Resolver problemas es complejo y, en muchos casos, transforma literalmente la forma de hacer negocios. El trabajo es diferente al de hace unos años, no solo porque los equipos tienen que tomar decisiones y ofrecer resultados con mayor rapidez, sino porque a menudo están muy distribuidos e incluyen socios externos, lo que puede complicar aún más un proyecto ya de por sí complicado.

Las iniciativas de transformación empresarial están acelerando un cambio en la forma de colaborar de los equipos, sobre todo porque la IA promete trastocar los modelos de negocio. Las empresas líderes están pasando de “esperar y ver” a “es hora de moverse”, afirma Nina Desrocher, socia de IBM Consulting. “Los equipos interfuncionales necesitan trabajar juntos -estrecha e intencionadamente- para obtener los mayores rendimientos de transformación empresarial”.

“Los directores generales toman decisiones más rápido que nunca en un mundo que ha dejado de mirar únicamente al valor para el accionista”.

Instituto IBM para el valor emrpesarial

Las empresas que llevan a cabo una transformación empresarial realizan grandes inversiones, tanto en tiempo de sus propios empleados como en la contratación de consultores, por lo que cualquier retraso supone un coste. Los grandes equipos híbridos exploran diferentes opciones, toman decisiones e implantan soluciones con rapidez. Si la tecnología es complicada y los espacios no están bien integrados, puede resultar frustrante además de ser una pérdida de tiempo y dinero.

Aunque la colaboración ha cambiado, la mayoría de los espacios de trabajo no lo han hecho. El mobiliario fijo y las malas líneas de visión dificultan que todos sean vistos y escuchados. La capacidad limitada de las mesas y la falta de herramientas de co-creación dificultan la participación. Una tecnología anticuada, la ausencia de vídeo o la imposibilidad de reservar salas o mesas dificultan la rápida puesta en marcha de una reunión. Los empleados de hoy en día tienen mayores expectativas: quieren que la tecnología esté al alcance de su mano, que sea fácil de usar para colaborar o para mantenerse concentrados y que sea coherente en todos los espacios.

Espacios de colaboración fáciles de usar

Cuando cada minuto importa, los espacios deberían facilitar el trabajo de las personas, no ser un obstáculo. Los diseñadores de Steelcase han estado colaborando con importantes socios tecnológicos como Microsoft, Logitech, Crestron y Zoom durante años para crear mejores espacios para el trabajo remoto. Esta colaboración ha dado como resultado una nueva área de trabajo en el Steelcase Global Business Center en Grand Rapids, Michigan, que combina lo físico y lo digital. La tecnología inteligente se une al equipamiento especialmente diseñado para crear un espacio eficiente para los colaboradores de Steelcase, que trabajan junto con IBM y otros socios, incluidos PwC y KPMG, en una serie de proyectos de transformación empresarial.

“Trabajamos con organizaciones líderes en proyectos complejos como este en todo el mundo. Supone una gran diferencia cuando la forma en la que trabajamos y los espacios que utilizamos se tienen en cuenta como parte del programa”, afirma Desrocher. “Cuando estamos in situ, aprovechamos mejor el tiempo. Los que están fuera de las instalaciones pueden comprometerse y participar mejor, para que nadie se quede fuera”.

Steve Miller, CIO de Steelcase, dice que el espacio se ha convertido en un atractivo, acercando a las personas a la oficina para trabajar mejor de lo que podrían hacerlo en casa. “Todo está diseñado muy deliberadamente. Las personas pasan menos tiempo enfrentándose a la tecnología y encuentran satisfacción al progresar”, dice Miller.

Para crear un ambiente híbrido apoyando a equipos de alto rendimiento, los diseñadores se inspiran en experiencias y espacios que nos resultan familiares. Los momentos de disfrute en la oficina pueden darse de distintas formas: tener facilidad de uso pulsando un simple botón para poder conectarse a una reunión es especialmente importante cuando los colaboradores necesitan entrar y salir con frecuencia.

Los diseñadores se centraron en cómo una nueva comunidad puede ayudar a individuos y equipos a progresar más y más rápido.

