Heutzutage hat man beim Betreten von Büroräumen oft den Eindruck, eher in einem trendigen Café oder einem originellen Hotel gelandet zu sein. Um die klügsten und besten Mitarbeiter anzulocken, versuchen Unternehmen ihre Räumlichkeiten so anzupassen, dass sie sich nicht wie ein Büroumfeld anfühlen. Sie möchten entspanntere und anregendere Umgebungen bieten, die sich deutlich abheben von den gängigen, oft eher abweisend wirkenden Einrichtungen, die in der Vergangenheit üblich waren. Um die Atmosphäre von Firmen und High-Tech Start-Ups im Silicon Valley nachzubilden, haben einige Unternehmen Spielereien wie Karusselle oder Rutschen eingeführt, weshalb der Büroarbeitsplatz eher wie ein Spielplatz wirkt.
Möbel wie aus Design-Magazinen, die sich gut zu Hause im Wohnzimmer machen würden, sind überall zu finden – nicht mehr nur in der Lobby.
Für diese zwanglosen Gemeinschaftsbereiche kursieren diverse Namen, wie z.B. Zwischenzonen, informelle Gemeinschaftsbereiche, loses Mobiliar oder inspirierende Arbeitsorte mit Wohncharakter. Sie sind zu beliebten und wichtigen Arbeitsorten geworden. Unternehmen arbeiten immer häufiger funktions- und bereichsübergreifend. Die Mitarbeiter sind mobiler, Gemeinschaftsbereiche werden immer wichtiger. Die Unternehmen reduzieren deshalb die Anzahl an fest zugeordneten Arbeitsplätzen und ersetzen diese durch unterschiedliche Angebote: Cafés, informelle Treffpunkte, Lounge-Settings, private Nischen, Besprechungsräume und Orte zum Austausch. Die Steelcase Global Study of Informal Workspaces (weltweite Studie zu informellen Arbeitsumgebungen) bestätigt, dass ein Upgrade des Bürodesigns nötig ist. Die Untersuchungsergebnisse zeigen, dass Angestellte unterschiedliche Räume zum Arbeiten nutzen möchten.
Aber trotz beachtlicher Investitionen zur Schaffung inspirierender Arbeitsumgebungen, um möglichst viele Talente fürs Unternehmen zu begeistern (besonders die begehrten Millenials), bleiben viele der legeren und coolen Bereiche leer.
Aber trotz beachtlicher Investitionen zur Schaffung inspirierender Arbeitsumgebungen, um möglichst viele Talente fürs Unternehmen zu begeistern (besonders die begehrten Millenials), bleiben viele der legeren und coolen Bereiche leer. Warum ist das so? Warum wählen Menschen den einen Ort und nicht den anderen? Gibt es eine optimale Formel für die Gestaltung von Räumen? Da Zeit und hohe Investitionen nötig sind – wie gelingt es Unternehmen, es gleich beim ersten Mal richtig zu machen?
Form trifft Funktion
„Meistens entstehen Gemeinschaftsbereiche aus ästhetischen Gründen“, erklärt Steelcase Applications Design Manager Elaine Roush. „Aber Unternehmen müssen ihren Raum möglichst effektiv nutzen, weshalb diese Bereiche auch zu produktiver Arbeit beitragen sollten. Die Angestellten brauchen mehr als schöne Sofas und Couchtische.“
Laut Roush ist es wesentlich, den Mitarbeitern eine Vielzahl an Bereichen für unterschiedliche Arbeitsweisen und -aufträge zu geben. „Egal, ob man mit Kollegen Kaffee trinkt, in Kleingruppen Brainstorming-Sessions durchführt oder konzentriert alleine arbeitet – die Umgebung muss immer auch funktionell sein“, betont Roush.
Dies könnte auch der Grund sein, warum Mitarbeiter von Großunternehmen die Gemeinschaftsbereiche in ihrem Unternehmen nur mittelmäßig finden. „Experimente halfen uns dabei herauszufinden, welche Arbeitsbereiche sich Angestellte wünschen. Wir stellten fest, dass Ästhetik und Café-Atmosphäre zwar ansprechend wirken, aber die Mitarbeiter effektive Bereiche nutzen, in denen sie mit ihrer Arbeit vorankommen“, erläutert Roush.
