Imagine una típica sala de conferencias. La gente se sienta en una mesa larga y rectangular perpendicular a una pequeña pared. Se giran hacia un monitor colgado en la pared y tienen que inclinarse para que les vean los compañeros que se incorporan virtualmente. Como todo el mundo está de cara al monitor, los participantes en la sala miran la parte posterior de las cabezas de las personas. Las voces pueden ser difíciles de escuchar dependiendo de dónde se siente la gente. Además, la jerarquía se ve reforzada por el proverbio “sentado presidiendo la mesa”.

Hoy en día, más de la mitad de las reuniones son híbridas. Los diseñadores se están replanteando los paradigmas tradicionales para crear espacios que funcionen para todos -en persona y a distancia-, lo que significa diseñar tanto para las cámaras como para las personas que están en la sala. También significa repensar el rectángulo.

“Se trata de las perspectivas”, dice Mary Elaine Roush, directora de diseño global de Steelcase. “Tenemos que diseñar para que todo el mundo tenga contacto visual con los participantes remotos y con cualquier contenido que se muestre. Pero no podemos dejar de lado lo que sabemos que funciona, incluyendo que todos en la sala puedan verse unos a otros también.”

La colaboración es la principal razón por la que la gente quiere ir a la oficina. Sin embargo, el último informe global de Steelcase sugiere que la gente no está satisfecha con los espacios para la colaboración híbrida. El éxito de la colaboración híbrida requiere pensar como un director de cine. Luces, cámara, audio, contenido. ¿Dónde deben montarse las cámaras para lograr un contacto visual natural? ¿Cuántos altavoces y micrófonos se necesitan? ¿Dónde se pueden colocar los cables para facilitar el acceso sin que estorben?

Roush fue uno de los diseñadores que participaron en una sesión de diseño a nivel mundial con aportaciones de nuestros socios de TI: Microsoft, Zoom, Logitech y Crestron. Los equipos experimentaron con nuevas formas de crear espacios más equitativos y fáciles de usar que mejoren la forma en que las personas participan en la conversación. “Comprender las capacidades de una tecnología concreta es fundamental. Eso es lo que nos ayuda a crear soluciones holísticas que realmente funcionan”, dice Roush.

Los equipos crearon conjuntamente nuevas configuraciones de salas, descubrieron nuevos ángulos e innovaron con nuevas formas para apoyar la colaboración híbrida.

DE VERTICAL A HORIZONTAL

Las reuniones híbridas ofrecen a los diseñadores la oportunidad de pensar de forma diferente. Cuando hay menos gente en la sala, el espacio puede utilizarse de nuevas maneras. Al cambiar la orientación de la sala de vertical (de cara a la pared corta) a horizontal (de cara a la pared larga), las personas que están a ambos lados de la cámara pueden ver y ser vistas. Todos los presentes en la sala son equidistantes a la cámara. Los participantes en remoto pueden ver las expresiones faciales y el lenguaje corporal.

DE ESQUINAS A CURVAS

Al pasar de elementos y espacios rectilíneos al equipamiento diseñado y configurado con formas geométricas y características redondeadas o curvas, los participantes en la sala pueden verse unos a otros en todo momento, además de estar a la altura de los compañeros a distancia. Esa visión directa crea más igualdad entre los que están en la sala y los que están en remoto. “La forma de la mesa ayuda a colocar a la persona en la sala para que tenga la mejor video experiencia”, dice Roush. “Los rectángulos apilan a la gente en el vídeo y no se puede ver a todo el mundo con facilidad. Las formas de las mesas diseñadas cuidadosamente, específicamente para el vídeo, posicionan a las personas para que tengan las mejores perspectivas.”

HUMANIZAR LO HÍBRIDO

“Pasamos mucho tiempo hablando de cómo incorporar a los participantes remotos a la conversación en lugar de que se muestren como si estuvieran siempre al frente del escenario”, dice Roush. Los equipos están explorando dónde viven los participantes remotos en el espacio físico, tratando de acercarse a una experiencia en persona. Al ofrecer más flexibilidad y mejorar las líneas de visión, los diseñadores pueden crear interacciones más naturales y humanas. Los monitores múltiples, los dispositivos móviles y las nuevas funciones de software y hardware ofrecen formas de separar a las personas del contenido. Una cámara colocada junto al monitor que alberga a las personas ayuda a mantener el contacto visual para emular una conversación más natural.

DE POCOS A MUCHOS

Como parte de una gama de espacios y tecnologías, los elementos de mobiliario o los monitores múltiples permiten una variedad de soluciones para diferentes tipos de colaboración híbrida. Hay que tener en cuenta muchos factores, como el uso que se hará del espacio, su tamaño y las características de software y hardware disponibles. La propiedad juega un papel importante. Si un equipo es propietario de este espacio, es más probable que aproveche los elementos configurables. Si se trata de un espacio ampliamente compartido, una configuración fija puede tener más éxito, ya que las reuniones suelen dejar poco tiempo para probar o solucionar problemas con los dispositivos.

TRABAJANDO CON EXPERTOS

Steelcase está colaborando partners tecnológicos líderes en el sector para diseñar e innovar con nuevas soluciones y considerar cómo reconfigurar y reutilizar los muebles y espacios existentes. Al trabajar juntos, Steelcase y sus socios pueden integrar la tecnología en el lugar de trabajo en una fase más temprana del proceso de diseño y aprovechar las últimas mejoras de software y hardware para crear espacios que funcionen mejor para las personas, los equipos y las organizaciones.