By Gale Moutrey, Vice President, Communications

Yahoo’s Yahoo CEO Marissa Mayer sparked a big deal in the media in 2013, when she told her staff to “come back to the office”. There was a lot of speculation about what Mayer intended to do with this order. Was it because she did not trust her employees to actually work through the home office? Or did she want to send a strong signal and show that she considers it important that people come together in one place to work together effectively and innovate?

In our work with leading companies around the globe, we met with many corporate leaders who were very much in favor of Mayer’s request because they had seen a worrying development that had a significant impact: declining employee engagement.

A recent Gallup study shows that 87 percent of all employees around the world “do not work” or even “deliberately mentally disengage”, so that their thoughts are not in their workplace, and thus less productive. These unengaged employees are, to put it bluntly, poison for a company. They create huge costs for both the country and the company. The Gallup Institute estimates that these are between $ 450 and $ 550 billion a year in the United States alone. In Germany, the costs incurred by non-motivated employees are estimated at 100 billion euros per year.

On the other hand, the study found that companies with highly committed employees focused on creating corporate value. This is precisely the reason why these companies experience higher productivity, economic profitability, lower turnover, less absenteeism and even fewer incidents. Maybe that’s why CEOs like Mayer want to get their employees back to the office. While they know that much more is needed to solve the lack of employee engagement, they instinctively understand the enormous importance of space. They know that bringing their people together in a place that unites them can be the first step in the right direction.

At the same time, however, this step leads to new premises that are adapted to these needs. Yesterday’s offices, which are no longer up-to-date, need to be re-thought, spaces must be created in which people consciously decide how they work – not because they need to work, but because they want it. Nikil Saval speculates in his new, much-discussed book “Cubed”, in which he traces the history of the office, that work in the near future does not necessarily have to be a certain place at the same time. While this idea has become on the one hand a generally prevailing view, our research work reveals something completely different.

A survey conducted in 2014 on behalf of Steelcase in 14 different countries around the world confirmed that the people most satisfied with their work environment are also those who are fully behind their work and show their full commitment. These employees do not identify with outdated thought patterns of the past. Rather, they need jobs that are designed to promote their physical, cognitive and emotional well-being.

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Physical well-being

Yesterday’s offices were focused on helping people’s ergonomic needs because they had to work on a fixed PC for long periods of time. Today we know about the importance of exercise throughout the day. Our new technologies allow us to be mobile, but they also require a very different kind of support in different seating positions.

Permanent sitting can lead to consequences such as slowed metabolism, neck pain, and decreased concentration, which affects mental and cognitive abilities. Keeping the body moving is crucial when it comes to being physically and mentally fit at work – you could call it the body language of ideas. Changing postures frequently has a positive effect on our mental abilities. Our research has shown that 97 percent of all highly motivated and committed employees have the freedom to move freely during the day and to change postures and sitting positions as often as they like.

Employees work for many hours, so it’s important to offer a variety of indoor and outdoor spaces that allow you to choose between different postures and encourage them to move around to recharge their batteries. We also need to consider what is necessary to eliminate tiring and performance-reducing factors as much as possible – light, acoustics and the ability to adjust the furniture to individual needs are crucial.

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Mental well-being

Neuroscientists have found that the quantity and quality of social interactions have a significant impact on our well-being. When people do not have strong social relationships, they become increasingly unengaged and more and more free at work and in their environment, making it difficult to work together, innovate, solve problems, and open up to the new.

Da wir mehr und mehr innerhalb räumlich getrennter und über den Firmencampus oder über den Globus verstreuter Teams arbeiten, fällt es Menschen schwer, Beziehungen zu Mitarbeitern aufzubauen, wenn die Räume, in denen sie arbeiten diese Interaktionen nicht genügend unterstützen und stärken. Teams benötigen Räume, die es ihnen ermöglichen, Kollegen gut im Blick zu haben, sie deutlich zu hören und Informationen einfach auszutauschen, um eine stabile soziale Grundlage und „gemeinsames Denkweisen“ aufzubauen, die notwendig sind, um Innovationen erfolgreich zum Ziel zu bringen.