Verda Alexander, Mitbegründerin von Studio O+A in San Francisco bestätigt dies. Alexander schildert, dass zu viel Zeit und Energie darauf verwendet wird, den Arbeitsplatz mit Tischtennisplatten sowie Fitness-, Yoga- und Meditationsräumen komfortabler und unterhaltsamer zu machen. Diese Maßnahmen sind gut für die Unternehmenskultur und fördern die Regeneration, aber es braucht auch sinnvolle Orte zum Arbeiten, sagt Alexander. Unternehmen müssen „Unnötiges reduzieren und den Fokus wieder aufs Arbeiten legen“, unterstreicht sie.
Was beeinflusst die Performance?
Die Anforderungen an den Arbeitsplatz waren nie höher als heute. Je mehr Teamarbeit stattfindet, umso schwieriger wird es, freie Besprechungsräume zu finden. Es besteht eine große Nachfrage nach allen Arten von Arbeitsumgebungen für Zusammenarbeit „auf Abruf“. Und es werden Räume benötigt, die sich für unterschiedliche Aktivitäten eignen. Die meisten Gemeinschaftsbereiche sind vor allem für soziale Interaktionen ausgelegt, aber leider nicht zweckmäßig. Es ist nicht unüblich, dass Angestellte versuchen, in offenen Teambereichen konzentriert zu arbeiten oder Teamarbeit in Räumen durchführen, die zur Einzelnutzung konzipiert sind, einfach, weil es keine andere Möglichkeit gibt.
„Die Mitarbeiter kommen zum Arbeiten ins Büro“, sagt Andrew Kim von WorkSpace Futures. „Verhaltensstudien weisen darauf hin, dass sie Gemeinschaftsbereiche dann nutzen, wenn diese sie bei ihrer Arbeit unterstützen. Zwei Aspekte sind Nutzern bei der Wahl von Gemeinschaftsumgebungen besonders wichtig – Unterstützung sowohl für den Körper als auch für die Arbeitsmaterialien und die Möglichkeit, sich im Raum abzugrenzen. Umfragen bestätigen diese Erkenntnisse.“
Um besser nachvollziehen zu können, welche Merkmale dafür verantwortlich sind, dass ein Raum gerne genutzt wird, führten Steelcase Wissenschaftler und Designer mehrere Experimente in verschiedenen Arbeitsumgebungen durch. In den Experimenten wurden benachbarte Arbeitszonen verglichen, die sich in nur einem Merkmal unterschieden.
„Die Experimente bestätigen, dass es nötig ist, bei der Ausstattung solcher Räume genauso sorgfältig vorzugehen, wie bei der Gestaltung von Arbeitsplätzen zur Einzelarbeit“, sagt Roush. „Für welche Arbeitsmodi wurde der Raum konzipiert und welche Komponenten unterstützen die Arbeit? Steht ausreichend Arbeitsfläche zur Verfügung? Gibt es Zugang zu Strom? Ist die Sitzhöhe auf die Höhe der Arbeitsfläche abgestimmt? Diese Attribute erhöhen bzw. aktivieren die Leistungsfähigkeit von Räumen. Egal wo man arbeitet, die Bedürfnisse bleiben gleich. Wieso sollte man also neue Arbeitsumgebungen gestalten, ohne sie zu berücksichtigen?“, fragt sie.
Sechs entscheidende Faktoren
Als Little Diversified Architecture in Washington eine neue offene Arbeitsumgebung einrichtete, führte Steelcase eine separate Studie durch, die die Ergebnisse der Experimente bestätigt (s. Seite 46 für Details zu dieser Studie). Mithilfe dieser Untersuchungen und weiterer Ergebnisse aus Beobachtungsstudien, Umfragen und der Datenerfassung über Sensoren konnten sechs entscheidende Faktoren identifiziert werden, die zur häufigeren Nutzung von Gemeinschaftsbereichen beitragen:
Erreichen, dass Arbeit sich angenehmer anfühlt
Bei der Gestaltung von Gemeinschaftsbereichen sollte darauf geachtet werden, dass alle fünf Arbeitsmodi unterstützt werden: Konzentration, Netzwerken, Zusammenarbeit, Lernen und Regeneration. Ein einzelnes Arbeitssetting wird dem nicht gerecht, da im Laufe des Tages unterschiedliche Aufgaben ausgeübt werden. Jeder einzelne Bereich sollte zur Produktivität beitragen.
