Im Verlauf der Pandemie haben führende Unternehmen auf der ganzen Welt festgestellt, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter inzwischen neue Arbeitsweisen nutzen möchten. Studien von Microsoft belegen darüber hinaus, dass 41 Prozent der Angestellten weltweit mit dem Gedanken spielen, noch in diesem Jahr ihre Stelle zu kündigen. Diese alarmierenden Ergebnisse fachen Diskussion darüber an, wie eine neue hybride Arbeitsumgebung und -atmosphäre aussehen soll, die die Bedürfnisse und Wünsche der Angestellten, Teams und Unternehmen gleichermaßen erfüllt.

Es gibt keine Patentlösung, um den Angestellten mehr Einfluss auf ihren Tagesablauf zu geben, ein Zugehörigkeits- und Gemeinschaftsgefühl zu schaffen und gleichzeitig die Unternehmensziele zu berücksichtigen. Doch es steht viel auf dem Spiel. Wer die falschen Entscheidungen trifft, läuft Gefahr, seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verlieren.

Wie gehen Unternehmen in dieser Situation vor? Wieso ergreifen einige Unternehmen die Initiative, während andere noch zögern? Und wieso sind einige Unternehmen mutig genug, sich auch in unsicheren Zeiten selbstbewusst Entscheidungen zu treffen? Im Frühjahr 2021 bat Steelcase Führungskräfte aus acht Ländern1, ihre Meinung zu den aktuellen Entwicklungen abzugeben.

Vorgehensweisen verschiedener Unternehmen

Viele Studienteilnehmerinnen und -teilnehmer haben bestätigt, dass die Pandemie das Veränderungstempo beschleunigt hat. „Wir hätten uns mit diesen Themen nie beschäftigt, wenn wir nicht von der Pandemie betroffen wären. Wahrscheinlich hätten wir sie erst in 10 Jahren thematisiert, nachdem alle anderen die Anpassungen längst durchgeführt haben“, meint ein Studienteilnehmer.

Mehr Flexibilität für Angestellte
Die Pandemie hat das Tempo, in dem Veränderungen vollzogen werden, beschleunigt. Führungskräfte und Entscheider auf der ganzen Welt, aber insbesondere in Japan, Deutschland, dem Vereinigten Königreich und den USA planen, mehr hybride Arbeit zu ermöglichen als vor Covid-19.

Striktere Vorgaben für die hybride Arbeit würden Unternehmen mehr Planungssicherheit und erleichtern Investitionen am Arbeitsplatz bieten. Dennoch planen die meisten Führungskräfte momentan, ihre Angestellten selbst entscheiden zu lassen, wann sie ins Büro kommen möchten2.

31 % der Angestellten entscheiden täglich aufs Neue, wo sie arbeiten möchten
46 % der Angestellten wählen feste Tage, an denen sie im Büro arbeiten
23 % der Unternehmen entscheiden, an welchen Tagen ihre Angestellten im Büro arbeiten sollen

Vergrößerung der Immobilienfläche
Trotz der sich ändernden Arbeitsrichtlinien gehen die Entscheidungsträger aller Länder, aber insbesondere in China, davon aus, dass sie ihre Immobilienfläche vergrößern werden. Studien weisen darauf hin, dass dies auch auf Wachstumspläne der Unternehmen zurückzuführen sein könnte.

Interessanterweise scheint der Anteil an Fernarbeit keinen Einfluss darauf zu haben, wie Unternehmen ihre Immobilienfläche planen. Unternehmen, die einen Anstieg bei der Fernarbeit erwarten (hoher Home-Office-Anteil und geringer Büro-Anteil) planen dennoch, ihre Immobilienfläche auszuweiten.

19 % der Unternehmen mit hohem Home-Office-Anteil³ möchten ihre Immobilienfläche erweitern
29 % der Unternehmen mit geringem Büro-Anteil³ möchten ihre Immobilienfläche erweitern
18 % der Unternehmen mit mittlerem Büro-Anteil³ möchten ihre Immobilienfläche erweitern
16 % der Unternehmen mit hohem Büro-Anteil³ möchten ihre Immobilienfläche erweitern

Wohlbefinden gewinnt an Bedeutung
Führungskräfte geben darüber hinaus an, dass das Wohlbefinden Ihrer Angestellten und Communitys ein Rolle spielt, was die Planung der Arbeitsumgebung (nach Covid-19) betrifft:

72 % Verhinderung von Krankheitsübertragungen wird eine Rolle spielen bei der Auswahl der Möbel
70 % Nachhaltigkeit wird bei der Möbelauswahl eine größere Rolle spielen
68 % das Wohlbefinden der Mitarbeiter wird beim Arbeitsplatz-Design deutlich mehr Beachtung finden

Warum einige Unternehmen schneller agieren als andere

Viele Unternehmen möchten ihre Räumlichkeiten anpassen – einige agieren allerdings deutlich schneller und selbstbewusster als andere.

