Anreize für die Rückkehr ins Büro schaffen
Neue Ideen für soziale Bereiche und produktive Zusammenarbeit erschaffen die Atmosphäre und Energie, nach der sich die Mitarbeiter sehnen.
Anmerkung der Redaktion: Zur Gewährleistung einer guten Lesbarkeit wird auf die durchgehende/gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
Egal, ob man das Home-Office liebt oder hasst – wir alle haben uns im Laufe der Pandemie bei der Arbeit von zu Hause schon isoliert gefühlt. Die Zusammenarbeit auf Distanz ist auf Dauer eine echte Herausforderung. Der Übergang zum Home-Office aufgrund der Pandemie hat dazu geführt, dass sich Millionen von Angestellten einsam und abgeschnitten fühlten und ihr Engagement, ihre Produktivität und ihr Wohlbefinden litten.
Viele Angestellte können es deshalb kaum erwarten, wieder ins Büro zurückzukehren und Seite an Seite mit ihren Kollegen zusammenzuarbeiten. Die Unternehmen bereiten sich auf die Rückkehr ihrer Belegschaft vor, indem sie dafür sorgen, dass der Arbeitsplatz so sicher wie möglich ist. Aber was, wenn die vielen neuen Vorsichtsmaßnahmen dazu führen, dass im Büro eine eher bedrückende Atmosphäre herrscht und man sich dort noch isolierter fühlt als zu Hause?
„Wir haben es am eigenen Leib erfahren“, erklärt Gale Moutrey, Vice President of Workplace Innovation + Brand Management bei Steelcase. „Letzten Sommer haben wir unsere Arbeitsplätze für die Rückkehr eines Teils der Mitarbeiter nachgerüstet, verschiedene Sicherheitsvorkehrungen getroffen und neue, sichere Verhaltensvorgaben eingeführt. Das hat bei einigen unserer Mitarbeiter Stress verursacht. Die angepassten Räume wirkten aufgrund der Abstandsvorgaben ein bisschen trostlos. Es fehlte einfach die gewohnte inspirierende Energie. Nach und nach verschwand ein Teil der Angestellten – auch gerade diejenigen, die wirklich wieder im Büro arbeiten wollten – zurück ins Home-Office.“
Die Rückkehr ins Büro wird eine große Umstellung für die Mitarbeiter, die sich im Laufe der Pandemie an neue Lebens- und Arbeitsumstände gewöhnt haben. Der erste Eindruck, den sie vor Ort gewinnen, wird ausschlaggebend dafür sein, wie gut sie die Rückkehr ins Büro annehmen. Unternehmen müssen die Chance ergreifen, einen guten ersten Eindruck zu erzielen und sich bereits vorab genau überlegen, welche Atmosphäre und Energie der Arbeitsplatz vermitteln soll. Die Arbeitsumgebung sollte eine starke Anziehungskraft auf die Mitarbeiter ausüben, sie inspirieren und ihr Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen stärken.
„Wir betrachten den Raum aus einer neuen Perspektive. Es soll eine echte Harmonie zwischen Raum, Nahrung und Technologie entstehen – in Form einer nahtlosen und angenehmen Erfahrung für die Menschen.“
Anthony GargiuloSenior Vice President, Compass Group
Ein erster Schritt: Möglichkeiten zum Austausch bieten
Mehr als die Hälfte der Unternehmen plant, für die Rückkehr der Mitarbeiter mithilfe von Pilotprojekten neue Raumkonzepte zu testen. Unternehmenseigene Cafés oder Cafeterias eignen sich besonders für solche Testläufe. Tagsüber werden diese Bereiche normalerweise nur punktuell zu den Essenszeiten, für Fokusarbeit oder Meetings in kleinem Rahmen genutzt. Es bietet sich deshalb an, das Potential dieser Bereich mit geringer Auslastung besser auszuschöpfen. Cafés können beispielsweise als inspirierende soziale Treffpunkte gestaltet werden, die einerseits effektive Fokusarbeit ermöglichen und andererseits leistungsfähig ausgestattet werden, um auch eine produktive Zusammenarbeit in der Gruppe zu ermöglichen.
