Büros wären sehr viel bessere Orte zum Arbeiten, wenn sie von Autos lernen könnten. Neue Automodelle sind voller Technik, die das Fahren leichter, sicherer und angenehmer machen. Sensoren zeigen dem Fahrer an, ob sich ein Lastwagen im toten Winkel befindet oder wie weit es beim rückwärts Einparken noch bis zum nächsten Fahrzeug ist. Manche Autos ermöglichen es sogar, beim Fahren die Hände vom Lenkrad zu nehmen. Und viele bieten inzwischen WLAN. Autos sind nicht mehr nur Transportmittel, sondern unterstützen die Menschen dabei, bessere Fahrer zu sein.

Warum können wir Technik im Büro nicht auch so integrieren, dass sie den Menschen hilft, besser arbeiten und denken zu können und sich auch wohler zu fühlen?

„Viele Menschen fahren heute intelligente Autos und gehen dann in ein dummes Büro“, sagt Allan Smith, Vice President Global Marketing bei Steelcase. „Früher haben alle gedacht, dass Büros durch die Technik überflüssig würden – doch das Gegenteil ist eingetreten. Sie wird in die Büros integriert, sodass sie den Menschen hilft, noch besser zu arbeiten und den physischen Arbeitsplatz dadurch noch wichtiger macht.“ Nach Ansicht von Smith wird ein in unser räumliches Umfeld integriertes Netzwerk aus Sensoren und anderen Technologien schon in naher Zukunft dafür sorgen, dass das Arbeiten nicht nur besser, sondern auch menschlicher wird. Diese Technik wird einzelnen Mitarbeitern dienen, aber auch Teams und dem ganzen Unternehmen. Sie wird den Menschen helfen, besser mit der Überforderung zurechtzukommen, die sie angesichts des zunehmenden Arbeitspensums und des immer schnelleren Wandels verspüren. Und sie wird Unternehmen dabei unterstützen, Räume so zu gestalten, dass die Mitarbeiter dort gern arbeiten und nicht das Gefühl haben, dort arbeiten zu müssen.

„Technologie wird in die Büros integriert, sodass sie den Menschen hilft, noch besser zu arbeiten und den physischen Arbeitsplatz dadurch noch wichtiger macht.“

Allan SmithVice President, Global Marketing

Abläufe an einem typischen Arbeitstag

Mitarbeiter, die bisher nur einem einzigen Projektteam angehörten, wechseln nun zwischen zahlreichen Teams und Aufgaben hin und her, wenden vielfältige Arbeitsweisen an und organisieren sich durch ein Labyrinth aus Besprechungen. Die ständigen Kontextverschiebungen führen zu Zeitverschwendung und kosten viel Energie.

Stress reduzieren

Arbeitsaufgaben zu erledigen war früher viel einfacher: Man musste nur die richtigen Leute am richtigen Ort mit den richtigen Informationen zusammenbringen – und dann der Kreativität freien Lauf lassen. Mitarbeiter hatten meistes einen eigenen Schreibtisch, Kollegen und die benötigten Informationen waren ganz in der Nähe. Doch dann wurde alles anders.

Smartphones, Laptops und WLAN gaben den bisher an einen Schreibtisch gebundenen Menschen die Freiheit, selbst zu entscheiden, wo und wie sie arbeiten wollen. Zugleich ist es aber auch schwieriger geworden, die Kollegen zu finden, die man gerade braucht. Neue technische Lösungen verwandelten auf Papier festgehaltene Informationen in digitale Daten – was das Ausarbeiten und Teilen vielfältigerer Formate erleichterte. Aus den exponentiell wachsenden Datenmengen ist aber auch eine reglerechte Informationsflut entstanden. Die Globalisierung bringt Menschen und neue Ideen aus aller Welt zusammen. Zugleich sind Teammitglieder auf viele Standorte verteilt und können so nicht immer Seite an Seite arbeiten oder für das Vertrauen und den sozialen Zusammenhalt sorgen, die für das Entstehen von Innovationen unerlässlich sind.