Beziehungen binden Menschen an ein Unternehmen, an dessen Marke und Ziele. Über 97 Prozent der höchst engagierten Mitarbeiter sagen aus, dass ihr Arbeitsplatz ihnen ein Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen und dessen Kultur vermittelt. Außerdem fühlen sie sich frei darin, ihre Ideen einfach und frei zu entfalten und mit anderen zu teilen. Daher ist es von großer Bedeutung, sicher zu stellen, dass Menschen tiefgründige und sinnstiftende Beziehungen zu anderen haben und ihnen zu verstehen zu geben, dass sie, wo auch immer sie sich befinden, innerhalb des Unternehmens geschätzt werden. Orte zu schaffen, die jedem die Möglichkeit geben, mit anderen zu kommunizieren und etwas beizutragen, ist entscheidend, wenn es darum geht, Vertrauen aufzubauen, das die Grundlage einer jeden Zusammenarbeit ist.

Der Arbeitsplatz muss Mitarbeiter dabei unterstützen, negativen Stress abzubauen und zu mindern, um frei denken und kreativ sein zu können. Kreativität und die Generierung von Ideen werden negativ beeinflusst, wenn Menschen gestresst sind – und Ideengenerierung ist der Lebenssaft von Innovation. Um es noch einmal auf den Punkt zu bringen: Unsere Forschungen haben gezeigt, dass Menschen, die in Arbeitsumgebungen arbeiten, innerhalb derer sie sich belebt, aktiviert und unterstützt anstatt gestresst fühlen, diejenigen sind, die am engagiertesten und motoviertesten arbeiten.

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Kognitives Wohlbefinden

Wie sieht der durchschnittliche Arbeitstag heutzutage aus? Menschen müssen jeden Tag dazu in der Lage sein, Informationen schnell zu verarbeiten, Probleme zu lösen, neue Ideen hervor zu bringen und innovativ zu sein. Das beansprucht uns sowohl körperlich als auch mental. Unser präfrontaler Kortex, der Bereich unseres Gehirns, der die meiste dieser Arbeit leistet, ist überlastet.

Wir be- und verarbeiten mehr Informationen als je zuvor, und es ist nicht nur eine größere Menge an Informationen, die wir bewältigen müssen – dies muss auch in einer sehr viel schnelleren Geschwindigkeit passieren. Unsere Denkprozesse werden dabei ständig unterbrochen, tatsächlich passiert dies im Durchschnitt alle drei Minuten. Selbst kurze Ablenkungen von nur wenigen Sekunden verursachen doppelt so viele Fehler bei der Arbeit als ohne Störungen. Und nachdem wir in unserer konzentrierten Arbeit unterbrochen worden sind, kann es bis zu 25 Minuten dauern, bis wir tatsächlich wieder in unsere Arbeit zurückfinden – in den Zustand, in dem wir wirklich voll und ganz darin versunken und konzentriert sind. Multitasking hilft nicht dabei, dieses Problem zu lösen, vielmehr vermindert es unsere kognitiven Fähigkeiten in demselben Ausmaß, als ob wir eine Nacht nicht geschlafen hätten.

Unsere Forschungen bei Steelcase haben ergeben, dass 98 Prozent aller hochmotivierten Mitarbeiter von sich sagen, dass sie in der Lage sind, sich bei der Arbeit gut zu konzentrieren und 94 Prozent können in Teams zusammenarbeiten, ohne sich dabei abgelenkt oder gestört zu fühlen. Das bedeutet, dass es für den Arbeitsplatz von heute entscheidend ist, Menschen dabei zu unterstützen, die alltägliche kognitive Überlastung zu kompensieren. Außerdem muss man es ihnen ermöglichen, sich zu konzentrieren oder auch hin und wieder eine Ruhe- und Denkpause zu machen, um achtsam und tatsächlich im Hier und Jetzt voll und ganz präsent zu sein. Arbeitsplätze müssen so gestaltet sein, dass sie den Menschen die Kontrolle über ihre Umgebung überlassen, um Stress zu mindern und besser denken zu können. Denn besser denken zu können, bedeutet zugleich, sich besser zu fühlen.

Ein Raumsystem schaffen

Der Reingewinn und Erfolg eines Unternehmens steht in unmittelbarer Beziehung zur Gesundheit seiner Mitarbeiter. Führende Unternehmen haben verstanden, dass ihre Räumlichkeiten ihnen dabei helfen können, ihre Strategie effektiver umzusetzen, eine starke Marke zu bilden und ihre Unternehmenskultur zu bekräftigen. Oft fällt es aber schwer, einen Weg zu finden, der wirkungsvoll und zugleich wirtschaftlich ist.