„Unterschiedliche Arbeitsbereiche müssen mit viel Bedacht gestaltet werden, damit Teams und einzelne Mitarbeiter produktiver arbeiten können, ganz egal, welcher Aufgabe sie nachgehen“, erklärt Roush. „Man kann keine effektive Zusammenarbeit erwarten, wenn die Räumlichkeiten Teams keine geeigneten Tools oder ausreichend Privatsphäre bieten. Stehen nur laute und geschäftige Cafébereiche zur Verfügung, wird es schwer, sich kurz zurückzuziehen.“
Gemeinschaftsbereiche machen nur dann Sinn, wenn sie psychologischen Komfort bieten und die Angestellten dort entspannt arbeiten können.
Gemeinschaftsbereiche machen nur dann Sinn, wenn sie psychologischen Komfort bieten und die Angestellten dort entspannt arbeiten können. „Soziale Interaktionen werden schwierig, wenn Menschen sich nicht sicher fühlen“, sagt Ingrid Fetell Lee, Designerin und Autorin von ‚Joyful‘. „In vielen Büroumgebungen gibt es subtile Elemente, die dazu führen, dass wir uns nicht wirklich sicher fühlen. In sehr offenen Arbeitsumgebungen fühlen sich die Angestellten exponiert, was ein Unsicherheitsgefühl zur Folge haben kann. ‚Aussicht und Zuflucht‘ ist ein Konzept, das vom britischen Geographen Jay Appleton entwickelt wurde und erklärt, warum wir gerne offene Landschaften mit kleinen Gruppen von Büschen und Bäumen betrachten. Wir lieben das Gefühl, alles im Blick zu haben, benötigen gleichzeitig aber auch Rückzugsmöglichkeiten. Menschen müssen sich beschützt und sicher fühlen. Wenn wir uns wie ein Tier in offenem Gelände fühlen, beinträchtigt das unsere Interaktionen mit anderen Menschen.“
Privatsphäre
- Akustische Privatsphäre: Kann man andere hören oder ist man selbst zu hören?
- Visuelle Privatsphäre: Kann man von anderen gesehen werden? Hat man die Möglichkeit, visuellen Ablenkungen zu entkommen?
- Territoriale Privatsphäre: Kann man den Bereich für sich beanspruchen und hat selbst Kontrolle darüber?
- Privatsphäre bzgl. Informationen: Kann man sich sicher sein, dass sensible Inhalte (analog und digital) oder Unterhaltungen vertraulich bleiben können?
Körperhaltung
- Gibt es die Möglichkeit, verschiedene Körperhaltungen einzunehmen? Sitzen, auch in Thekenhöhe, fläzen, lehnen - durch unterschiedliche Haltungen können unterschiedliche Aufgaben effektiver erledigt werden.
Räumliche Nähe
- Mensch zu Mensch: Fühlen Sie sich in dem Raum behaglich und willkommen?
- Mensch zu Mensch + Technologie: Ist der Zugang zu benötigter Technologie + Tools einfach?
- Möbel zu Möbel + Raum: Sind die Möbel aufeinander abgestimmt? Befindet sich das Setting in einem Bereich, der sich für die dort vorgesehene Art der Arbeit eignet?
Persönlichkeit
- Erzeugt der Raum die richtige Atmosphäre, um die Marke und Kultur des Unternehmens adäquat darzustellen?
Leistungsstarke Arbeitsumgebung
Privatsphäre
Den richtigen Grad und die richtige Art an Privatsphäre bieten, um die Arbeit bestmöglich zu unterstützen. Egal, wo sie arbeiten, Angestellte müssen sich sicher fühlen und benötigen den für ihre Arbeit und Arbeitsweise angemessenen Grad an Privatsphäre. „Beim Thema Privatsphäre geht es nicht nur um Türen und Wände“, erläutert Roush. „Territoriale Privatsphäre lässt sich durch Bodenbeläge und Teppiche erzeugen. Diese schaffen Begrenzungen und sorgen für einen ungestörten Arbeitsfluss. Visuelle Privatsphäre ist wichtig zur Abschirmung der Arbeit und zur Minimierung visueller Ablenkungen. Akustik ist eine weitere Dimension der Privatsphäre, die im Ökosystem der Räume für bestimmte Arbeitsabläufe berücksichtigt werden sollte.“
Nach
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Wie lässt sich die Privatsphäre jedes einzelnen Nutzers steigern? Wo lässt sich die Tasche verstauen? Wie erhält dieser Bereich mehr Persönlichkeit und wirkt lebendiger?
