Wie kann man Technologie und Arbeitsraum verbinden, um die Zusammenarbeit im Team überall und in jeder Form zu fördern? Microsoft und Steelcase haben 2017 ihre Kompetenzen – Technologie und Arbeitsraum – zusammengeführt und Erkenntnisse erhalten, wie man die Zusammenarbeit im Team aktiviert. Durch die Vernetzung wird Teamarbeit und Einzelarbeit einfacher und Kreativität gefördert. Kleine und mittlere Unternehmen in Norddeutschland erleben diese neuen Arbeitsformen in der modern workplace factory (mwf) in Kiel. Die Räume der Vater Unternehmensgruppe und der Dicide GmbH entstanden in Kooperation mit Microsoft, Steelcase und dessen Partner vor Ort, dem Unternehmen Stücker Büroeinrichtungs GmbH. Workshops oder Probearbeitstage in der mwf lösen Fragen und zeigen Teams moderne Arbeitsmodelle. Der Kunde und seine individuellen Bedürfnisse an den digitalen Wandel stehen im Zentrum und nicht die Technik. Auf knapp 400 qm probieren Besucher vielfältige Technologie- und Raumlösungen aus, die den Arbeitsalltag intuitiver gestalten. Das 360°-Team hatte die Gelegenheit in einem Gespräch mit Frank Bösenkötter, Managing Partner Dicide GmbH, mehr über die Idee, die Räume und die Partner zu erfahren.

360°: Herr Bösenkötter, bitte erzählen Sie uns kurz, wie es zur modern workplace factory (mwf) in Kiel kam.
Frank Bösenkötter: Als IT- und Organisationsberatung wollen wir Kunden modernes Arbeiten näherbringen und den Arbeitsalltag erleichtern. Wir glauben, dass die Orte, an denen Arbeitsmittel genutzt werden, Einfluss auf das Erleben und die Effektivität neuer Technologien nehmen. Stücker Büroeinrichtungs GmbH ist dabei für uns ein Partner aus unserer direkten Nachbarschaft, mit dem wir uns regelmäßig austauschen. Zu uns kommt, wer Fragen zum Spannungsfeld Mensch – Raum – Technologiehat. Wir glauben, moderne Arbeitsweisen brauchen mehr als Laptop, Smartphone und ein freizugängliches WLAN, die Frage lautet: was bedeutet digitaler Wandel für mein Unternehmen und welche Maßnahmen brauchen wir? Genau das machen wir in der mwf erlebbar. Spüren Teams am Ende des Probearbeitens die mögliche Veränderung und haben ein Gefühl für die neue Arbeitsform, dann sind sie motiviert und gestalten mit. Die Fläche in der mwf hat ein Konzept, das zeigt, wie die Themen ineinandergreifen; es gibt neben Konferenz- und Meetingräumen, die für Besprechungen oder Brainstorming genutzt werden, ein Großraumbüro und verschiedene Lounge-Bereiche, die einen Austausch in gemütlicher Atmosphäre ermöglichen. Das klingt alles naheliegend, trotzdem erleben wir es immer wieder, dass genau umgekehrt gedacht wird, von der IT-Infrastruktur kommend.

360°: Was macht aus Ihrer Sicht moderne Arbeitsweisen aus, haben Sie ein Beispiel für uns?
FB: Modernes Arbeiten hat drei Faktoren: Mensch, Raum und Technologie. Der Ort, an dem Technologien genutzt werden, entscheidet nicht nur über die Effektivität, sondern auch über Produktivität und Mitarbeitermotivation. Wir zeigen kleinen und mittleren Unternehmen, wie sie Mensch, Raum und Technologie so miteinander verbinden, dass Teamarbeit vereinfacht wird, Raum für zurückgezogenes, fokussiertes Arbeiten entsteht und zugleich noch das Miteinander gefördert wird. Ein Beispiel für das Zusammenspiel der drei Faktoren ist Steelcase Roam. Die mobile Halterung und Wandhalterung für das Microsoft Surface Hub 2 geben Teams Freiheit und Flexibilität in der Zusammenarbeit. Grenzen zwischen Whiteboard und Computer sind aufgehoben und zugleich kann kreativ im offenen Studio und danach fokussiert für sich gearbeitet werden. Aktuell unterstützen flexible Produkte die Einhaltung von Abständen und Erleichtern das Zurückkommen ins Büro.