Para uso individual: Un mapa digital en la entrada y un sistema de reserva de salas y escritorios permiten saber en todo momento qué espacios están libres, reservar uno fácilmente y encontrar dónde ir. Las salas de Microsoft Teams utilizan la tecnología Logitech One-Touch Join, que permite a los usuarios entrar en una sala e iniciar de inmediato. La distribución por zonas permite pasar rápidamente del trabajo individual o en parejas al trabajo en grupo.

Para los equipos: Las nuevas distribuciones de salas con asientos escalonados y mesas redondas o arqueadas indican cómo sentarse para que todos puedan ver y ser vistos, oír y ser oídos. Las cámaras Logitech con encuadre inteligente para múltiples participantes ofrecen a todos su propia presencia. La cámara Logitech Scribe es especialmente valiosa durante las reuniones porque funciona perfectamente con la sala Microsoft Teams para que los miembros remotos del equipo puedan ver el contenido de la pizarra. Un miembro del equipo dijo: «No esperas que sea tan fácil». Y el nuevo Surface Hub de Microsoft cambia de horizontal a vertical para crear una forma más atractiva de colaborar.

“Siempre nos hemos centrado en diseñar tecnología que sea intuitiva”, afirma Sudeep Trivedi, responsable de alianzas de colaboración de vídeo y Go-To-Market de Logitech. «Pero al trabajar con Steelcase y otros socios para pensar cómo funciona todo en el espacio en conjunto con el hardware y el software, somos capaces de crear experiencias más personales independientemente del lado de la cámara en el que te encuentres.»

Diseñando mejores espacios para la transformación empresarial

Los diseñadores de Steelcase, en colaboración con líderes tecnológicos de Microsoft, Logitech y Crestron, encontraron que estos seis conocimientos eran esenciales para diseñar equipos que lleven a cabo una transformación empresarial o cualquier colaboración hoy en día:

1. Diseñar integrando el espacio, el equipamiento y la tecnología: Entender qué tecnología se está utilizando y diseñar el espacio para maximizar la conexión. Además, considerar la ubicación y los tipos de micrófonos. Una reunión con mal audio es una mala reunión.
2. Crear un conjunto fluido de espacios: Asegurarse de que las personas puedan pasar de trabajar individualmente a trabajar en equipo y viceversa, manteniendo el flujo. Debería ser fácil desconectarse, moverse al mejor puesto para la próxima tarea y volver a conectarse.
3. Combinar participación y protocolo: Por ejemplo, las videollamadas al aire libre están permitidas cuando la participación verbal es mínima para reducir las molestias en las inmediaciones (se requieren auriculares).
4. Promover intercambios improvisados: Proporcionar salas de reunión para dos o tres personas con pantallas integradas y herramientas de intercambio de contenidos para compartir información rápidamente. Los datos de Steelcase muestran que las salas de reuniones se reservaron con antelación en un 50% y se utilizaron bajo demanda en el otro 50%.
5. Mostrar información constante: Dar a cada equipo un espacio con tableros de información ligeros y móviles. Cuando llegue el momento de lluvia de ideas o resolver problemas, simplemente llevan los tableros consigo.
6. Fomentar la colaboración: Los espacios no asignados y reservables crean la flexibilidad necesaria para que los visitantes o los miembros de equipos interfuncionales compartan ubicación, intercambien ideas y creen un entorno más dinámico e integrador.
7. Fomentar reuniones formales e informales más grandes: Un área de reunión abierta y un espacio social cercano pueden albergar reuniones más grandes. Ambas áreas son versátiles y pueden adaptarse según la cantidad de personas en la oficina.

Los proyectos de transformación empresarial no duran para siempre, pero los diseñadores se aseguraron de que los espacios estuvieran preparados para lo que viene después. La medición continua y el feedback ayudan a la mejora continua para apoyar a los equipos a medida que cambian las necesidades tecnológicas o los proyectos. «Estos espacios pueden adaptarse fácilmente porque están diseñados para combinar a la perfección la tecnología y el entorno físico. La mayor parte de la colaboración necesita ese tipo de intencionalidad”, afirma Jenny Carroll, diseñadora principal de Steelcase.