Weltweit gehen Unternehmen mehr und mehr zu digitalem und stark kundenorientiertem Arbeiten über. Als Konsequenz werden viele etablierte Arbeitsweisen durch modernere Methoden ersetzt. Führungskräfte wissen, dass kontinuierliche Innovationsleistung nicht möglich ist, wenn die Angestellten dazu gezwungen sind, lineare Prozesse durchzuführen und wenn eine Silomentalität herrscht. Um voranzukommen, ist ein deutlich agileres Vorgehen nötig. Zusammenarbeit spielt hierbei eine entscheidende Rolle.

„Früher wurde ein gemeinsames Briefing durchgeführt. Dann hat jeder allein an seinen Aufgaben gearbeitet und am Ende wurden die Arbeitsergebnisse zusammengeführt und an den Kunden weitergereicht“, so Marcel Kammermayer, Managing Director von Plan.Net Innovation. „Als wir uns mit unserem neuen Beratungsangebot beschäftigten, wurde uns klar, dass wir die so entstandenen Silos sprengen und unsere Kunden in Entwicklungsprozesse mit einbeziehen mussten.“

Die zwei bisher klar abgegrenzten Teams bei Plan.Net Innovation – die Consultants und die Kreativen – sollten in Zukunft bereichsübergreifend zusammenarbeiten, da man sich von einer engeren Kooperation der kreativen Strategen, Designer, Produktverantwortlichen, Berater, UX/UI-Experten und kreativen Coder deutlich bessere Arbeitsergebnisse erhoffte. Um die Arbeitsweise des Teams zu verändern, wurden agile Prozesse und Teamarbeitsverfahren angewandt, wie z.B. Design Sprints, Anwendertests und schnelle Prototypenerstellung.

Diese Vorgehensweise übernahm Plan.Net nicht nur in den eigenen Räumen, sondern auch direkt beim Kunden. Dabei zeigte sich, dass auch der Arbeitsplatz angepasst werden musste, damit sich die neuen Prozesse und Verhaltensweisen etablieren konnten.

UMGESTALTUNG DER ARBEITSUMGEBUNG

Plan.Net Innovations bisherige Arbeitsumgebung unterstützte die kontinuierliche Zusammenarbeit, die für den Erfolg des Unternehmens entscheidend ist, nicht ausreichend. Die kreativen und beratenden Teams arbeiteten getrennt in verschiedenen Bereichen. Es standen nicht die richtigen Besprechungsräume zur Verfügung und es gab keine Räume, in denen Teams ihre Arbeit vorstellen und schnell und unkompliziert Ideen austauschen konnten.

„Wir sind überzeugt, dass monotone Arbeitsabläufe und -prozesse und unflexible Arbeitsplätze die kreative Arbeit behindern. Um die Kreativität zu fördern, haben wir unsere Büros zielgerichtet umgestaltet.“

Marcel KammermayerManaging Director, Plan.Net Innovation

„Die Arbeitswelt und die Ansprüche an den Einzelnen haben sich in den letzten Jahren drastisch verändert“, erklärt Kammermayer. „Wir sind überzeugt, dass monotone Arbeitsabläufe und -prozesse und unflexible Arbeitsplätze die kreative Arbeit behindern. Um die Kreativität zu fördern, haben wir unsere Büros zielgerichtet umgestaltet.“

Kammermayer wollte eine Arbeitsumgebung erschaffen, die die neue Vision des Unternehmens deutlich ausstrahlt und Angestellte und Kunden gleichermaßen inspiriert. Er stellte sich eine Umgebung vor, die die Menschen bei der Arbeit gerne aufsuchen. Das Team wünschte sich ein flexibles Design, das neue agile Methoden und Teamarbeitsprozesse unterstützt, aber auch eigenständiges, fokussiertes Arbeiten ermöglicht. „Wo und wie wir arbeiten, hat einen großen Einfluss auf unsere Arbeit und unser Verhalten“, betont Kammermayer.

Das Plan.Net Innovation Team arbeitete immer häufiger zusammen mit seinen Kunden in Design Sprints. Die neue Umgebung sollte für diese Form der Zusammenarbeit adäquat ausgestattet sein. „Wir wünschten uns eine einladende Umgebung, die die Kreativität fördert und eine Infrastruktur, die diese Form der Zusammenarbeit voranbringt“, erklärt Kammermayer.

DESIGN, DAS DIE ZUSAMMENARBEIT FÖRDERT

Kammermayers Team startete den Designprozess in den eigenen Räumlichkeiten, um herauszufinden, welche Aspekte dem Team besonders wichtig waren. Nachdem sie die ersten Lösungen im Alleingang entwickelt hatten, stellte das Team fest, dass externer Input nötig war, um alle Wünsche und Bedürfnisse zufriedenstellend umzusetzen. Deshalb wandte sich Plan.Net an Steelcase.