● 81 % planen, noch 2021 ihre neue Arbeitsplatzstrategie umzusetzen
● Jedoch sind nur 38 % vollständig überzeugt von ihrer Arbeitsplatzstrategie

Studien belegen, dass in Unternehmen, die nach der Pandemie in der Lage sind, schneller ganzheitlichere Entscheidungen zu treffen, die Beziehung zwischen Personalabteilung, IT und Facility Management bereits vor Covid-19 besonders gut war.

„Es ist offensichtlich, dass wir die Menschen wieder ins Büro zurückholen müssen… Und auch, dass wir versuchen werden, Anpassungen durchzuführen, ohne unser Budget völlig überzustrapazieren.”

Studienteilnehmer

Neue Aufgaben. Neue Räume
Weltweit beschäftigt Unternehmen die Frage, ob sie ihre Arbeitsumgebungen auf andere Weise gestalten sollten. Große US-amerikanische Unternehmen (10.000+ Angestellte) planen besonders häufig, Anpassungen vorzunehmen, um mehr Flexibilität zu bieten und eine gute Zusammenarbeit zu fördern.

● 89 % werden weniger zugeordnete Arbeitsplätze anbieten
(55 % in Deutschland)
● 67 % werden mehr Bereiche zur Zusammenarbeit anbieten

Laut Studien haben Führungskräfte erkannt, dass der Arbeitsplatz ein wichtiger Katalysator ist, um die Beziehungen zwischen Kollegen (vor Ort und remote), Einzelpersonen und dem Unternehmen zu verbessern. Entscheidungsträger auf der ganzen Welt gehen davon aus, dass bestimmte Aspekte am Arbeitsplatz deutlich an Bedeutung gewinnen werden, darunter:

71 % technische Upgrades für Arbeitsnischen
69 % gut ausgerüstete Zwischenbereiche (gemeinschaftlich genutzte Bereiche)
69 % Bereiche zur Zusammenarbeit (allgemein)
68 % Bereiche zur hybriden Zusammenarbeit

Und obwohl die Unternehmen mit deutlich flexibleren Arbeitsmodi rechnen, gehen sie dennoch davon aus, dass im Büro weiterhin Teamarbeit und individuelle Arbeit gleichermaßen unterstützt werden müssen.

69 % Besprechungen (informativ
55 % Fokus
49 % Lernen
47 % Zusammenarbeit (generativ)
29 % Soziale Interaktionen
7 % Erholung

Wie Unternehmen Vertrauen schaffen

Um das Vertrauen der Belegschaft in ihre Entscheidungen zu stärken, versuchen Unternehmen herauszufinden, wie sie die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter adressieren können. Momentan ändern sich die Verhaltensmuster der Angestellten noch häufig, weshalb Entscheidungsträger versuchen, deren Verhalten zu beurteilen: Mithilfe entsprechender Technologien messen sie das Nutzerverhalten und prüfen, ob Arbeitsumgebungen flexibel genug sind, um eine schwankende Raumauslastung zu bewältigen. Stolze 90 % der Unternehmen messen die Nutzungsrate ihrer Arbeitsplätze.

„Datenerhebung zum Arbeitsplatz ist sehr wichtig für uns. Wir messen die Nutzung aller Bereiche… Dies erlaubt uns, die Umgebung genau auf die Bedürfnisse jeder einzelnen Gruppe zuzuschneiden.“

Studienteilnehmer

Fokus auf Prototypen
Unternehmen werden in Zukunft noch sehr viel mehr Wert auf die Planung ihrer Büroumgebung legen als bisher. Die Angestellten werden bewusst entscheiden wollen, welche Tätigkeit sie wann wo ausüben und wie häufig dies der Fall sein soll. Um das Investitionsrisiko für Unternehmen zu minimieren und die Entscheidungsfindung zu beschleunigen, führen zahlreiche Unternehmen Pilotprojekte durch oder versuchen, Verhaltensmuster abzuleiten.

In den USA, Frankreich, Deutschland, China und Indien greifen die Unternehmen, die aussagekräftige Pilotprojekte signifikanter Größenordnung planen, deutlich häufiger auf Möglichkeiten zur Messung der Raumnutzung zurück.

Die richtige hybride Strategie zu definieren, wird für die meisten Unternehmen ein längerfristiger Prozess sein. Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass das hybride Konzept im Laufe der Zeit immer wieder angepasst und weiterentwickelt werden muss. Aber durch die engere Verknüpfung von Personalwesen, IT und Facility Management sowie die Messung neuer Verhaltensweisen, Mitarbeiterbefragungen und Experimente mit Prototypen gelingt es Unternehmen, die richtigen Entscheidungen zu treffen, wettbewerbsfähiger zu werden und eine bessere Arbeitsatmosphäre und -umgebung für ihre Teams zu schaffen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie eine bessere Arbeitsatmosphäre und einen besseren Arbeitsplatz konzipieren? Besuchen Sie uns auf steelcase.com/wir-unterstützen-sie