Als Little Diversified Architectural Consulting, ein führendes internationales Architektur- und Designunternehmen, die Möglichkeit erhielt, sein Büro in Washington D.C. um 100 Quadratmeter zu erweitern, erkannten die Führungskräfte, dass sich ihnen die einmalige Gelegenheit bot, mehr zu erreichen, als nur die Ausweitung der Fläche. Sie konnten die Chance nutzen, eine bessere Arbeitsumgebung zu gestalten, die Produktivität zu erhöhen und die Zufriedenheit der 40-köpfigen Belegschaft zu steigern.

„Uns lagen zwei Dinge am Herzen“, erklärt Anh Tran, Senior Associate bei Little. „Wir wollten die Anzahl der Arbeitsplätze für weitere Mitarbeiter erhöhen und gleichzeitig eine größere Vielfalt an Räumen im Unternehmen schaffen, um unterschiedliche Arbeitsweisen zu unterstützen, insbesondere Teamarbeit und konzentrierte Einzelarbeit.”

Wie in den meisten Unternehmen waren die 620 Quadratmeter, die Little damals zur Verfügung hatte, fast komplett als offene Arbeitsumgebung eingerichtet. Die Angestellten gaben zwar an, dass es recht einfach war, spontan Besprechungen abzuhalten und mit Kollegen zusammenzuarbeiten, klagten aber über mangelnde Privatsphäre und berichteten, dass es aufgrund starker Ablenkungen schwer war, sich zu konzentrieren. Es existierten große, konservative Konferenzräume für Besprechungen, aber keine kleineren Räume, Orte für Fokusarbeit oder informelle Bereiche für ungeplante Zusammenkünfte. Die Führungskräfte des Unternehmens wollten die zusätzlichen Quadratmeter bestmöglich nutzen und einige der bestehenden, wenig genutzten Räume besser und leistungsfähiger ausstatten, aber auch ein ansprechenderes Ambiente schaffen.

„Sogar kleine Maßnahmen zur Einrichtung von mehr Gemeinschaftsbereichen bringen spürbare Verbesserungen mit sich.”

Littles Ziele stimmten perfekt überein mit Steelcase‘ Untersuchungsergebnissen, die darlegen, dass es überaus wichtig ist, eine vielfältige Auswahl an Arbeitsumgebungen zur Verfügung zu stellen, da die Bürowelt sich ändert und ein Wandel hin zu mehr Zusammenarbeit und kreativer Problemlösung stattfindet. Die zwei Unternehmen beschlossen zusammenzuarbeiten, um weitere Untersuchungsergebnisse zu erhalten. Littles Zusammenarbeit mit Steelcase führte zur Schaffung von acht neuen Räumen.

• Fünf davon sind abgeschlossene Fokusräume für konzentrierte Einzelarbeit und mehr Privatsphäre. Zwei davon sind mit höhenverstellbaren Tischen und passenden Sitzmöglichkeiten ausgestattet. In einem weiteren Raum kann man in entspannten, alternativen Körperhaltungen arbeiten. Die zwei letzten der fünf Räume sind informelle Loungebereiche zur stillen Reflexion und Erholung und zur Erledigung von weniger zeitintensiven Aufgaben.
• Dazu kommen drei Gruppenbereiche zur Zusammenarbeit und sozialen Interaktion abseits vom Schreibtisch. Einer davon bietet Tische und Stühle in Thekenhöhe, ein weiterer ist in Kabinen unterteilt und der dritte ähnelt einem Wohnzimmer und die Möbel dort lassen sich leicht verschieben.

„Wir waren darauf bedacht, eine Vielzahl verschiedener Räume zu erschaffen, um herauszufinden, wie die Mitarbeiter diese annehmen würden, was ihnen gefiel und was nicht und zu erkennen, welchen Einfluss sie aufs Verhalten hatten“, erklärt Kristen Boer, Steelcase Applications Designer. Tran beschreibt diese Vorgehensweise als „Living Lab“ (Experimentierfeld mit realen Arbeitsabläufen). Die dort unter realen Bedingungen durchgeführten Messungen bestätigten die Wichtigkeit von Gemeinschaftsbereichen in offenen Arbeitsumgebungen und förderten darüber hinaus neue Ergebnisse ans Tageslicht.