„Steelcase beobachtete und analysierte über mehrere Wochen die Arbeitsprozesse des Teams. Daraus ließen sich wertvolle Erkenntnisse dazu ableiten, wie wir arbeiten und welche unterschiedlichen Verhaltensweisen wir bei der Arbeit zeigen“, so Kammermayer. „Zum Bespiel stellten wir fest, dass nicht nur die zwei Arbeitsmodi ‚allein‘ oder ‚in der Gruppe‘ adressiert werden mussten. Es gibt viele weitere Varianten, wie die Arbeit in Kleinteams, die Arbeit zu zweit oder auch entspannte Treffen in ruhigem Rahmen nach einer kreativen Session. Diese wertvollen Erkenntnisse sind in die Raumplanung eingeflossen.“

VERSCHIEDENE BEREICHE FÜR UNTERSCHIEDLICHE ARBEITSSTILE

Die neue Arbeitsumgebung ist in drei verschiedene Zonen unterteilt – einen Hauptarbeitsbereich, einen informellen Bereich mit Loungecharakter und einen Sprint-Bereich. So werden alle Arbeitsstile unterstützt und die Umgebung fördert gleichzeitig Flexibilität, Bewegung und Zusammenarbeit.

Im Hauptarbeitsbereich befinden sich die Teamarbeitsplätze. Man kann dort sowohl im Stehen als auch im Sitzen arbeiten, was zu mehr Bewegung im Laufe des Arbeitstags anregt und so dem Wohlbefinden dient. In die Focus Nooks ziehen sich die Mitarbeiter vor allem dann zurück, wenn sie ungestört konzentriert arbeiten möchten. Im Gegensatz dazu werden die Gemeinschaftsbereiche vor allem für spontane Stand-Ups und Brainstorming-Sessions genutzt. Es steht zusätzlich ein privater Besprechungsraum für förmliche und vertrauliche Treffen mit Kunden zur Verfügung.

In der direkten Nachbarschaft liegt der entspannte Loungebereich, den die Mitarbeiter zur Erholung und für lockere Teammeetings nutzen und der außerdem häufig als Treffpunkt fürs Mittagessen dient.

Der Sprint-Bereich ist in drei Teile unterteilt, um verschiedene Aspekte des Designprozesses und der Prototypenentwicklung zu unterstützen. Ein fester Gruppenbereich mit einem großen Tisch dient als Teamtreffpunkt für tägliche Stand-Up Meetings und zur Definition der wichtigsten Aufgaben. Von diesem Bereich aus kommt man zu einem sehr viel flexibleren Raum mit beweglichen Möbeln und beschreibbaren Wänden für die im Designprozess erwünschten ‚chaotischen‘ Experimentier- und Brainstorming-Sessions. Schließlich steht noch eine Umgebung für Aufgaben zur Verfügung, die besonders viel Fokus erfordern, z.B. die Arbeit in Kleingruppen oder allein. Dieser Bereich dient außerdem als Rückzugsort zur Erholung, an dem jeder nach Bedarf den erwünschten Privatsphäregrad selbst wählen kann.

Die flexible und mobile Arbeitsumgebung führt nicht nur zu einer effektiveren Zusammenarbeit der Teams. Sie kann auch während der Pandemie genutzt werden.

DER ARBEITSPLATZ IM ZEITALTER DER PANDEMIE

Plan.Net Innovations neue Arbeitsumgebung wurde vor Beginn der Pandemie entworfen. Das Unternehmen konnte aber aufgrund der neuen Umgebung besser auf die Krise reagieren. Die flexible und mobile Arbeitsumgebung führt nicht nur zu einer effektiveren Zusammenarbeit der Teams. Sie kann auch während der Pandemie genutzt werden.

„Seit der Coronakrise arbeiten wir mehr denn je digital“, sagt Kammermayer. „Als moderne digitale Agentur haben wir natürlich immer alles darangesetzt, die Bedürfnisse unserer Kunden zu erfüllen. Aber es zeigte sich im Laufe der Zeit, dass die persönlichen Kontakte und der persönliche Austausch mehr fehlten als ursprünglich angenommen. Wir wollten dem entgegenwirken. Da unsere Arbeitsumgebung ohnehin mit Fokus auf Flexibilität entworfen worden war, ließen sich die Maßnahmen zum Schutz unserer Angestellten und Kunden in Zeiten der Pandemie relativ einfach umsetzen. Wir konnten sogar die gesamte Büroumgebung an die neuen Hygiene- und Abstandsvorgaben anpassen, ohne den laufenden Betrieb unterbrechen zu müssen. Die Änderungen am Raumdesign und an der Raumstruktur waren eher subtil, aber dennoch wirksam. Als wir wieder im Unternehmen zusammenkamen, fühlten sich alle wohl und sicher. Jetzt arbeiten wir wieder zusammen mit unseren Kunden vor Ort in unseren Räumen.“

EINE NEUE HERANGEHENSWEISE

Mit den neuen Räumlichkeiten steht dem Plan.Net Innovations Team eine smarte, inspirierende Umgebung zur Verfügung, die die Mitarbeiter motiviert und gleichzeitig entscheidend dazu beiträgt, dass sie agilere Arbeitsweisen anwenden und zu kurzen, iterativen Arbeitszyklen übergehen.

„Agile ist eine Geisteshaltung und die Umgebung hilft den Mitarbeitern, diese Geisteshaltung anzunehmen“, so Marcel Kammermayer. „Die neu gestalteten Räume haben den Übergang zu neuen Prozessen und Arbeitsweisen deutlich erleichtert und wirkten als Katalysator für kreativere und innovativere Arbeit. Einige unserer Mitarbeiter kennen agile Arbeitsmethoden schon lange, andere waren bisher noch nicht vertraut damit. Die neue Arbeitsumgebung sorgt dafür, dass diese Diskrepanz nicht ins Gewicht fällt und unterstützt über die Raumgestaltung selbst die Definition der nötigen Prozesse.“