Wir unterstützen Sie
Pilotprojekte sind eine hervorragende Möglichkeit, um mit neuen Arbeitsweisen zu experimentieren und zu erfahren, wie wir Sie bei der Realisierung neuer Arbeitsumgebungen unterstützen können.
Setzen Sie sich mit uns in Verbindung
Steelcase testet in seinem Learning + Innovation Center (LINC) in Grand Rapids, Michigan, momentan neue Nutzungsformen für das Workcafé. Hierbei kommen flexible Möbel und Elemente zum Einsatz. Aufwändige und teure bauliche Maßnahmen sind somit nicht nötig. Die neuen Räume lassen sich schnell einrichten und die vorhandenen Möbel und Einrichtungselemente können im Handumdrehen neu konfiguriert werden. Dieses Experiment birgt keinerlei Risiken, kann aber zu sehr wertvollen Erkenntnissen führen, erklärt Moutrey.
Der umgestaltete Bereich bietet die richtige Infrastruktur, um ein Zugehörigkeitsgefühl zu kultivieren, was bei der Fernarbeit nicht im selben Maß möglich ist. Flexible Settings mit unterschiedlichem Privatsphäregrad machen den Raum zu einem lebendigen Treffpunkt, an dem verschiedene Arbeitsformen gleichzeitig ausgeübt werden können – Zusammenarbeit, informelle soziale Interaktionen, Lernen, aber auch Fokusarbeit. Weitere Settings innerhalb der offenen Umgebung ermöglichen es den Mitarbeitern, auf sichere und bequeme Weise miteinander zu interagieren. Überall gibt es Stromanschlüsse und mobile Whiteboards und Geräte für die digitale Zusammenarbeit schaffen die richtigen Voraussetzungen für leistungsstarke Räume mit informellem, freundlichen Ambiente. Die Angestellten werden regelmäßig befragt, was ihnen gefällt, damit immer wieder Anpassungen gemacht werden können.
Steelcase testet in Kooperation mit Eurest, einer Abteilung der Compass Group, neue Möglichkeiten, wie man den Mitarbeitern Essen anbieten und „es bestmöglich verteilen kann, damit die Mahlzeit zum Mitarbeiter kommt, anstatt dass dieser sich zum Essen begeben muss“, erklärt Anthony Gargiulo, Senior Vice President, Design Innovation & Transformation bei der US-amerikanischen Compass Group. „Es wird immer wichtiger, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, möglichst viele Elemente ihres Arbeitsalltags selbst zu beeinflussen – dazu gehört auch, wie, wo und wann sie ihr Essen bestellen und wo, wann und mit wem sie essen. Die Angestellten wünschen sich hier Kontrolle, damit sie sich sicher und geschützt fühlen“, so Gargiulo.
Diese leistungsfähigen Arbeitsumgebungen bieten einerseits das richtige Setting sowohl für konzentrierte Fokusarbeit als auch für die Arbeit in der Gruppe, andererseits aber auch inspirierende Bereiche, in denen man sich mit Kollegen treffen, gemeinsam essen oder erholen kann. Mit mobilen Elementen wie Screens und Wagen können Teams ihren Bereich bei Bedarf anpassen. Technische Tools wie großflächige digitale Screens unterstützen die hybride Zusammenarbeit. Mobile Stromversorgungsoptionen geben Teams und einzelnen Mitarbeitern die Möglichkeit, sich auszusuchen, wie und wo sie arbeiten möchten.
Dieser Bereich ist optimal für einzelne Mitarbeiter, die den ganzen Tag über eine leistungsstarke Umgebung benötigen. Seine Nähe zu den Besprechungsräumen ist ideal für kurze Unterbrechungen oder um längere Meetings abzuhalten. Flexible digitale und analoge Tools ermöglichen die Darstellung von Informationen. Zahlreiche Arbeitsflächen und bequeme Sitzmöglichkeiten sind perfekt für Essenspausen oder um eine Tasse Kaffee zu trinken. Im gesamten Bereich stehen Elemente zur Abgrenzung und Anpassung der Privatsphäre zur Verfügung.
