Nach 18 Jahren am Place de la République ist Steelcase Paris in das nur einen Katzensprung vom Olympia Konzerthaus und dem Palais Garnier gelegene quirlige 9. Arrondissement gezogen. In der jetzigen, nach wie vor von der Pandemie geprägten Zeit müssen Arbeitsumgebungen neue Erwartungen der Angestellten erfüllen und auf die veränderten Arbeitsweisen, die wir angenommen haben, eingehen. Das neue Steelcase WorkLife Center in Paris wurde deshalb als Testgelände für neue Lösungen zum hybriden Arbeiten angelegt und soll das Gemeinschaftsgefühl fördern, das zur Ideenfindung und fürs Wohlbefinden wichtig ist.

Für Steelcase in Paris bot sich die Möglichkeit zum Umzug zum genau richtigen Zeitpunkt. Nach eineinhalb Jahren Pandemie und diversen Lockdowns inklusive verpflichtendem Home-Office hatten die sozialen Beziehungen der Belegschaft deutlich gelitten. Der Anstieg der hybriden Arbeit brachte neue Bedürfnisse und einen Wunsch nach Veränderung mit sich, der stärker war denn je.

EINE HYBRIDE ARBEITSKULTUR ETABLIEREN

„Hybride Arbeit hat einen Bedarf an neuen Arbeitsumgebungen geschaffen, die flexible Übergänge zwischen virtueller Teilnahme und Präsenz im Unternehmen ermöglichen, wofür eine technisch entsprechend gute Ausstattung jedes einzelnen Bereichs nötig ist“, erklärt Guillaume Alvarez, Steelcase Senior Vice President für Europa, den Nahen Osten & Afrika.

Aufgrund der Pandemie wurde Etabliertes infrage gestellt und die Wichtigkeit einer bedeutsamen und sinnstiftenden Arbeit rückte wieder in den Vordergrund. Es war besonders wichtig, die Bindung der Mitarbeitenden zum Unternehmen zu stärken, indem der Arbeitsplatz deren Erwartungen erfüllt.

Die Wahl der neuen Unternehmensflächen fiel bewusst auf zwei große Büros am Place Edouard VII im 9. Pariser Arondissement: Die 1.300 Quadratmeter des luxuriösen Bürokomplexes liegen in einer sehr renommierten Umgebung eines für Paris überaus charakteristischen Viertels. „Der Stellenwert der Arbeitsumgebung kann gar nicht oft genug betont werden”, erklärt Mickaël Locoh, Vice President of Sales bei Steelcase, nachdrücklich. „Eine ansprechendere Umgebung setzt eine ganz neue Dynamik bei Kunden und Angestellten in Gang.“

CHANGE MANAGEMENT

Die Mitarbeitenden werden in jedem Stadium des Prozesses mit einbezogen. Das Team von Steelcase Applied Research + Consulting leitete in Paris die Arbeitsplatztransformation und Change Management. Es tauschte sich mit Angestellten und Führungskräften aus, um herauszufinden, wie sie den Veränderungen gegenüberstanden und um ihre Wünsche und Bedürfnisse zu identifizieren. Das Projektteam führte außerdem in regelmäßigen Abständen virtuelle Angestelltenbesprechungen als Ergänzung zu den Gesprächen mit den Belegschaftsvertretern durch.

„Der Change Management-Prozess endet nicht an dem Tag, an dem wir die neuen Räumlichkeiten beziehen”, erklärt Chantal Gier, Human Resources Director. „Es ist ein langfristiger Prozess. Wir beobachten, wie das gemeinsame Leben und Arbeiten in der neuen Umgebung stattfindet, um dann die nötigen Anpassungen vorzunehmen.“

EIN NEUER HYBRIDER ARBEITSPLATZ

Beim Design des neuen WorkLife Centers in Paris flossen aktuelle Erkenntnisse aus Steelcase-Untersuchungen zu neuen Arbeitsweisen und veränderten Bedürfnissen der Angestellten mit ein. Die global angelegte Steelcase-Studie zeigte, dass die Menschen sich jetzt ein Zugehörigkeitsgefühl wünschen und mehr Einfluss darauf haben möchten, wie und wo sie arbeiten. „Das Büro ist ein Schmelztiegel der Arbeitskultur – ein Ort, der Verbindungen zwischen Menschen schafft“, hebt Alvarez hervor.