360°: Und wie sieht das bei Dicide und Ihren Mitarbeitern aus?
FB: Mit der Eröffnung 2019 sind wir aus klassischen Büros im Stockwerk über der mwf auf die Erlebnisflächen der mwf gezogen. So sind wir für unsere Kunden greifbarer und erleben die Praxis selbst. Unser Arbeitsalltag hat sich durch das Arbeiten im offenen Raum natürlich auch verändert. Heute sitze ich für jeden ansprechbar mitten im Team und bin auch im Raum Teil des Teams. Möchte ich konzentriert arbeiten, ziehe ich mich in die Brody Worklounge zurück. Die Abgeschirmtheit reduziert visuelle und akustische Ablenkungen, gibt mir die Möglichkeit konzentriert zu arbeiten, ohne die offene Fläche zu verlassen.

360°: Ist modernes Arbeiten auch ohne Raumkonzepte denkbar?
FB: Digitalisiertes Arbeiten ist vernetzt und mobil, aber ohne ein Raumkonzept nicht effektiv. Denn wir wünschen uns agile und flexible Arbeitsformen. Das stellt Ansprüche an den Raum. Die Gestaltung eines digitalen und intuitiv funktionierenden Arbeitsplatzes beginnt beim Mitarbeiter und seinem Anspruch an den Raum und die Technologie. Hier in Kiel zeigen wir, wie moderne IT, fokussiertes Arbeiten, Gruppenarbeit und Telefonarbeit wirkungsvoll zusammenspielen. Unsere Kunden, die die Fläche ausprobieren, kommen nicht nur mit IT-Fragen; oft geht es um Unternehmenskultur. Schon kleine Umgestaltungen, z. B. eine Lounge mit Sofa für Meetings in lockerer Atmosphäre, können einiges verändern.

360°: Dass sich die Arbeitswelt stetig verändert zeigt aktuell die COVID-19 Krise. Was sieht Dicide für Veränderungen?
FB: Von einem Tag auf den anderen arbeitete ein Großteil im Home Office. Nun geht es wieder zurück ins Büro und wir sind am Anfang des Neuen. Wir sehen, dass sich die Bedeutung des physischen Arbeitsplatzes verändert. Deshalb sind wir der Meinung, dass erfolgreiche Unternehmen Home Office bzw. mobiles Arbeiten in der Unternehmensstruktur und -kultur integrieren müssen und werden. Denn Home Office ist ein Bestandteil für modernes Arbeiten, genau so wie die passende Technik. Zugleich brauchen Mitarbeiter aber auch den Austausch und der kann nicht nur virtuell stattfinden. Wir glauben, dass Mitarbeiter alle nötigen Werkzeuge an die Hand bekommen sollen, damit sie sich sicher fühlen und erfolgreich arbeiten. Für den dauerhaften Erfolg bei der Umsetzung moderner Arbeitsformen geht es um den sinnvollen Zusammenhang aus Unternehmens- und Führungskultur, Arbeitsorganisation, IT und Kommunikation sowie passenden Raumkonzepten. Erfahrungen und Erkenntnisse aus der aktuellen „Ad hoc-Nutzung“ zu sammeln und zu bewerten ist jetzt – nach Covid-19 – wichtig. Daraus sollte ein Konzept für die Umsetzung moderner Arbeitsformen in Unternehmen abgeleitet werden. Es muss gelingen, die Bedeutung, das Wissen und die Befähigung für modernes Arbeiten in einem ganzheitlichen Vorgehen zu erarbeiten und kommunizierbar in die Umsetzung zu bringen. Hierfür ist das Team von Dicide ausgebildet und zertifiziert. Wir bieten mit dem Adoption & Change Programm eine vollständige Lösung für modernes Arbeiten in Unternehmen.

Es hilft uns, dass Steelcase zu dem Thema „Covid-19“ forscht und weltweit mit Wissenschaftlern und Unternehmen im Dialog ist. Gemeinsam mit Stücker und Steelcase haben wir in den letzten Wochen Webinare gehalten, u. a. mit Daniel Brecheis, Director HR bei Steelcase. Jetzt im Juni stand das Thema „Gernarbeitsplätze – Talente gewinnen und halten“ im Mittelpunkt.