„Arbeit ist heute wesentlich komplexer als je zuvor“, sagt Smith. „Videokonferenzen beispiel sweise vereinfachen zwar die Zusammenarbeit über mehrere Zeitzonen. Inzwischen ist ein einzelner Besprechungsraum für ein Meeting aber nicht mehr ausreichend – für den globalen Austausch müssen stattdessen Räume an allen teilnehmenden Standorten gebucht werden. Während sich die Zusammenarbeit verbessert, gestaltet sich die Terminplanung immer komplizierter.“

Für Smith müssen Büros intelligenter und vernetzter werden, um die Menschen beim Navigieren durch diese Komplexität zu unterstützen und um das Stressniveau zu reduzieren. „Mitarbeiter brauchen die Gelegenheit, sich gedanklich von der Last einiger ihrer aktuellen Aufgaben freizumachen. Und sie müssen in die Arbeitsumgebung integrierte Technik wirksam einsetzen, um ihr Arbeitsleben zu erleichtern.“

„Arbeit ist heute wesentlich komplexer als je zuvor.“

Allan SmithVice President, Global Marketing

Nutzerzentrierte Technik

Das Internet der Dinge, bei dem wirklich alle elektronischen Dinge (z.B. Smartphones, Kopfhörer, Uhren, Wearables, Waschmaschinen) miteinander und mit dem Internet vernetzt sind, eröffnet den Menschen bei der Arbeit völlig neue Möglichkeiten. So könnte es eine Smartphone- App geben, die anzeigt, welche Kollegen heute im Büro sind oder welche Besprechungsräume mit Videokonferenzsystem um 13:00 Uhr frei sind. Nach Besprechungsbeginn würde sie automatisch die externen Besprechungsteilnehmer anwählen, die Beleuchtung regeln und Signale geben, wenn die Zeit knapp wird.

Sie könnte aber auch rechtzeitig auf das Ende der Besprechung hinweisen, damit noch genügend Zeit bleibt, alles aufzuräumen bevor die nächste Gruppe ungeduldig vor der Tür darauf wartet, endlich mit ihrem Meeting beginnen zu dürfen. Doch wie wäre es erst, wenn der Raum in der Lage wäre, seine Nutzer wiederzuerkennen, die Notizen der letzten Besprechung zu präsentieren und die bevorzugten Belichtungsszenarien einzustellen? Oder wenn er bei Verspätungen eine kurze Nachricht an die wartenden Kollegen der nächsten Besprechung verschicken würde?

Unternehmen helfen, Mitarbeitern zu helfen

Unternehmen, die dazu beitragen wollen, hervorragende Arbeitsplätze zu schaffen, können von integrierten Techniklösungen profitieren – sowohl von der Unterstützung der Mitarbeiter und Teams als auch von den Daten, die solche Arbeitsplätze generieren. Und auch Planern, Betreibern und Immobilienexperten fällt es leichter, sich auf bestimmte Maßnahmen zu fokussieren, wenn ihnen Datenströme zur Verfügung stehen, die z.B. Auskunft darüber geben, welche Räume ständig belegt sind und welche niemand zu mögen scheint. Mit diesen Informationen können Unternehmen besser verstehen, welche Dinge funktionieren und welche nicht, um sie dann zu verbessern.

Für David Woolf, General Manager des Bereichs Integrated Technologies bei Steelcase, liegt die Herausforderung bei den im Büro gewonnenen Daten in der Ableitung aussagekräftiger Informationen.

„Wenn Objekte wie Stühle oder Räume nicht nur ihre Umwelt wahrnehmen, sondern auch kommunizieren könnten, dann würden sie als Werkzeuge dienen, um die Komplexität zu verstehen und um Chancen zu erkennen, aber auch um rasch geeignete Maßnahmen zu ergreifen.”

David WoolfGeneral Manager, Integrated Technologies

„Wenn Objekte wie Stühle oder Räume nicht nur ihre Umwelt wahrnehmen, sondern auch kommunizieren könnten, dann würden sie als Werkzeuge dienen, um die Komplexität zu verstehen und um Chancen zu erkennen, aber auch um rasch geeignete Maßnahmen zu ergreifen“, sagt Woolf. „Und sie würden dazu beitragen, produktivere und engagiertere Mitarbeiter hervorzubringen, die ihre Arbeitsumgebung unter Kontrolle haben und in der Lage sind, das auszuwählen, was sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.“

So wie die Technik in heutigen Autos das Fahrgefühl verbessert, so wird das Büro von Morgen das Potenzial der neuen Technologien nutzen, um damit den Menschen das Navigieren durch die komplexe Arbeitswelt zu erleichtern und um den Unternehmen zu helfen, Mitarbeitern und Teams ein angenehmeres Arbeiten zu ermöglichen.