Bereits kurz nach der Einführung von Smartphones, Tablets und allgegenwärtigen WLAN-Zugängen prophezeiten die ersten Arbeitsplatz-Experten das Ende des Büros. Wenn diese Technologien es den Menschen erlaubten, überall zu arbeiten, dachten sie, wer braucht dann noch ein Büro?

Wie sich gezeigt hat, arbeitet die Mehrheit der Menschen noch immer im Büro – nicht zuletzt, weil es sich dabei im Kern um eine soziale Aktivität handelt. Selbst Mitarbeiter mit den neuesten mobilen Geräten kommen aus zwei Gründen dorthin: um sich mit anderen auszutauschen und um Technologien zu nutzen, die sich nicht einfach umhertragen lassen. Das Büro ist nicht verschwunden, aber die meisten Arbeitsplätze bieten nicht das, was die Menschen wollen oder brauchen.

„Die Mitarbeiter wehren sich gegen Büros, die in erster Linie vereinheitlicht und standardisiert sind“, sagt James Ludwig, Global Head of Design bei Steelcase. „Stattdessen suchen sie nach Inspirationen und Kreativität bei der Arbeit, aber auch nach nutzerorientierter Technik, die das Leben nicht komplizierter, sondern einfacher macht. Designer haben diese Tendenz bereits vor Jahren erkannt, doch erst heute befinden wir uns in einer Phase der beschleunigten Entwicklung, sodass neue Ideen zunehmend verbreitet und angenommen werden.“

Das Büro ist nicht verschwunden, sondern entwickelt sich zu etwas völlig Neuem.

Um zu verstehen, warum und wie sich das Büro verändert und um mehr darüber zu erfahren, wie Unternehmen ihre Büroflächen anpassen können, sprach das 360°- Magazin mit Vertretern des Steelcase Design Studios. An den Standorten in Europa, Asien und Nordamerika erkannte das globale Team nicht nur die Zeichen des Wandels, es hat auch die von Ludwig ins Spiel gebrachte Rebellion im Büro unterstützt – etwa indem es völlig neue Ansätze zur Gestaltung von Arbeitsplätzen entwickelte, die die Menschen und ihre emotionalen, körperlichen und kognitiven Bedürfnisse in den Mittelpunkt rücken.

Eine weltweite Rebellion

Eine veränderte Einstellung gegenüber dem Büro wurde in den 1990er-Jahren in Nordamerika sichtbar, als der „Dilbert“-Karikaturist Scott Adams begann, sich über den Arbeitsplatz lustig zu machen. Unter dem Titel „The Office“ startete in Großbritannien etwas später eine fiktionale Dokumentarfilmserie, die anschließend auch in den USA, Frankreich, Deutschland, Kanada, Israel, Chile, Schweden und China ausgestrahlt wurde. Die Serie zeigte den wachsenden Unmut über das typische Büro, das längst zum Symbol der Lebenszeitverschwendung in ebenso ausdruckslosen wie langweiligen Räumen wurde.

High-Tech-Start-ups waren in den frühen 2000er-Jahren die ersten, die ihre Arbeitsplätze so radikal veränderten, dass viele es zunächst nur für eine Modeerscheinung hielten. Gemeinsam genutzte Tische und ein Do-it yourself-Design waren für die klammen Unternehmer vielleicht eine Notwendigkeit – bei den Mitarbeitern stieß die informelle und kreative Atmosphäre aber auf große Begeisterung. Die Einführung von Kickertischen, Rutschen und Eisenbahnwaggons brachte eine gewisse Verspieltheit ins Büro, und plötzlich schien es möglich zu sein, dass Arbeit doch nicht nur sinnlose Schufterei ist, sondern vielleicht sogar Spaß machen kann.

Diese Start-up-Büros waren aber nur ein frühes Anzeichen für die noch viel größeren Veränderungen der darauf folgenden Zeit. Nach Jahren der Frustration und Unzufriedenheit über die Eintönigkeit im Büro wollten die Menschen nun mehr. Sie verlangten nach mehr Selbstständigkeit, Selbstentfaltung und nach der Freiheit, selbst zu entscheiden, wo und wie sie arbeiten. Neue Technologien eröffneten „Fluchtwege“ und viele Menschen entschieden gleichsam mit den Füßen, wenn sie sich entschlossen, das Büro wann immer möglich zu verlassen, um auswärts an alternativen Standorten zu arbeiten.

