Ist Ihre Webcam zu hoch positioniert? Oder vielleicht zu tief? Ist Ihre Bildausleuchtung ausreichend? Ist der Raum zu klein? Zu laut? Oder gibt mangelt es an Privatsphäre?
Fühlen Sie sich manchmal unwohl, wenn Sie sich zuschalten, um vor einem vollen Besprechungsraum zu präsentieren? Dafür gibt es gute Gründe.

Wir wissen, dass sich das Büro ändern muss, um die Ausbildung und Festigung neuer Verhaltensmuster zu unterstützten. Die hybride Zusammenarbeit ist für die Angestellten am Steelcase Campus in Grand Rapids bereits ein integraler Aspekt ihres Arbeitsalltags. Und manchmal ist der beste Weg, um zu erfahren, was in einem Raum funktioniert, diesen unter Realbedingungen zu testen. Deshalb haben unsere Design-, IT- und Ingenieur-Teams mit den Technologiepartnern Microsoft, Zoom und Logitech zusammengearbeitet sowie Produkte von Poly und Spezialanfertigungen von BiAmp genutzt, um 12 Prototypen hybrider Arbeitsräume zu entwickeln. Anhand dieser Räume wird getestet, was funktioniert und was nicht.

KENNTNISSTAND

Basierend auf einer kürzlich durchgeführten Studie mit fast 5.000 Teilnehmenden aus 11 Ländern entdeckte das Steelcase-Forschungsteam ein sich wiederholendes, konsistentes Schema: Die Befragten gaben an, dass Räume zur hybriden Zusammenarbeit heutzutage zu den wichtigsten Aspekten am Arbeitsplatz zählen.

Der Steelcase Global Report zeigt: die Relevanz von Räumen zur hybriden Zusammenarbeit ist um 64 % gestiegen und die Wichtigkeit von Enklaven zur Einzelnutzung für Video-Calls um 62 % im Vergleich zu der Zeit vor der Pandemie.

Aber die Befragten sind nicht immer zufrieden mit den Bereichen, in denen die hybride Arbeit momentan stattfindet. Ob es sich um geschlossene Konferenzräume, Einzelarbeitsplätze in offenen Arbeitsumgebungen oder Privatbüros handelt – globale Studienergebnisse deuten darauf hin, dass mehr als ein Drittel aller Angestellten mit den Arbeitsräumen für die hybride Zusammenarbeit unzufrieden sind.

Und überraschenderweise ist es nicht die Technologie, die zu Frust führt, sondern die Räume selbst, zu viel Lärm oder mangelnde Privatsphäre.

TESTEN + ERPROBEN

Die Steelcase-Forscher*innen wollten diese globalen Themen in den Prototypräumen, die sie auf dem Campus in Grand Rapids gestalteten, gezielt adressieren. Die Räume repräsentieren verschiedene gängige Szenarien aus dem Arbeitsleben, von geschlossenen Räumen zur Einzelnutzung bis hin zu größeren geschlossenen sowie offenen Besprechungsbereichen, in denen hybride Zusammenarbeit stattfindet. Während die Angestellten die Räume nutzten, beobachtete das Team, was funktionierte und was nicht und holte über QR-Codes und in ausführlichen Befragungen Feedback ein.

Die Forschenden wollten feststellen, inwiefern jeder der Räume die drei wichtigsten Designziele erfüllte: gleichberechtigte Teilhabe (gleiche Voraussetzungen auf beiden Seiten der Kamera), Engagement (die Möglichkeit erhalten, teilzunehmen und beizutragen) und einfache Handhabung (nahtloser Übergang zwischen verschiedenen Arbeitsmodi und Umgebungen).

Keith Bujak, Ph.D., Steelcase Studienleiter

„Räume zur hybriden Arbeit zu gestalten erfordert, dass man die Geisteshaltung einer ‚Lernkultur‘ verinnerlicht hat“, erklärt Keith Bujak, Ph.D., einer der Hauptverantwortlichen von Steelcase für das Pilotprojekt zur hybridem Zusammenarbeit. „Wir haben gelernt, dass es unerlässlich ist, dass Design, Facilities und IT eng zusammenarbeiten, damit dieses Konzept Erfolg haben kann. Wir testen weiterhin Neues, führen Pilotprojekte durch und das in mehreren Zyklen.