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Nach
Was beachtet werden sollte
- Ist der Rücken des Nutzers geschützt oder abgeschirmt?
- Führt die Ausrichtung des Arbeitsplatzes dazu, dass der Nutzer sich sicher fühlt?
- Können in diesem Bereich dargestellte Informationen von außen uneinsehbar platziert werden?
- Stehen den Nutzern Räume zur Verfügung, die akustische Privatsphäre bieten?
Körperhaltung
Ob im Stehen, Sitzen oder sonstwie – sorgen Sie dafür, dass eine der Aufgabe entsprechende Haltung eingenommen werden kann. Heutzutage verbringt kaum jemand den ganzen Tag im selben Stuhl am selben Tisch. Diese positive Entwicklung sorgt dafür, dass es weniger körperliche Beschwerden gibt, was zu mehr Produktivität und Wohlbefinden und besserer Gesundheit beiträgt. Unterschiedliche Haltungen tragen dazu bei, dass unterschiedliche Aufgaben effektiver erledigt werden. Aus diesem Grund sollte es möglich sein, in offenen Arbeitsumgebungen eine Vielfalt an Körperhaltungen einzunehmen. Die Angestellten verbringen mehr Zeit abseits vom Schreibtisch, weshalb die von ihnen genutzten Bereiche besonders komfortabel gestaltet werden sollten.
„Wenn Sie bestimmte Verhaltensweisen in einer Umgebung bewirken möchten, sollten Sie darüber nachdenken, wie die Körperhaltung dazu beitragen kann. Bereiche, die das Stehen fördern, eignen sich z.B. besonders, um eine aktivere Zusammenarbeit zu unterstützen. „Wenn ein Bereich für lang andauernde konzentrierte Arbeit gestaltet wird, sollten leistungsfähige Arbeitsstühle eingesetzt werden. Bereiche für soziale Interaktionen profitieren hingegen vom Einsatz von Lounge-Möbeln, die entspannte Körperhaltungen ermöglichen.“
Vor
Wie können wir die Flexibilität maximieren, um Nutzern freie Hand bei der Anpassung ihres Bereichs zu geben? Wie erhalten Nutzer einen einfachen Zugang zu Tools zur Zusammenarbeit?
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Was beachtet werden sollte
- Fördert die Sitzanordnung die gleichberechtigte Mitwirkung?
- Fördert die Körperhaltung erwünschte Verhaltensweisen?
- Kann man in offenen Arbeitsumgebungen verschiedene Körperhaltungen einnehmen?
Räumliche Nähe
Planen Sie mit Bedacht, wie Angestellte, Tools, Möbel und der gesamte Raum miteinander in Beziehung stehen sollen. Laut Roush steht Designern heutzutage eine unglaubliche Fülle an Optionen zur Verfügung. Die Möglichkeiten zur Gestaltung von Gemeinschaftsbereichen sind somit schier endlos, aber das macht es nicht unbedingt leichter. In Bezug auf Distanz und Nähe sollte sehr viel Sorgfalt an den Tag gelegt werden. „Man muss sich der Beziehungen von Mensch und Raum wirklich bewusst sein, den Zugang zu benötigter Technologie und Tools sowie das Zusammenspiel der einzelnen Möbel in Betracht ziehen und die Lage des Arbeitsbereichs im Gesamtraum berücksichtigen, um Erfolg zu haben“, sagt Roush.
„Genau wie im eigenen Heim sollte man diese Bereiche so anordnen, dass Nutzer sich wohlfühlen. Um einen guten Austausch zu gewährleisten, sollte der Raum so gestaltet werden, dass jeder gleichberechtigt mitwirken kann. Außerdem sollte eine angenehme Distanz zwischen den Angestellten geboten werden“, betont Roush. So können z.B. sehr unterschiedliche Sitzhöhen dazu führen, dass sich soziale Interaktionen merkwürdig anfühlen. Dies ist häufig auf das große Angebot an Möglichkeiten zurückzuführen. Die Sitzhöhen sollten innerhalb einer Arbeitsumgebung gleich sein, damit überall ein angenehmer Augenkontakt möglich ist. Genauso wichtig ist es, die richtige Technologie und passende Tools zur Verfügung zu stellen, um das von den Mitarbeitern gewünschte Verhalten zu fördern. Diese Tools müssen gut zugänglich sein, was sowohl für analoge als auch digitale Displays gilt.