Der Schlüssel hierzu ist, einen Arbeitsplatz als ein System vernetzter und unabhängiger Räume zu schaffen, das die körperlichen, kognitiven und emotionalen Bedürfnisse der Menschen unterstützt und ihnen die Kontrolle darüber überlässt, wo und wie sie arbeiten wollen. Kontrolle und Wahlmöglichkeiten sind nicht nur bedeutende Komponenten, wenn es darum geht Engagement zu fördern und zu stärken; sie sind außerdem zum neuen Statussymbol heutiger Mitarbeiter geworden.

Das Raumsystem sollte eine Reihe von Orten bereitstellen, die die Interaktionen der Menschen untereinander fördern und Zugang zu Tools und Technologien bieten, die den Mitarbeitern nur am Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Diese Orte müssen eine Balance herstellen zwischen Räumen für Gruppenarbeit mit individuellen Bereichen für konzentriertes Arbeiten. Organisiert als Bereiche, die miteinander verbunden sind und sich wechselseitig bedingen, unterstützen diese Orte verschiedene Arbeitsweisen und verschiedene Denkprozesse um kreative Prozesse voran zu treiben, die Innovationen hervorbringen.

Das Raumstystem muss auch Möglichkeiten bieten, eine Bandbreite an Körperhaltungen und Positionen einzunehmen – Räume, die es Menschen erlauben, zu sitzen, zu stehen und sich den Tag über zu bewegen, und die sie gleichzeitig in verschiedenen Arbeitsweisen und im Gebrauch mit verschiedenen Technologien unterstützen. Desweiteren sollten Räume gute Interaktionen mit Kollegen vor Ort als auch virtuell sicherstellen. Diese Räume sind speziell entworfen, um das zu minimieren, was als „ungleiche Präsenzqualität“ bekannt ist – das meint diejenigen Momente, in denen Menschen, die von einem anderen Standort aus arbeiten, benachteiligt sind, ob visuell oder akustisch, eben, weil sie sich an einem anderen Ort befinden. Umso mehr wir innerhalb räumlich getrennter Teams arbeiten, umso entscheidender ist es, in Räumen zu arbeiten, die uns darin unterstützen, über Videokonferenzen optimal zusammen zu finden – einfach, bequem und so dass sich alle Beteiligten wohl fühlen.

Wir arbeiten mit Unternehmen rund um den Globus zusammen, die uns berichten, dass sie Räume benötigen, die Zusammenarbeit fördern, ihnen dabei helfen, Mitarbeiter anzuziehen und an ihr Unternehmen zu binden, die sie dabei unterstützen, ihre Marke und Unternehmenskultur zu bilden und zu stärken und die das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter fördern. Ein Raumsystem, dass das körperliche, kognitive und seelische Wohlbefinden der Mitarbeiter unterstützt, kann den Unternehmen dazu verhelfen, diese Ziele zu erreichen, und zugleich eine widerstandsfähigere Unternehmensstrategie zu entwerfen, die dessen ökologischen Fußabdruck nicht vergrößert, hingegen aber mehr Flexibilität und Anpassungsfähigkeiten in Zeiten des Wandels bietet.

CEOs verstehen, dass unter all den vielen Anforderungen und Problemen, die sie bewältigen müssen, das Engagement der Mitarbeiter eine der entscheidendsten Herausforderungen ist. Die Kosten, die durch unengagierte Mitarbeiter entstehen, sind alarmierend und ungenutzte Möglichkeiten sind niederschmetternd. Aber die Chancen für Unternehmen, die sich diesem Problem tatsächlich stellen und es in Angriff nehmen, sind enorm. Es ist sicherlich zu hoch gegriffen, zu behaupten, dass Raum allein das Problem fehlenden Engagements lösen könnte, es ist aber auch extrem nachlässig von Unternehmensführern, das Potential von Raum zu unterschätzen oder gar zu untergraben.

Wir bei Steelcase sind davon überzeugt, dass gut gestaltete Räume Menschen bei Ihrer Arbeit unterstützen können und sich die Leistungsfähigkeit von Einzelnen, Gruppen bis hin zur ganzen Organisation steigern lässt. Gute Arbeitsräume können Potential freisetzen!

Die sechs Dimensionen von Wohlbefinden
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