Drei Beispiele der wie beschrieben getesteten Räume, anhand derer erkennbar ist, was gut funktioniert hat und welche Herausforderungen zu bewältigen waren:

Geschlossener Besprechungsraum für Einzelgespräche

Insgesamt: Diese Applikation war laut dem Steelcase Forschungsteam erfolgreich, besonders in Bezug auf Video-Calls und einfache Nutzbarkeit. Der Bereich wurde 2021 nachgerüstet und durch ein Logitech MeetUp Bar und ein Logitech Tap Interface ergänzt, um ihn für die hybride Zusammenarbeit auszustatten. Den Forschenden war besonders die Größe des Bildschirms wichtig, um das Gefühl der Distanz zu beheben und dafür zu sorgen, dass es so wirkte, als wäre die Person auf dem Monitor quasi auf der anderen Seite eines Fensters. Was zusätzlich zum Erfolg dieses Bereichs beitrug, war, dass die Mitarbeitenden ihn nutzten, wenn sie einen privaten Bereich für sehr kurze Besprechungen (15-30 Minuten) suchten – danach kehrten sie wieder an ihren Arbeitsplatz in der offenen Arbeitsumgebung zurück.

Was funktioniert: Das sanfte, nach vorne strahlende Licht beleuchtet den Präsentierenden; gleichzeitig zeichnet sich der Bereich durch gute Akustik und Privatsphäre (bei geschlossener Tür) aus. Die Nutzer*innen konnten vertrauliche Unterhaltungen durchführen und einander auf beiden Seiten des Bildschirms gut sehen und hören. Die Position im Stehen und das Whiteboard hinter dem Präsentierenden regte zu aktiveren Unterhaltungen an.

Herausforderungen: Menschen neigen dazu, an einem Platz sitzen zu bleiben. Die Angestellten hatten Schwierigkeiten zu begreifen, dass sie die Möbel aus dem Weg räumen konnten, um aktivere Präsentationen abzuhalten. Die Forscher fanden auch heraus, dass es Sinn machen würde, den Lichtbalken weiter oben anzubringen, wobei ein Schattenwurf auf die Gesichter vermieden werden muss.

GESCHLOSSENES STUDIO ZUR ZUSAMMENARBEIT IM TEAM

Insgesamt: Das Team Studio ist das Highlight zur hybriden Zusammenarbeit von Teams, die generative Arbeit leisten, denn es verfügt über zahlreiche Tische, Stühle, Monitore, Kameras und Whiteboards für Präsentationen. Insgesamt beurteilten die Teilnehmenden diesen Raum in mancher Hinsicht als erfolgreich und teilweise schwierig.

Was funktioniert: Großformatige Geräte zur Zusammenarbeit ermöglichten es den Teams, einen Monitor dazu zu verwenden, remote zugeschaltete Teilnehmende zu zeigen und auf einem anderen Inhalte darzustellen. Über das Raumbuchungssystem konnte der Raum gebucht werden, je nachdem, welche Technologien verwendet und wie viele Teilnehmer unterstützt werden sollten.

Herausforderungen: Der Raum ließ sich nicht so intuitiv nutzen wie der Virtual Kiosk. Die Mitarbeiter*innen benötigten weitere Schulungen, um die beiden virtuellen Bildschirme und die Whiteboard-Kamera optimal zu nutzen. Mit der Whiteboard-Kamera können physische Inhalte im Raum für die virtuellen Teilnehmer besser sichtbar gemacht werden. Die Forschenden beschäftigen sich auch weiterhin mit der bestmöglichen Positionierung von Monitoren, Möbeln und Technologien, um die optimale Raumkonfiguration zu finden. Sie kamen zu dem Schluss, dass dieser Raum besser als zugeordneter Team-Projektraum funktioniert, da die Nutzer*innen dann genug Zeit haben, ihn an ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen.

