La pandemia mundial ha creado nuevos desafíos y oportunidades en casi todas las industrias, y a medida que la economía se reactive la competencia será intensa. Todo apunta a que el futuro del trabajo será híbrido, lo que obligará a replantear el diseño de las oficinas del futuro para trazar una estrategia adecuada. Recientemente Jim Keane, Presidente y CEO de Steelcase ha explicado en Harvard Business Review, junto a Todd Geiser, director general de Gensler en Chicago, los retos que presentan las oficinas del futuro para ofrecer una experiencia híbrida de calidad. Como expertos en arquitectura y diseño de oficinas, recomiendan tener en cuenta las siguientes pautas para conseguir una estrategia híbrida de éxito:

Unir la experiencia digital y física

Las reuniones con participantes presenciales y en remoto suelen ser a menudo caóticas. El trabajo híbrido supondrá que alguien estará trabajando fuera de la oficina, y sin los medios adecuados es posible que se sienta frustrado e incapaz de participar de la misma forma que las personas reunidas presencialmente. Esto se complica especialmente si el enfoque de la reunión es para fomentar la creatividad y la innovación, como una lluvia de ideas. La acelerada transición hacia el teletrabajo ha provocado situaciones en las que se utilizan pizarras digitales analógicas y otros productos que son difíciles de utilizar para las personas que están en remoto.

La solución a este problema consiste en integrar el espacio físico y la tecnología teniendo en cuenta la equidad, la participación y la facilidad.

Una forma para crear una mejor experiencia sería ofrecer a cada participante presencial una pantalla individual, en lugar de utilizar una grande general como suele suceder. De esta forma, y con la tecnología adecuada, los equipos podrán tener una visión clara y diferenciada de los participantes y del contenido. Facilitar el acceso a fuentes de alimentación, las pizarras blancas y una variedad de soluciones de software contribuirán a una experiencia de colaboración híbrida más sencilla y fluida para las personas.

Invertir el uso de los espacios cerrados y abiertos

En los últimos años se ha incrementado la tendencia de contar con espacios de trabajos abiertos con gran densidad de empleados que trabajan de forma individual, teniendo que recurrir a salas cerradas para organizar reuniones y evitar posibles distracciones. De cara a la vuelta a las oficinas, este concepto deberá invertirse.

Resultará más efectivo organizar reuniones en espacios abiertos y realizar el trabajo individual en espacios cerrados. Los espacios abiertos cuentan con más flexibilidad en cuanto al diseño, lo que permitirá transformar el espacio en función de los retos que se le planteen al equipo. Las metodologías ágiles están a la orden del día para la innovación y la resolución de problemas; en este sentido los espacios abiertos ofrecerán la posibilidad de organizar reuniones rápidas de pie donde sea esencial contar con visibilidad del contenido, gracias a soluciones flexibles, tecnología de fácil acceso y otros elementos de diseño.

En cambio, los espacios individuales necesitarán herramientas que proporcionen el mismo nivel de privacidad visual y acústica que la gente ha conseguido trabajando desde casa. Las videollamadas seguirán siendo frecuentes, por lo que un espacio individual permitirá mitigar interrupciones y distracciones.

Pasar de fijo a flexible

Los edificios se construyen con el objetivo de permanecer en el tiempo. Sin embargo, en la actualidad vemos cómo aumenta la tendencia de las oficinas flexibles y los espacios de coworking. Aquellas empresas que cuentan con oficinas en propiedad se preguntan: ¿Necesitamos tanto espacio?

El futuro híbrido necesita de oficinas más flexibles que pueden adaptarse según las necesidades. Esto ayuda a acelerar la innovación y promover la cultura de la empresa, a la vez que las oficinas se optimizan. En Steelcase hemos logrado llevar esto a cabo con éxito: contamos con un área abierta que por las mañanas se destina a reuniones híbridas, al medio día se convierte en cafetería, por la tarde puede acoger una reunión e incluso se puede alquilar para eventos por la noche.

Equilibrar entre el trabajo colaborativo e individual

En la pandemia muchos directivos han llegado a la conclusión de que las oficinas son el lugar ideal para el trabajo colaborativo. Según una investigación de Gesler, los empleados que trabajan 100% en remoto registraron una caída del 37% en el tiempo medio de colaboración. Es por ello que los líderes de las organizaciones están fomentando las oficinas para la colaboración entre equipos.

Sin embargo, el trabajo en equipo también requiere de trabajo individual. Tras una reunión con varios miembros de equipo llega el momento de trabajar de forma individual, procesando las ideas planteadas en la reunión y haciendo seguimiento de las tareas asignadas. De lo contrario, pasar demasiado tiempo en reunión podría hacer que se pierda creatividad.

El año pasado realizamos un estudio que concluyó en que los empleados se sienten más productivos cuando trabajan desde su casa sin interrupciones. Por tanto, en las oficinas del futuro debemos ofrecer lugares que cuenten con esa privacidad, sin que ello suponga tener que cambiar, por ejemplo, de planta o edificio ni quedarse colgados con tecnología complicada de utilizar.

Por tanto, podemos concluir con que la oficina a la que volveremos necesitará ofrecer una mejor experiencia que la que los empleados tienen en casa, lo que supondrá aportar las herramientas adecuadas para tener una combinación idónea de espacios para los distintos enfoques a la hora de trabajar. Aquellas organizaciones que prefieren esperar para trazar esta estrategia de trabajo híbrido corren el riesgo de tener empleados frustrados, ya que las antiguas oficinas no ofrecen las herramientas necesarias para el trabajo híbrido. Por el contrario, aquellas empresas que avancen para crear lugares de trabajo adaptables a las nuevas necesidades conseguirán atraer y conservar el mejor talento y la innovación. Las oficinas del futuro supondrán una nueva ventaja competitiva para las organizaciones.

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