Eine überraschende Erkenntnis war, dass Applikationen in Thekenhöhe, die ursprünglich als Destination für informelle Zusammenarbeit vorgesehen waren, häufig zur konzentrierten Einzelarbeit genutzt wurden. Die Möglichkeit zu stehen oder sich anzulehnen, große Arbeitsflächen zum Ausbreiten von Arbeitsmaterial, ein digitales Display zur Darstellung von Informationen sowie die abgeschottete Lage im Raum führten dazu, dass der Bereich sich zu einem beliebten, stark frequentierten Setting entwickelte, das diverse Zwecke erfüllte.

„Im Design beschäftigen wir uns größtenteils mit der Produktausarbeitung und diese Art der Arbeit verläuft in vielen aufeinanderfolgenden Schritten.”

Ähnlich verhielt es sich mit den beiden abgeschlossenen Fokusräumen mit höhenverstellbareren Tischen. Die großzügig bemessenen Arbeitsflächen und weitere Ausstattungsmerkmale für effektives Arbeiten führten dazu, dass die Räume sehr gefragt waren. „Im Design beschäftigen wir uns größtenteils mit der Produktausarbeitung und diese Art der Arbeit verläuft in vielen aufeinanderfolgenden Schritten”, erklärt Tran. „Man benötigt Platz, um mehrere Dokumente gleichzeitig zu prüfen, also sind Räume, die dieses Kriterium erfüllen automatisch die erste Wahl.” Eine weitere wichtige Erkenntnis bezog sich auf den starken Einfluss der unmittelbaren Umgebung. Die beiden Fokusräume sind zwar gleich eingerichtet, einer liegt aber etwa drei Meter entfernt vom nächsten Arbeitsplatz, während der andere sich direkt gegenüber dem Schreibtisch des Firmenleiters befindet. „Beide werden genutzt, aber es zeigen sich dennoch deutliche Präferenzen, was die Wichtigkeit von Distanz und Abständen bestätigt und unterstreicht, dass Hierarchie und Umgebung bei der Raumnutzung eine Rolle spielen“, so Tran.

Befragungen zur Nutzung belegen, dass die Schaffung der neuen Arbeitsbereiche positive Auswirkungen hatte. Die Mitarbeiterzufriedenheit verbesserte sich insgesamt und die Nutzung von Einzelarbeitsplätzen und Teamund Gruppenbereichen stieg deutlich. Die Zufriedenheit änderte sich insbesondere in Bezug auf die Privatsphäre und stieg von 2,8 auf 3,3 Punkte einer Fünf-Punkte- Skala. Die Angestellten geben an, dass es einfacher ist im Team zusammenzuarbeiten. Der Anteil an Antworten, die bestätigen, dass es möglich ist, konzentriert zu arbeiten, stieg um 14 %. Und der Anteil an Antworten, die belegen, dass die Möglichkeit besteht, im Verlauf des Tages die Arbeitsumgebung zu wechseln, stieg um 19 %. Weitere Faktoren bezeugen die Wirksamkeit der Veränderungen: 18 % weniger Angestellte geben Kopfhörer als wichtigstes Arbeitsutensil an und der Anteil an Fernarbeit ging von 54 % auf 45 % zurück.

„Die Mitarbeiterzufriedenheit verbesserte sich insgesamt und die Nutzung von Einzelarbeitsplätzen und Teamund Gruppenbereichen stieg deutlich.”

Die Erfolge von Little zeigen, dass sogar eher kleine Maßnahmen zur Einrichtung von mehr Gemeinschaftsbereichen spürbare Verbesserungen mit sich bringen. „Es war nicht nötig, flächendeckende Renovierungen durchzuführen, um etwas zu bewirken. Unsere einzelnen, zugeordneten Arbeitsplätze wurden nicht geändert, weshalb die neuen Ergebnisse mit großer Wahrscheinlichkeit auf die zusätzlichen Räume und die Möglichkeit, gezielt geeignete Räume auszusuchen, zurückzuführen sind“, erklärt Tran.

„Man muss wirklich kein Bällebad o. Ä. einrichten, um den Raum und die Raumatmosphäre zu verbessern“, führt sie fort. „Wir konnten die Zufriedenheit der Mitarbeiter mithilfe nur weniger strategischer Veränderungen nachweislich steigern. Es ist beruhigend zu wissen, dass nicht unbedingt große, überwältigend wirkende Veränderungen nötig sind, um den Raum und dessen Atmosphäre zu verbessern. Dies gilt insbesondere in dieser schnelllebigen Zeit, in der alle versuchen, in jedem möglichen Bereich das Beste rauszuholen.“