Cuando la oficina de Washington D.C. de Little Diversified Architectural Consulting, firma internacional líder en arquitectura y diseño, tuvo la oportunidad de ampliar su espacio a 102 m2 que quedaron libres justo al lado, los responsables se dieron cuenta de que aquello supondría algo más que una oportunidad para crecer. También era una oportunidad para crear un espacio de trabajo mejor, que pudiera impulsar la productividad y la satisfacción entre su equipo de 40 trabajadores.

«El objetivo era doble», explica Anh Tran, alto miembro asociado en Little. «Quisimos crear más puestos destinados a trabajadores adicionales, pero también incrementar la variedad de espacios en nuestra oficina y apoyar los distintos tipos de estilos de trabajo, especialmente el del trabajo en equipo y el de concentración individual».

Como en muchas organizaciones, los 622 m2 de espacio de trabajo eran en su mayoría un espacio abierto. Aunque los trabajadores afirmaban que la comunicación espontánea y la colaboración con los compañeros eran relativamente sencillas, se quejaban de que no había suficiente privacidad y que existían demasiadas distracciones que dificultaban la concentración. Los espacios para reuniones eran muy formales. El acceso a salas pequeñas, espacios de concentración y espacios informales para las conversaciones improvisadas era muy limitado

Incluso con medidas aparentemente sencillas para incorporar una mayor variedad de espacios compartidos se obtienen resultados significativos.

Los objetivos de Little coincidían totalmente con la investigación que Steelcase estaba llevando a cabo sobre la importancia de proporcionar una variedad de entornos a medida que el trabajo va cambiando hacia una colaboración más sólida y métodos de resolución creativa de problemas. Las dos organizaciones decidieron trabajar juntas para seguir desarrollando la investigación. La decisión de Little de asociarse con Steelcase dio como resultado ocho nuevos espacios:

• Cinco salas totalmente cerradas para la concentración favorecen la atención y la privacidad individual. Dos salas incluyen mesas y asientos regulables en altura. Otra fomenta una postura de trabajo relajada. Las otras dos son entornos lounge informales pensados para facilitar la reflexión privada y la recarga de pilas, así como tareas de corta duración.
• Tres entornos de grupo fomentan la colaboración y la socialización fuera del puesto de trabajo. Una está equipada con taburetes y mesas altas, otra con reservados y la tercera es como un entorno de sala de estar informal con mobiliario fácil de mover.

«Creamos de manera intencionada una variedad de espacios para ver cómo los utilizaba la gente, qué les gustaba y qué no, y cómo modificaban los comportamientos», explica Kristen Boer, diseñadora de aplicaciones de Steelcase. Tran lo describe como «un enfoque de laboratorio viviente» que confirmó la importancia de los espacios compartidos en los entornos de espacio abierto y que también produjo varios insights.

Una sorpresa fue que el entorno de mobiliario alto diseñado principalmente para la colaboración informal se utilizaba con frecuencia como destino para realizar trabajos de concentración individual. El hecho de poder permanecer de pie o apoyado, una gran superficie de trabajo para colocar el material, una pantalla digital a mano y su ubicación para poder salir rápido, dieron como resultado que este fuese un entorno muy utilizado y con un doble propósito.

«Gran parte del trabajo de diseño es la producción, que tiende a basarse en la tarea y a estar orientada al individuo».

Asimismo, las grandes superficies de trabajo y otros servicios orientados a las tareas han provocado que las dos salas cerradas para la concentración con mesas y asientos de altura regulable sean muy demandadas. «Gran parte del trabajo de diseño es la producción, que tiende a basarse en la tarea y a estar orientada al individuo», explica Tran. «Si tienes que preparar un montón de documentos para revisar, necesitas espacio para hacerlo, por lo que te decantarás automáticamente por la sala que te ofrezca ese espacio». La gran importancia de los espacios que están alrededor ha sido otro descubrimiento clave. A pesar de que estas dos salas para concentrarse son básicamente iguales, una está a unos 3 metros de los puestos de trabajo y la otra está directamente frente a la mesa de un directivo de la empresa. «Ambas suelen utilizarse, pero observamos cierto orden de preferencia que verifica la granularidad de la distancia y cómo influyen la jerarquía y la adyacencia en el uso», afirma Tran.

Los resultados de ocupación de los puestos confirman que los nuevos espacios tienen un impacto positivo. Se ha producido una mejora general de la satisfacción de los trabajadores, y los resultados de los espacios de trabajo individuales, para equipos y grupos mejoraron de manera significativa. La mejora de satisfacción gracias a la privacidad fue especialmente relevante, subiendo en una escala de cinco puntos de 2,8 a 3,28 después del proyecto. Los trabajadores afirman que ahora es más fácil colaborar y ha aumentado en un 14% la percepción de su capacidad para realizar trabajos de concentración y un 19% más de encuestados afirmaron tener la posibilidad de moverse a lo largo del día entre diferentes entornos de trabajo. Otros interesantes indicadores de impacto: Los auriculares descendieron 18 puntos porcentuales en el ranking de ocupación de puestos como una de las herramientas más utilizadas, y el interés por trabajar de manera remota descendió de 54% a 45%.

Los trabajadores afirman que ahora es más fácil colaborar y ha aumentado en un 14% la percepción de su capacidad para realizar trabajos de concentración.

Los logros conseguidos por Little sugieren que incluso con medidas aparentemente sencillas para incorporar una mayor variedad de espacios compartidos se obtienen resultados significativos. «No es que renovásemos toda la oficina para hacer esto. Nuestros puestos de trabajo individuales no cambiaron, de modo que estos logros están más relacionados con la aportación de espacios adicionales y con el hecho de ofrecer a los trabajadores la posibilidad de elegir entornos que se adapten a sus necesidades», apunta Tran.

«No es necesario introducir cosas como juegos de pelota para mejorar la experiencia y el espacio», continúa. «Logramos un aumento medible de la felicidad de las personas simplemente intercediendo en un par de cuestiones estratégicas. Especialmente ahora, cuando todos presionan para obtener cualquier ventaja, es importante saber que no siempre tienes por qué hacer un cambio grande y abrumador para lograr que el espacio y la experiencia mejoren de manera notable».