A medida que las empresas buscan moverse más rápido, generar ideas originales y ser más innovadoras, son conscientes de que necesitan crear entornos donde promover nuevas maneras de pensar y ser más creativos, algo que únicamente puede darse dentro de los equipos (ninguna persona puede hacerlo sola). Estos equipos hiper-colaborativos son las tribus modernas de hoy en día, un grupo con una misión común: abordar problemas complejos.
Trabajan en ciclos rápidos basados en las metodologías Agile y Design Thinking que precisan de métodos como la iteración, la movilidad y la flexibilidad. Se encuentran en un estado de cambio constante y necesitan su propio espacio de trabajo. Sin embargo, la mayoría de los espacios de trabajo no pueden adaptarse fácilmente a sus necesidades cambiantes y se convierten en barreras.
«Los equipos necesitan flexibilidad para cambiar sus actividades diarias. Sobre todo necesitan poner en práctica métodos Agile y Design Thinking para ser capaces de cambiar su forma de trabajar con el tiempo. Por eso lo enfocamos desde una nueva perspectiva», afirma Bill Bennie, director de diseño. Estudiando los distintos comportamientos de estos equipos, a los diseñadores se les ocurrió crear un sistema interconectado que diese apoyo tanto a las actividades del equipo más grande como al trabajo individual. Crearon Steelcase Flex Collection: mesas móviles, pizarras, carritos, separadores y accesorios móviles que pueden trasladarse según las necesidades para crear entornos donde los equipos y los individuos realicen su trabajo de la mejor manera posible.
«En lugar de crear un solo elemento nuevo, acabamos creando piezas que se pudieran mover y combinar para permitir a las personas reconfigurar su espacio en cuestión de minutos. Las piezas funcionan bien por separado, pero forman un conjunto y funcionan mejor juntas».
Las pantallas analógicas y digitales ayudan al equipo a compartir su trabajo durante una evaluación informal de diseño. Las mesas altas de Steelcase Flex permiten trabajar de pie para que los miembros del equipo participen fácilmente. Cuentan con pizarras para rotuladores sobre paneles autoportantes, sobre un carrito o con un riel a la pared. Al ser fáciles de transportar los equipos podrán llevar el trabajo a cualquier sitio.
Las mesas regulables en altura con ruedas direccionales, permiten a los miembros del equipo situarse unos juntos a otros para trabajar en pareja y separarse cuando necesiten concentrarse. Las tomas de corriente integradas cuentan con un máximo de siete enchufes en un solo cable, simplificando los movimientos. Las pantallas se pueden ajustar para crear privacidad o intimidad, dependiendo de la preferencia.
Los equipos construyeron su propio territorio evitando así las distracciones. Movieron los paneles de visualización, las papeleras, todo lo que pudieron encontrar, para establecer límites. También utilizaban carteles para indicar los comportamientos aceptados dentro del equipo (p.ej., «los jueves son día de silencio»). Descubrieron que valoraban el ruido de su propio equipo, pero que les molestaba el de otros.
Los equipos decidieron mover o readaptar los objetos para crear los entornos necesarios para sus distintas actividades. Uno de los equipos sacó una puerta de sus bisagras para construir una «mesa» común. Otro encargó un sofá para un espacio de reunión informal. Este enfoque DIY obligó a las personas a colocar cables de alimentación en estos espacios improvisados, convirtiéndose rápidamente en una incómoda maraña que dificultaba el movimiento.
Los equipos cubrían las superficies con notas adhesivas (pizarras, paredes e incluso los techos) desesperados por compartir ideas e información. Las pizarras invadían los pasillos y ocupaban las salas de conferencias, y dejaban tras de sí un rastro de notas perdidas. Lo que comenzó como una forma de visibilizar las ideas se transformó en algo caótico que sepultaba la información.
Las personas hacían todo lo posible para personalizar su espacio y controlar su privacidad. Utilizaban elementos aleatorios como cajas de pizza y plantas para limitar las distracciones visuales y transmitir el mensaje «no molestar». Los auriculares y los carteles de «hora de descanso» indicaban que necesitaban concentrarse.
Los miembros del equipo adaptaban los ordenadores en un esfuerzo por compartir ideas con sus compañeros de trabajo o usaban palos selfie para intentar ayudar a los compañeros remotos a sentirse parte del grupo. Incapaces de llevar los paneles de visualización a otras partes o acceder a tecnología a gran escala, al no poder interactuar con el contenido, finalmente acababan desconectándose.