OFFENER BEREICH ZUR ZUSAMMENARBEIT

Insgesamt: Die Staff Lounge erinnert an ein Wohnzimmer. Dies erhöht zwar den Komfort und sorgt dafür, dass die Umgebung sehr entspannt wirkt, unsere Forschenden stellten allerdings fest, dass der Erfolg dieser offenen Umgebung sehr von der Art der Zusammenarbeit abhängt.

Was funktioniert: Informelle Körperhaltungen einzunehmen, ermöglicht den Nutzer*innen in einer lockeren Atmosphäre hybride Gespräche zu führen. Mit Mikrofonen und Lautsprechern auf beiden Seiten des Raums wird sichergestellt, dass die Menschen im Raum gut hören, aber auch gut hörbar sind. Der Raum funktioniert am besten für kleine Gruppen und informelle Unterhaltungen. Die Angestellten nutzten die kleinen Tische in diesem Bereich zur Fokusarbeit.

Herausforderungen: Akustische Ablenkung gehört zu den größten Herausforderungen, die gemeistert werden müssen: zugeschaltete Angestellte hielten sich beim Informationsaustausch mehr zurück, da der Bereich offen war und sie nicht wussten, wer in Hörweite war. Zusätzliche akustische Abgrenzungen oder die Verlegung dieses Settings in einen weniger frequentierten Bereich können hier Abhilfe schaffen. Darüber hinaus schafft das natürliche Licht zwar einerseits eine helle und freundliche Umgebung, erzeugt andererseits aber manchmal Reflexionen auf dem Bildschirm, sodass die Angestellten vor Ort die zugeschalteten Kolleg*innen schlechter sehen können.

ZUSAMMENFASSUNG DER ERKENNTNISSE

Für Unternehmen, die in ihren Büros hybride Arbeitsumgebungen schaffen wollen, besteht laut Bujak die wichtigste Erkenntnis darin, diese Räume sehr menschengerecht zu gestalten.

„Was berücksichtigt werden sollte, sind ganz typische, dem Menschen eigene Interaktionsregeln – wie z.B. abwechselnd zu sprechen, subtile Körpersprache und andere Dinge, die wir bei der Interaktion mit anderen ganz von selbst machen. Abgesehen davon ist Kreativität in Bezug auf bei Möbel, Raum und Technologie auch wichtig, um ebendiese Interaktionen in hybriden Umgebungen zu unterstützen“, erklärt Bujak. „Auch wenn immer mehr Angestellte ins Unternehmensbüro zurückkehren, wird jeder von uns immer wieder hybrid mit Kolleg*innen in Kontakt treten, unabhängig davon, wo diese sich aufhalten. Wenn wir es schaffen, solche Interaktionen möglichst menschengerecht zu gestalten, stärken wir unsere Teams und können unserer Arbeit besser nachgehen.“

„Wer aufhört zu lernen, hört auf zu wachsen“

Die Forschenden von Steelcase werten momentan die Erkenntnisse dieser Prototypentests aus, um Anpassungen vorzunehmen und sich auf weitere Testläufe vorzubereiten. Hierfür sollen nicht nur in Grand Rapids neue Räume geschaffen werden, sondern auch in New York, Paris, Los Angeles und Toronto. Steelcase arbeitet mit den Technologie-Branchenführern Microsoft, Zoom, Logitech und Crestron zusammen, um sicherzustellen, dass Raum und Technologie einander bestmöglich ergänzen. Denn wenn sich die technologischen Anforderungen und die Bedürfnisse der Menschen verändern, muss der Arbeitsplatz mithalten können.

Werfen Sie einen Blick auf die nach Ländern aufgeschlüsselten Ergebnisse unserer globalen Studie und erfahren Sie, wie Sie mehr über die Gestaltung ansprechender Umgebungen für das Zeitalter der hybriden Arbeit.

hbspt.forms.create({
region: “na1”,
portalId: “1822507”,
formId: “6c5ef309-018e-4cbc-bbb5-5fdca0b8da3f”
});