„Die Menschen suchen nach Inspirationen und Kreativität bei der Arbeit, aber auch nach nutzerorientierter Technik, die das Leben nicht komplizierter, sondern einfacher macht.“

James LudwigVice President, Global Design

Zunächst sah alles nach einer guten Idee aus: Sich aus dem Büro zu verabschieden und in einem coolen Café zu arbeiten, war für die Mitarbeiter wie die Verwirklichung einer Utopie – bis sie es in die Tat umsetzten. Dann begannen sie zu realisieren, dass weiche Sofas nach ein paar Stunden unbequem werden und dass kleine Bistrotische keine Ablageflächen bieten. Auswärts zu arbeiten, bewährte sich für eine gewisse Zeit, nicht aber für ganze Tage. Und so verwundert es nicht, dass eine Studie des Marktforschungsinstituts Gallup herausfand, dass Mitarbeiter, die weniger als 20 Prozent ihrer Arbeitszeit auswärts verbrachten, am motiviertesten sind. Gleichzeitig zeigte sie aber auch, dass bei einem Anteil von mehr als 20 Prozent auch die Motivation nachlässt. Es scheint, als würde die Begeisterung für alternative Arbeitsorte abgemildert durch das Grundbedürfnis der Menschen nach Plätzen, die nicht nur das seelische, sondern auch das körperliche Wohlbefinden unterstützen – und dadurch das Arbeiten erleichtern. Diese unbefriedigten Bedürfnisse ließen die Menschen nach weiteren Verbesserungen streben.

Eine kulturelle Bewegung

So begann die Renaissance des Büros. Egal, ob es um die Zeit der Aufklärung im 17. Jahrhundert geht, um die aktuelle Makerszene oder den Trend zu regionalen Lebensmitteln – bei jeder kulturellen Bewegung sind sich die Menschen oft lange nicht bewusst, dass sie längst Teil davon sind. Die Dinge ändern sich um sie herum, zunächst nur schrittweise, doch dann wirkt auf einmal alles ganz anders als zuvor.

Steelcase Designer und Forscher haben bei der Untersuchung der Renaissance am Arbeitsplatz einige wesentliche Faktoren entdeckt, die diesen Wandel beschleunigen:

1. Wo und wie Arbeit stattfindet, hat sich verändertDer rasante technische Fortschritt erlaubt es den Menschen, jederzeit überall zu arbeiten. Das alte Paradigma, dass eine Person fast ausschließlich einen bestimmten Einzelarbeitsplatz nutzt, unterstützt nicht die heutigen Arbeitsweisen der Menschen.
2. Mehr kreatives ArbeitenDer zunehmende Wettbewerbs- und Wachstumsdruck führt dazu, dass Kreativität und neue, teamorientierte Innovationsprozesse in Unternehmen an Bedeutung gewinnen. „Neue Ideen entstehen am ehesten dort, wo Regeln und Denkmuster aufgebrochen werden“, sagt Bruce Smith, Director Global Design. In vielen Arbeitsumgebungen besitzt Raum für kreative Zusammenarbeit keine Priorität.
3. Die Schwierigkeit, Talente zu gewinnen und zu halten Mitarbeiter, die über die im 21. Jahrhundert so begehrte Fähigkeit verfügen, Unternehmen zu mehr Wachstum und Innovationskraft zu verhelfen, sind rar. Sie suchen sich jene Firmen aus, die die sinnstiftendste Arbeit und die besten Arbeitsbedingungen bieten und meiden Jobs, in denen sie sich nur als kleines Rädchen im Getriebe fühlen. Dies gilt für das Gewinnen neuer Talente ebenso wie für das Halten der bestehenden Mitarbeiter.
4. Unmotivierte Mitarbeiter Über ein Drittel der Beschäftigten der 17 wichtigsten Wirtschaftsnationen der Welt sind nicht engagiert – zu diesem Schluss kommt die Studie „Mitarbeiterengagement und Arbeitsplätze in aller Welt“, gemeinsam durchgeführt von Steelcase und dem Forschungsinstitut Ipsos “Engagement and the Global Workplace,” The study found that the most disengaged workers were also the most dissatisfied with their work environments, citing a lack of control over where and how they work. Workplaces with a strong focus on uniformity don’t empower people. This creates a crisis for organizations that need to be agile and resilient.
5. Das Versprechen der Technik Medientechnologien verändern die Spielregeln im Büro. Menschen sind Technologien gewöhnt, die sie dabei unterstützen, sicherer Auto zu fahren, Elektrogeräte einfacher fernzubedienen, sich mehr zu bewegen, aufrechter zu sitzen oder sich intensiver mit Freunden und Familien zu vernetzen. Dann kommen sie in Büros voller mobiler und fest installierter technischer Geräte – jedoch hat niemand daran gedacht, diese so in die Arbeitsumgebung zu integrieren, dass sie den Arbeitsalltag verbessern. Sorgsam in Wände, Böden und Möblierungen integriert, können Techniklösungen ihr Versprechen erfüllen und für eine besser auf die menschlichen Bedürfnisse zugeschnittene Arbeitsumgebung sorgen (see Driving the Wellbeing of People).

