Desde Steelcase, Consultoría estratégica de espacios, damos todas las claves para preparar las oficinas a la regla de los 2 metros. ¡Comenzamos!

Ahora más que nunca, espacios flexibles.
Ya sabíamos que los espacios completamente abiertos no son los más idóneo para promover el bienestar de las personas. Pero ahora, no es solo por motivos de ruido y privacidad, sino porque además aumentan el riesgo de contagios. Se trata de diseñar espacios con separación de zonas, de manera que permitan distribuir a las personas en grupos de mayor o menor tamaño según cada situación y limitar así los contactos. Este método se conoce como ‘open plan zoning’ y permite que sean los empleados los que tengan la capacidad de elegir y controlar sus espacios para poder realizar sus tareas en el sitio más apropiado.

Adapta los puestos individuales para permitir la distancia mínima
Ante una situación temporal, muchas organizaciones se plantean la posibilidad de ir recibiendo a las personas de manera escalonada para permitir mantener la distancia de 2 metros. Si la estructura de los puestos individuales es tipo bench, es aconsejable intercalarlos de manera que no haya dos personas enfrentadas.

Si los puestos de trabajo parten de sistemas flexibles, se pueden incorporar sencillamente protecciones frontales y laterales de manera temporal. Esta sencilla solución ayuda a mejorar el bienestar físico y psicológico de los usuarios. También se puede hacer por medio de plantas que no solo ayudan a purificar el aire, sino que sirven para mejorar nuestro sistema inmunitario.

En el caso de las organizaciones que optaron por puestos individuales no asignados se pueden plantear opciones para no tener que perder la flexibilidad de sus espacios. Desde asignar los puestos por semanas, hasta permitir la movilidad total aportando elementos móviles que sirvan para cubrir las mesas.

Espacios de colaboración
Seguramente es lo que más preocupa a las organizaciones y a las personas que vayan volviendo a la oficina, porque es donde más fácil se pueden propagar los contagios. Durante todas estas semanas de confinamiento hemos visto que se puede colaborar usando herramientas tecnológicas y aún se pueden seguir haciendo reuniones informativas a través de ellas. Sin embargo, las reuniones generativas, en las que se busca la colaboración para resolver problemas complejos obtienen mucho mejores resultados cuando se realizan cara a cara. Para esto, existen soluciones en las que se puede colaborar en espacios abiertos, pero si es necesario encontrarse en una sala cerrada es preferible reducir el número de personas por sala sin quitar las sillas para asegurar que haya una barrera.

Si contamos con personas que se conectan por videoconferencia, es muy importante que la experiencia a uno y otro lado sean absolutamente positivas y todos puedan sentir que son escuchados y cuentan con toda la información necesaria para aportar ideas. En el estudio de Steelcase “Disparidad de presencia” se analizaba cómo diseñar espacios de colaboración que extraigan el máximo potencial tanto de las personas que están físicamente en la sala, con acceso a las pizarras y a los post-its pegados en las paredes, como a los que están a distancia.

Establece una circulación de las personas por la oficina
Podemos estar adaptando nuestros puestos individuales, pero si la separación entre las mesas no permite el doble flujo de personas, al final no vamos a conseguir mantener la distancia de seguridad mínima. En este sentido, es aconsejable adaptar tanto los puestos tipo bench para que cuenten con espacio suficiente entre paredes como toda la circulación de la oficina para asegurar que todos pueden ir en un mismo sentido.

Utiliza sensores para evitar en todo lo posible el contacto con las superficies
Durante el día interactuamos con numerosas superficies. Podemos incluir sensores en puertas, iluminación, grifos, dispensadores de jabón, pantallas e incluso en el mobiliario. Gracias a la sensorización de los puestos de trabajo podemos también marcar con colores los espacios que quedarán libres para mantener la distancia de seguridad.

Limpieza e higiene
Tanto suelos, como paredes o cualquier superficie de la oficina deben limpiarse frecuentemente. Se puede contar con soluciones temporales que cubran las zonas de paso del suelo con materiales de fácil limpieza o seguir las recomendaciones del fabricante de moquetas para su correcta limpieza. También es fundamental asegurar que el espacio cuenta con sistemas de control de calidad del aire, humedad, niveles de CO2, etc.

Promueve nuevos comportamientos
La comunicación es fundamental para asegurar que las personas sigan los protocolos establecidos. Establece carteles, señales, marcas en el suelo, etc. que aseguren que las personas saben qué se espera de ellas y sientan que su empresa está teniendo en cuenta su bienestar.

Diseña espacios productivos: oficinas como un espacio al que las persona van porque quieren ir.
En definitiva, y ahora más que nunca, el espacio de trabajo debe convertirse en un lugar al que los trabajadores van porque encuentran todo lo que necesitan para desarrollar todo su potencial creativo ya que les asegura su bienestar físico, cognitivo y emocional.
Por otro lado, un espacio productivo también cumple con las necesidades de las organizaciones en cuanto a optimización de los metros cuadrados y su eficiencia en a la reducción de costes.

Contacta con Steelcase para todo lo que necesites, sin ningún compromiso.

¡Más fuertes que el virus!
Las consecuencias de la pandemia no desaparecerán automáticamente cuando las empresas recuperen la normalidad. El virus está afectando a nuestros amigos, familias, compañeros de trabajo, socios y clientes. Quienes gestionan equipos de personas tienen que apostar por las relaciones positivas porque son las que crean confianza y alinean objetivos. Nuestras culturas organizativas pueden seguir siendo fuertes y es el momento de apostar por espacios de trabajo que reflejen una cultura de bienestar y preocupación por los trabajadores.