Wie sich die Angestellten bei der Arbeit fühlen, wirkt sich außerdem deutlich auf den Unternehmenserfolg aus. In Frankreich beispielsweise sind diejenigen, die gerne im Unternehmensbüro arbeiten, deutlich engagierter (+33 %), produktiver (+13 %) und fühlen sich der Unternehmenskultur stärker zugehörig (+35 %).

DESIGN MIT FOKUS AUF ZUGEHÖRIGKEIT

Um die Chance auf zufällige Begegnungen und Interaktionen, die das Zugehörigkeitsgefühl stärken, zu erhöhen, schuf das Design Team an strategischen Punkten im Gebäude sogenannte ‚Magnet Spaces‘, die die Ausstattung und Services bieten, die sich die Angestellten wünschen.

Das WorkCafé ist das beste Beispiel: es ist ein sozialer Treffpunkt, der am Eingang der Arbeitsbereiche liegt und somit den ganzen Tag über zum Ort der Begegnung für die Angestellten wird. Die entspannte und freundliche Atmosphäre des Cafés fördert den ungezwungenen Austausch bei einer Tasse Kaffee. Es gibt einen großen Gemeinschaftstisch sowie Bereiche und Pods im Lounge-Stil. Die Umgebung eignet sich auch zur Erledigung von Aufgaben vor einem Meeting, für Telefonate oder um sich eine kurze Pause zu gönnen.

DESIGN MIT FOKUS AUF AUSWAHL + KONTROLLE

Ein wichtiges Ziel des Projektteams war es, den Angestellten mehr Möglichkeiten in Form vieler verschiedener Settings zu bieten. Auf der gesamten Fläche können die Mitarbeitenden entscheiden, ob sie in einer offenen Umgebung arbeiten möchten oder in einem abgeschlossenen Bereich. Alle Settings ermöglichen es, in verschiedenen Körperhaltungen tätig zu sein. Die Tische sind nicht zugeordnet. Jeder sucht sich aus, wo er/sie arbeiten möchte, je nachdem, welche Aufgaben gerade anstehen. „Kein Bereich adressiert nur einen Arbeitsmodus oder nur eine Aktivität“, erklärt Noga Lasser, Director des Design Teams. „Jeder Bereich ist so angelegt, dass er verschiedene Tools bietet und das Privatsphäreniveau angepasst werden kann. Flexibilität war uns enorm wichtig.“

DESIGN MIT FOKUS AUF PRODUKTIVITÄT

Erfolgreiches hybrides Arbeiten erfordert Investitionen in die technologische Ausstattung. Deshalb arbeitete das Design Team Hand in Hand mit der IT-Abteilung, um herauszufinden, wie sich Raum und Technologie im neuen Pariser WorkLife Center in Einklang bringen lassen.

Der Großteil der Arbeitsbereiche ist jetzt komplett für hybrides Arbeiten ausgerüstet. Alle Besprechungsbereiche verfügen unabhängig von ihrem Layout über die für Videokonferenzen benötigte Ausrüstung, um hybride Teilnehmende zu integrieren. Die hybride Zusammenarbeit wird erleichtert durch unterstützende Cisco-Technologie, die hervorragende Sound-, Video- und Content Sharing-Eigenschaften bietet – sogar für kleinere Bereiche.

In der ‚Customer Oasis‘, einem informellen Empfangsbereich gleich beim Empfang, befindet sich ein großer Screen, über den ein oder mehrere virtuelle Gäste zugeschaltet werden können. Bei Kundenbesuchen können die Angestellten bei Bedarf einen an einem anderen Standort tätigen Experten zurate ziehen.