Die Gegenreaktion

Dadurch, dass all diese Entwicklungen parallel verlaufen, wird Mitarbeitern und Unternehmen vor Augen geführt, dass sich etwas Grundlegendes ändern muss.

Eine emotionale Verbindung

Um auf diese Gegenreaktion zu antworten, setzen manche Unternehmen auf eine wohnliche Möblierung – um dadurch eine informellere Atmosphäre, mehr emotionales/seelisches Wohlbefinden und ein unverwechselbares Aussehen zu erzielen. Heutige Unternehmen, insbesondere Start-ups, „setzen Produkte ein, die nur so lange halten wie ihre Mietverträge, und die werden immer kürzer“, berichtete die American Society of Interior Designers kürzlich in ihrem Newsletter. Für Wohnnutzungen konzipierte Möblierungen entsprechen aber nicht immer den hohen Anforderungen der Arbeitsplätze, und mit einer kürzeren Lebensdauer und einer weniger ausgeprägten Recyclingfähigkeit landen sie auch eher auf der Müllkippe.

Unternehmen orientieren sich aber auch an Start-ups und realisieren eine radikale Offenheit, die auch mehr Transparenz widerspiegeln soll. Was dabei jedoch gern übersehen wird, ist das menschliche Grundbedürfnis nach Privatsphäre und Rückzugsmöglichkeiten, die sowohl das seelische als auch das kognitive Wohlbefinden unterstützen. „Eine völlig offene Arbeitsumgebung vermittelt vielleicht das Gefühl der räumlichen Zusammengehörigkeit, bietet zugleich aber zu wenig Privatsphäre“, sagt Smith.

Teilnehmer der Steelcase/Ipsos-Studie zum Mitarbeiterengagement zeigten ein ehrliches Feedback in Bezug auf das, was sich im Büro verändern muss: Der am häufigsten genannte Kritikpunkt betraf die Privatsphäre. „Das Geräuschniveau ist so hoch“, schrieb ein Mitarbeiter, „dass es kaum möglich ist, sich zu konzentrieren oder in Ruhe zu telefonieren.“ Ein anderer Mitarbeiter wünscht sich „ruhigere Räume …, um meine Arbeit erledigen zu können, ohne die Kollegen zu stören.“ Extrovertierte und introvertierte Mitarbeiter verlangen nach der Möglichkeit, sich zurückziehen und konzentrieren zu können.

„Ich denke nicht, dass wir unser Wohnzimmer im Büro haben wollen. Was wir viel eher brauchen, ist etwas, das menschlicher und relevanter ist, und das uns dabei hilft, kreative Ideen zu entwickeln.“

Bruce SmithDirector, Global Design

Das Designteam stellte auch fest, dass der Wunsch nach emotionalem Wohlbefinden die Menschen manchmal dazu bringt, Dinge zu tun, die ihr körperliches Wohlbefinden oder ihre Leistungsfähigkeit nicht gerade fördern. Ein Café hat vielleicht eine tolle Atmosphäre, ist aber nicht immer die beste Arbeitsumgebung, wenn die Stühle hart, die Tische klein und die Steckdosen rar sind. „Ich denke nicht, dass wir unser Wohnzimmer im Büro haben wollen“, fügt Smith hinzu. „Was wir viel eher brauchen, ist etwas, das menschlicher und relevanter ist, und das uns dabei hilft, kreative Ideen zu entwickeln.“