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Wo können Nutzer während einer Besprechung Ideen skizzieren oder Inhalte befestigen? Fühlen sich die Nutzer zu exponiert, um ihre Ideen entspannt darzulegen?
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Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Gestaltung von effizienten Räumen ist eine gute Abstimmung der Möbel aufeinander. „Arbeitsstühle sollten die passende Höhe im Verhältnis zur Tischplatte haben. Genauso verhält es sich mit Möbeln in Gemeinschaftsbereichen“, sagt Roush. Wenn beispielsweise ein Tisch in einem Lounge-Setting verwendet werden soll, so müssen die Möbel physisch zusammenpassen, um ein gutes Arbeiten zu ermöglichen. Hat der Tisch in dem Arbeitsbereich die richtige Höhe im Verhältnis zu den Sitzgelegenheiten, sodass Nutzer ihre Arbeitsgeräte nutzen können?“
Darüber hinaus muss die Lage des Arbeitsbereichs im Gesamtraum berücksichtigt werden. „Man kann die gleiche Applikation an unterschiedlichen Orten einsetzen. Ein Bereich ist erfolgreich und wird häufig genutzt, während der andere leer steht“, so Roush. „Das liegt mit großer Wahrscheinlichkeit daran, dass der falsche Ort gewählt wurde. Nähe und Abstand sind überaus wichtig und müssen wohl überlegt sein. Arbeitsmodi und Arbeitsfluss sollten unbedingt in Betracht gezogen werden.“
Was beachtet werden sollte
- Liegt der Bereich so, dass er sich für die dort vorgesehene Art der Arbeit eignet?
- Sind Tools und Technologie gut zugänglich?
- Lassen sich die persönlichen Dinge der Nutzer gut unterbringen?
- Ist Augenkontakt in diesem Bereich möglich?
- Ist der Abstand zwischen den Nutzern angenehm?
- Haben Tische und Stühle die richtige Höhe zum Arbeiten?
Persönlichkeit
Stellen Sie die einzigartige Marke und Kultur eines Unternehmens dar, um Toptalente zu gewinnen und zu halten. „Ästhetik ist nach wie vor wichtig. Persönlichkeit ist eine Möglichkeit, wie Unternehmen Räumen Ausdruck verleihen und Marke und Kultur an Mitarbeiter und Besucher kommunizieren können. Persönlichkeit kann gezielt zum Einsatz kommen – machen Sie sie an den richtigen Orten im Büro erkennbar oder kombinieren Sie sie mit anderen Prinzipien, dann trägt sie zur Leistungssteigerung bei“, so Roush. Jeder hat unterschiedliche Vorlieben und reagiert anders, weshalb es wichtig ist, Teams und einzelnen Mitarbeitern eine ästhetische Vielfalt zu bieten.
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Was beachtet werden sollte
- Schaffen Sie es, Leistung und Persönlichkeit so im Einklang zu halten, dass Ihr Unternehmen realistisch dargestellt wird?
- Betrachten Sie Persönlichkeit als Hilfsmittel, z.B. was Wegeführung oder Teamidentität betrifft?
- Die Beziehung von Körperhaltung, Privatsphäre, Nähe und Persönlichkeit sollte ganzheitlich betrachtet werden.
Unternehmen setzen alles daran, Umgebungen zu gestalten, in denen die Angestellten arbeiten möchten und die sie bestmöglich dabei unterstützen.
Unternehmen setzen alles daran, Umgebungen zu gestalten, in denen die Angestellten arbeiten möchten und die sie bestmöglich dabei unterstützen. Niemand möchte Geld ausgeben für Räume, die toll aussehen, aber nicht genutzt werden. Nichtsdestotrotz passiert es immer wieder, dass Führungskräfte ihre Räumlichkeiten betrachten und sich fragen, warum bestimmte Zonen beliebt sind und andere leer bleiben. Es gibt keine Pauschallösung. Die Beziehung von Körperhaltung, Privatsphäre, räumlicher Nähe und Persönlichkeit ganzheitlich zu betrachten, ist bereits ein großer Schritt in die richtige Richtung, um Umgebungen zu gestalten, in denen sich Menschen auf psychologischer Ebene sicher und geschützt fühlen und produktiv arbeiten können.