Die neuen Lernbereiche sind sehr viel inklusiver und bieten ebenfalls optimale hybride Rahmenbedingungen. Das IT-Team erreichte dies durch die Installation zweier großformatiger Microsoft Surface Hubs, von denen eines an der Wand befestigt ist und das andere mobil genutzt werden kann. Diese zwei Bildschirme schaffen eine hervorragende Sichtbarkeit und tragen zu mehr Gleichberechtigung für die vor Ort anwesenden Mitarbeitenden und die zugeschalteten Angestellten bei. Eine Kamera erfasst die auf den Whiteboards geschriebenen Informationen und projiziert sie in eine Videokonferenz-App, wodurch sich die virtuellen Teilnehmenden so fühlen, als seien auch sie tatsächlich im Raum mit den anderen.

Um den gesamten hybriden Auftritt zu verbessern, wurde jeder Tisch mit außen sowie seitlich befestigten akustischen Paneelen versehen, damit die in unmittelbarer Nähe sitzenden Kolleg*innen nicht von Telefonaten unterbrochen werden. Die neue Steelcase Eclipse Leuchte wird verwendet, um das Aussehen in Video-Calls zu optimieren.

Das Projektteam kreierte auch einen ‚Digitale Galerie‘ genannten Testbereich, um das Potenzial der hybriden Arbeit vollumfänglich zu testen. Bei diesem in einer offenen Arbeitsumgebung gelegenen Bereich liegt der Fokus auf Beleuchtung, Kameras, Sound und dem Teilen von Inhalten, um optimale Bedingungen sowohl für die im Unternehmen Anwesenden als auch die virtuell zugeschalteten Teilnehmenden zu schaffen.

DESIGN MIT FOKUS AUF WOHLBEFINDEN

Es gilt inzwischen als gesichert, dass das Wohlbefinden der Menschen im Verlauf der Pandemie stark gelitten hat. Wenn Sie an den Arbeitsplatz zurückkehren, erwarten sie, dass ihrem Wohlbefinden ein hoher Stellenwert beigemessen wird. Besonderes Augenmerk legen sie hierbei auf Komfort und Ergonomie. 23 Tische des neuen Pariser WorkLife Centers sind höhenverstellbar und jeder Arbeitsbereich verfügt über erstklassige Stühle, die zu mehr Bewegung und aktivem Sitzen anregen.

Neben dem physischen ist der kognitive Komfort ein Schlüsselelement des ganzheitlichen Wohlbefindens. Die Angestellten fühlen sich auch in offenen Arbeitsumgebungen wohl, wenn sie die Möglichkeit haben, sich in einen privaten Raum zurückzuziehen, um sich zu konzentrieren, zu telefonieren oder kurz in Ruhe und ohne Ablenkungen arbeiten möchten. Im Pariser WorkLife Center stehen für Momente des Rückzugs im gesamten Gebäude vielfältige Konfigurationen zur Verfügung – von voll ausgestatteten Enklaven und Telefonkabinen über Abgrenzungen und am Tisch befestigte Screens.

Das emotionale Wohlbefinden spielt eine Schlüsselrolle in Bezug auf Mitarbeiterengagement und stärkt das Zugehörigkeitsgefühl. Das Design Team wollte hierfür in den neuen Räumen die typische Pariser Ästhetik integrieren und die lokale Kultur würdigen. Dies zeigt sich sowohl in den Konfigurationen selbst als auch in der Architektur und der Materialauswahl. Sowohl der typische Stil des berühmten Pariser Stadtplaners Georges-Eugène Haussmann aus dem 19 Jhdt. in einem Gebäudeteil als auch die Nutzung von Farben und Oberflächen, die sich an der üppigen lokalen Kultur orientiert, verleihen den Räumlichkeiten eine selbstbewusste Identität. Pflanzen sind nahtlos zwischen Möbel und Dekoelemente im Raum integriert, wobei es nicht nur darum ging, mehr Grün ins Büro zu bringen, sondern ein beruhigendes Natur-Ambiente im Raum zu erschaffen.