Wie bei jedem komplexen Thema gibt es auch hier nicht nur eine richtige Antwort, die allen Menschen und Unternehmen gerecht wird. Cherie Johnson, Global Design Director bei Steelcase, empfiehlt Unternehmen eine „bewusste Raumgestaltung“: „Man muss zunächst verstehen, wie und warum Menschen Räume nutzen, und erst dann Räume konzipieren, die Klarheit, Einfachheit und eine erkennbare Absicht widerspiegeln.“

Wie lässt sich dieses Ziel erreichen?

Zur Renaissance des Büros zählt die Erkenntnis, dass Emotionen im Arbeitsprozess eine sehr wichtige Rolle spielen. In der Vergangenheit galt Arbeit als überwiegend rationaler, logischer Prozess, bei dem Emotionen die Entscheidungsfindung auf eine eher beunruhigende Art und Weise beeinflussen. Neue Forschungen hingegen beleuchten die Verbindung zwischen Emotionen, der kognitiven Wahrnehmung und dem körperlichen Wohlbefinden – und bestätigen den Einfluss der Gefühle auf den Unternehmenserfolg. Bloße Arbeitsplatzzahlen, z.B. zu Büroflächenkosten oder zur Steigerung der Produktivität, verlieren zunehmend an Bedeutung und werden von einem tieferen Verständnis der Verhaltensweisen am Arbeitsplatz ersetzt. Hinzu kommen Erkenntnisse der Neurowissenschaften, die aufzeigen, was die Menschen motiviert und inspiriert, wenn sie mehr erreichen wollen.

Das Wohlbefinden der Menschen gestalten

Steelcase Forscher und Designer untersuchten die wesentlichen Verknüpfungen des seelischen, kognitiven und körperlichen Wohlbefindens der Menschen. „In Büros, die auf Grundlage alter Arbeitsplatzkennzahlen konzipiert wurden, dreht sich fast alles um Effizienz, während die Menschen dabei verloren gingen. Dies führte zu vielen kühlen und sterilen Arbeitsumgebungen, die am Ende nicht dazu beitrugen, die Geschäftsziele der Unternehmen zu erreichen“, sagt Johnson. „Raum durch die Brille des Wohlbefindens zu betrachten, das entspricht einem sehr ganzheitlichen und humanistischen Ansatz.“

Berücksichtigen Sie Emotionen der Menschen, um deren Motivation und Engagement zu verbessern

• Stärken Sie das Zugehörigkeitsgefühl und fördern Sie die enge Vernetzung der Mitarbeiter.
• Bieten Sie eine sorgfältige Mischung von Gemeinschafts- bzw. Teamflächen und Bereichen, die sich zum konzentrierten Arbeiten oder zum Ausruhen eignen.
• Ermöglichen Sie Ruhepausen im Arbeitsalltag, um den Menschen einen besseren Umgang mit Stressfaktoren zu ermöglichen – diese führen zur körpereigenen Produktion von Kortisol und anderen Hormonen, die Körper und Geist schaden.
• Fördern Sie die Verbundenheit der Menschen mit dem Unternehmen. Dies hilft ihnen, mehr Bedeutung und Sinn in ihrer Arbeit zu sehen.

„Raum durch die Brille des Wohlbefindens zu betrachten, das entspricht einem sehr ganzheitlichen und humanistischen Ansatz.“

Cherie JohnsonGlobal Design Director

Verbessern Sie die Denkleistung des Gehirns

• Unterstützen Sie das menschliche Bedürfnis nach Konzentration und Entspannung, sodass einzelne Mitarbeiter und Teams sich leicht konzentrieren, aber auch Probleme lösen und neue Ideen entwickeln können.
• Unterstützen Sie den sozialen Austausch, der das Gehirn stimuliert und die Kreativität fördert.
• Erleichtern Sie das Teilen von Gedanken und Informationen, um Überbeanspruchungen des Gehirns vorzubeugen.
• Versuchen Sie „Gruppendenken“ zu vermeiden, indem Sie für ausreichend Ruhe und Privatsphäre sorgen – so haben die Menschen genügend Zeit, Informationen zu verarbeiten, eigene Ideen zu entwickeln und bessere Teamplayer zu werden.
• Unterstützen Sie die Mitarbeiter dabei, achtsam und mental stark zu sein, um präsent zu bleiben und konzentriert zu arbeiten.
• Gut integrierte Sensoren, umfassende Computerlösungen und andere Geräte helfen, Arbeitsprozesse zu vereinfachen.

