse a distintas modalidades de trabajo. Diseñamos una zona unida: un espacio multifuncional con un ambiente informal, cuyos empleados bautizaron como el corazón de la planta. El lugar perfecto para reunirse, conectar, trabajar y socializar con compañeros y clientes.

También creamos una zona de equipo funcional donde las personas pudieran trabajar de manera individual y mantener pequeñas reuniones improvisadas. Esta cuenta con pequeñas salas cerradas que ofrecen lugares para la concentración y mesas de altura regulable que ayudan a mejorar el bienestar durante la jornada laboral. La zona de proyectos ofrecía un espacio especializado para que los equipos recopilaran información, colaboraran y cambiaran la configuración del espacio a medida que evolucionaran los proyectos.

En definitiva, diseñamos un espacio que diera respuesta a las necesidades del futuro.

Y UNA VEZ PUESTO EN MARCHA EL NUEVO ESPACIO, ¿QUÉ NOS DIJERON?

El éxito del espacio y de un trabajo bien hecho, se refleja en los comentarios de las personas durante las conversaciones supervisadas que mantuvimos con ellos. Todos coincidieron en que les resultaba mucho más fácil compartir conocimiento con su equipo, que el ambiente fresco les aportaba más energía y que la zona unida era tan bonita que los animaba a reunirse con otros compañeros. Lo más importante para Steelcase, Consultoría Estratégica de espacios de trabajo es que todos habían acogido con entusiasmo las nuevas formas de trabajo.

MIDIENDO EL RENDIMIENTO DEL ESPACIO

Para garantizar que el espacio de trabajo siguiera funcionando y satisfaciendo las necesidades de los empleados, un sistema de sensores controlaba el uso de los diferentes tipos de espacio. Además, llevamos a cabo una encuesta de compromiso anual que nos ayudaría a tener una visión más profunda. Sin duda, los datos cuantitativos y los comentarios cualitativos nos permiten comparar los resultados previos y posteriores al proyecto y así asegurar la satisfacción del trabajador con respecto al espacio de trabajo, su comportamiento y la tecnología.

UNA ESTRATEGIA DE ESPACIO DE COLABORACIÓN GLOBAL

Para llevar a cabo un proyecto de este tipo, es necesario contar con un gran equipo a lo largo de todo el proceso. Además de modificar el entorno laboral y propiciar nuevos comportamientos. Con el nuevo concepto de trabajo, AON fue capaz de crear el nuevo AON. Un comienzo conjunto en un nuevo entorno para el nuevo futuro que les esperaba.

En Steelcase te ayudamos a crear un espacio mucho más productivo:

Desde Steelcase, creamos nuevas formas de trabajo orientadas a la productividad, donde las personas aprendan, se desarrollen y se sientan mejor; y todo ello, teniendo presente la sostenibilidad. Contacta con nosotros. Estaremos encantados de escuchar vuestras ideas y de darles forma.