DESIGN MIT FOKUS AUF FLEXIBILITÄT

Um auf zukünftige Veränderungen vorbereitet zu sein, war dem Projektteam auch die Belastbarkeit und Resilienz des Raums sowie die Wichtigkeit von Flexibilität sowohl für einzelne Angestellte als auch das gesamte Unternehmen bewusst.

„Hier bei Steelcase sind wir natürlich absolut in der Lage, diesem Anspruch zu genügen, denn wir leben Flexibilität seit langem. Wir schaffen Umgebungen, die stetig angepasst werden können. Deshalb sprechen wir auch von WorkLife-Bereichen: Diese entwickeln sich permanent weiter, entsprechend unseren Bedürfnissen und den Erkenntnissen unserer Studien sowie veränderten Marktbedingungen“, so Lasser.

Das Team schuf ein Angebot mit verschiedenen Flexibilitätsgraden. Bestimmte Bereiche, wie das Agile Studio und die Lernbereiche für aktives Lernen können täglich modifiziert werden. Andere Bereiche lassen sich anpassen, wenn sich Teambedürfnisse ändern (die Steelcase Flex Arbeitsbereiche können beispielsweise je nach Teamgröße angepasst werden) und Umgebungen, in denen sich Campers&Dens Pods von Orangebox befinden, können nach ein, zwei Jahren modifiziert werden, wenn größere Veränderungen anstehen.

Modulare Möbel wie Lagunitas Lounge-Sofas und -Sessel im WorkCafé lassen sich ohne Aufwand weiter entfernt voneinander platzieren, sollte Social Distancing nötig sein.

„Nur eine Handvoll Elemente im Pariser WorkLife Center ist permanent angelegt“, sagt Lasser. „Alles andere ist völlig wandelbar.“

DESIGN MIT FOKUS AUF KREISLAUFWIRTSCHAFT

Neben den wichtigen Aspekten der Angestelltenbedürfnisse und den Herausforderungen der hybriden Ära war es dem Steelcase Team auch ein besonderes Anliegen, beim Umzug das Thema Kreislaufwirtschaft zu berücksichtigen. Deshalb arbeitete es mit Eco’Services, einem besonderen europäischen Steelcase-Geschäftssegment zusammen, das auf die Verwertung gebrauchter Möbel spezialisiert ist, um die nach dem Umzug nicht mehr benötigten Möbel aus dem alten Büro weiter zu verwerten.

Deshalb gab es letztlich so gut wie keinen Ausschuss für die Deponie: Das Team von Eco’Services erreichte eine beachtlich Recyclingrate von 91,3 %. Von den Möbeln, die recycelt wurden, konnten stolze 87 % der Wertstoffe zurückgewonnen werden und im Rahmen der Nachhaltigkeits-Initiative konnten 7,1 Tonnen CO2 eingespart werden.

Das neue WorkLife Center in Paris ist jetzt eine Destination, die Kund*innen und Angestellte gleichermaßen anzieht und inspiriert. Einige Wochen nach dem Umzug zeigte sich bereits, dass sich der Einsatz gelohnt hatte: Seit Beginn der Pandemie waren noch nie so viele Mitarbeitende ins Büro gekommen und das Pariser WorkLife Center konnte sich vor Kundenbesuchen gar nicht retten.

„Der Enthusiasmus für die neue Arbeitsumgebung ist außerordentlich hoch und wir spüren eine neue Energie“, sagt Locoh. Das Center ist auch eine Möglichkeit, viele neue Tools und Konfigurationen auszuprobieren. Entsprechend der ursprünglichen Zielsetzung stellt das neue WorkLife Center ein Fenster für die Zukunft dar, mit einer sich fortwährend weiterentwickelnden, inspirierenden hybriden Arbeitsumgebung, in der Kunden wie auch Angestellte die neue Welt der Arbeit entdecken können.“

*Quelle: Steelcase Global Report