Fördern Sie die Vitalität

• Sorgen Sie für viel Bewegung im Arbeitsalltag, um körperliche und geistige Kräfte zu stärken.
• Bieten Sie vielfältige Sitzhaltungen, in denen sich die Mitarbeiter wohlfühlen und aktiv bleiben.
• Fördern Sie ergonomisches und aktives Sitzen, damit sich die Menschen bewegen und ihre Körperhaltung verändern können – so lassen sich Rücken- und Nackenprobleme verhindern, vor allem dann, wenn Bewegungen nicht ohnehin Teil des Jobs sind.

Das Steelcase Design Studio hat sechs Strategien entwickelt, die für die richtige Balance sorgen, wenn es um Raumgestaltungen geht, die das Zusammenspiel von seelischem, kognitivem und körperlichem Wohlbefindens unterstützen sollen:

1. Sorgen Sie für gleichberechtigt nutzbare Räume – Ähnlich einem gesunden, von biologischer Vielfalt geprägten Ökosystem in der Natur, sollten auch Büros über vielfältige Räume verfügen, die unterschiedliche Arbeitsweisen fördern und Mitarbeitern aus allen Hierarchieebenen offen stehen.
2. Berücksichtigen Sie das menschliche Bedürfnis nach Privatsphäre – Bringen Sie den Wunsch nach Offenheit und das Bedürfnis nach Rückzug in ein ausgewogenes Verhältnis. Schaffen Sie Orte, die das konzentrierte Arbeiten ebenso unterstützen wie das Entspannen.
3. Ermöglichen Sie verschiedene Sitzhaltungen und viel Bewegung – Sehen Sie Bereiche vor, die es den Mitarbeitern ermöglichen, in der von ihnen bevorzugten Haltung zu arbeiten: in Loungemöbeln, zurückgelehnt, aufrecht sitzend, im Stehen oder im Laufen.
4. Fördern Sie die Individualisierung – Planen Sie Räume, die für Mitarbeiter und Unternehmen maßgeschneidert sind. Selbstentfaltung und Authentizität der Menschen sind wichtiger als Perfektion.
5. Unterstützen Sie die Menschen in ihrer Leistungsfähigkeit – Die einladensten und inspirierendsten Orte müssen die Menschen dabei unterstützen, in ihrer Arbeit wirkliche Fortschritte zu erzielen. Integrieren Sie Techniklösungen, die die Zusammenarbeit fördern, die zu mehr Bewegung anregen und die das Konzentrieren erleichtern. Helfen Sie den Menschen, ihre Lieblingsarbeitsplätze zu finden und sorgen Sie für FeedbackSchleifen, damit Unternehmen erfahren, was funktioniert und was nicht (see Driving the Wellbeing of People).
6. Lassen Sie sich von der Natur anregen – Stellen Sie nicht einfach nur Pflanzen hin (was wichtig ist), sondern sorgen Sie für Vielfalt. Setzen Sie auf natürliche Materialien und unterschiedlichste Formen, Muster und Texturen.

„Man muss zunächst verstehen, wie und warum Menschen Räume nutzen, und erst dann Räume konzipieren, die Klarheit, Einfachheit und eine erkennbare Absicht widerspiegeln.“

Cherie JohnsonDirector, Global Design

Substanz über Status

„Die besten Arbeitsumgebungen sind jene, die vielfältige Wahlmöglichkeiten bieten – innerhalb einer Kultur, die die Menschen dazu animiert, diese auch tatsächlich wahrzunehmen. In der konsumbewussten Gesellschaft von heute streben die Menschen eher nach Substanz als nach Status. Individualisierungen sorgen für mehr Wahlmöglichkeiten, fördern die Ausdrucksfähigkeit und beteiligen die Kunden am Arbeitsprozess“, erklärt John Hamilton, Design Director bei Coalesse.

Die Renaissance des Büros ist für Ludwig weit mehr als nur eine oberflächliche Modeerscheinung. „Die Menschen verlangen nach emotionalen Verbindungen, kreativer Selbstentfaltung und Authentizität. Es geht nicht um Tischtennisplatten oder ein paar interessante Stühle vom Flohmarkt. Mitarbeiter wollen sich mit den Räumen, in denen sie arbeiten, verbunden fühlen. Sie wollen sie als Teil von sich selbst erleben und nicht als etwas, das ihnen von außen übergestülpt wurde.“

Phasen des kulturellen Wandels können für alle Beteiligten sehr schwierig und stressig sein. Eine Renaissance hingegen kann den Menschen neue Möglichkeiten bieten, mehr Sinn in ihrer Arbeit zu erleben, während sie Unternehmen oft erfolgreicher werden lässt als je zuvor.

„Mitarbeiter wollen sich mit den Räumen, in denen sie arbeiten, verbunden fühlen. Sie wollen sie als Teil von sich selbst erleben und nicht als etwas, das ihnen von außen übergestülpt wurde.“

James LudwigVice President, Global Design

Wussten die Menschen, die im 17. Jahrhundert in Europa lebten, dass sie sich mitten in den Geburtswehen einer Renaissance befanden? Erst im Nachhinein können wir erkennen, was diese Zeit zu unseren Vorstellungen vom Menschsein mit all der Schönheit, Freude und Bedeutung beigetragen hat. Auch heute können wir nicht vorhersehen, wie die aktuelle kulturelle Bewegung die Art und Weise, wie Menschen ihre Beziehung zur Arbeit und zum Arbeitsplatz sehen, neu definieren wird. Egal, ob man es nun als Rebellion oder Renaissance bezeichnet – Veränderungen am Arbeitsplatz finden statt und schaffen Raum für mehr Menschlichkeit und Emotionen bei der Arbeit.

Wie Sie Ihre Arbeitsumgebung verändern können

Die von vielen Unternehmen angewendeten konventionellen Ansätze der Arbeitsplatzgestaltung haben zu uninspirierten und von den Menschen abgelehnten Arbeitsumgebungen geführt. Diese Rebellion im Büro bewegt Unternehmen dazu, ihre Arbeitsplatzstrategien zu überdenken und auf diesem Gebiet völlig neue Wege zu gehen.

Die folgenden Grundrisse zeigen, wie sich ein traditionelles Bürolayout umwandeln lässt in eine Arbeitsumgebung, die die Menschen durch die Berücksichtigung ihres seelischen, kognitiven und körperlichen Wohlbefindens inspiriert und motiviert.

vorher

Gewöhnliche Büros waren vor allem einheitlich und standardisiert. Der Großteil der in zwei große Bereiche aufgeteilten Fläche war von Einzelarbeitsplätzen belegt, an denen die Mitarbeiter meistens allein arbeiteten. Eine Cafeteria bot einen Ort zum Mittagessen; die Besprechungsräume dienten überwiegend der informativen Zusammenarbeit.
Durch

nachher

Durch die reduzierte Zahl der fest zugeordneten Arbeitsplätze und die Schaffung eines Ökosystems von Räumen, erhalten die Mitarbeiter die Freiheit, selbst darüber zu entscheiden, wie und wo sie arbeiten.

Bislang kaum mehr als eine Cafeteria mit Snacks und Getränken, treffen sich im Social Hub heute die Mitarbeiter, um sich auszutauschen und zusammenzuarbeiten.

Der gezielt in der Nähe des Social Hubs situierte Bereich für Nomaden unterstützt mobile Arbeitsweisen und eignet sich für das Arbeiten allein ebenso wie für die Teamarbeit. Hier kann man für Kollegen präsent sein oder einen abgeschirmten Arbeitsplatz zum konzentrierten Arbeiten aufsuchen.

Der Open Space mit fest zugeordneten Arbeitsplätzen bietet auch Bereiche für Führungskräfte, um so das Lernen und schnelle Problemlösen zu fördern.

Im Materialbereich können Mitarbeiter ihre Jacken und Taschen sicher verstauen, aber auch Arbeitsmittel aufbewahren.

Besprechungsbereiche bieten vielfältige Bereiche, die die generative, informative und bewertende Zusammenarbeit unterstützen.