Dieser Bereich besteht aus verschiedenen Settings, in denen man seine Mahlzeit einnehmen kann, die aber auch einfach zum Austausch oder zur Zusammenarbeit genutzt werden können. Größe und Konfiguration des Bereichs können problemlos angepasst werden, wenn dieser von mehreren Gruppen oder einer großen Gruppe genutzt werden soll. Bewegliche Screens und Steelcase Flex Active Frames sorgen für das richtige Maß an visueller, akustischer und territorialer Privatsphäre – jeder kann die Umgebung so anpassen, dass das gewünschte Komfort-Level erreicht wird.
Dieser flexible Teambereich unterstützt die generative Zusammenarbeit. Er bietet analoge und digitale Tools zur Zusammenarbeit und unterstützt verschiedene Arbeitsweisen sowie den Wechsel der Körperhaltung. Teams können ganz einfach zwischen lockerem Austausch und intensiven Arbeitseinheiten wechseln. Der Bereich kann darüber hinaus von zwei Teams gleichzeitig genutzt werden.
Möbel und Essen zusammenbringen
Essen ist viel mehr als reine Nahrungsaufnahme — gemeinsam zu essen hilft dabei, Beziehungen zu pflegen und versorgt den Körper und insbesondere das Gehirn mit Energie. Unternehmen brauchen Möglichkeiten, um ihren Mitarbeitern mehr als nur das Mittagessen oder ein paar Snacks zu bieten. Mithilfe von sogenannten „Food Experiences“, die in den Arbeitstag eingebunden sind, können sie die Menschen zusammenbringen.
Anstatt ein typisches Café-Modell anzubieten, schlägt Compass vor, „Micro Food Experiences“ im gesamten Gebäude zu erschaffen, die eine nachbarschaftliche Atmosphäre erzeugen. „Wie wir bei Steelcase Essen und Möbel zusammenbringen, hat einen starken Effekt“, sagt Gargiulo. „Wir haben uns gefragt, wie der Raum mehr Bedeutung erhalten kann und wie wir den Effekt des gemeinsamen Essens den ganzen Tag nutzen können, nicht nur für die drei Stunden, die die Menschen üblicherweise im Workcafé zusammen verbringen. Deshalb haben wir den Raum aus einer neuen Perspektive betrachtet. Wir versuchen ihn als eine Reihe von Erlebnissen anzusehen, die den ganzen Tag über stattfinden. Wenn dieses Konzept geschickt umgesetzt wird, entsteht eine echte Harmonie zwischen Raum, Nahrung und Technologie – in Form einer nahtlosen und angenehmen Erfahrung für die Menschen.“
Compass experimentiert mit neuen Möglichkeiten bei der Nahrungsversorgung, um den Menschen mehr Auswahl zu bieten:
- Essen kann vorab bestellt und per App bezahlt werden.
- Die Nutzer können entscheiden, ob sie ihre Bestellung selbst abholen möchten oder einen Lieferort angeben, um lange Warteschlangen zu vermeiden.
- Mit derselben App, die zur Bestellung genutzt wurde, können per Scan-and-Go rund um die Uhr verpackte Snacks aus ‚Speisekammern‘ oder ‚Märkten‘ bestellt werden, die an verschiedenen Stellen im Gebäude verteilt sind. Der gesamte Vorgang läuft kontakt- und reibungslos ab.
- An mobilen Marktstationen sind unkompliziert rund um die Uhr (bei Tag und Nacht) Snacks und Getränke erhältlich.
Eine bessere Atmosphäre erschaffen
Seit Beginn der Pandemie haben sich Unternehmen vor allem darauf konzentriert, ein hohes Maß an Sicherheit am Arbeitsplatz zu bieten. Dies ist absolut unerlässlich. Dennoch verändern die Sicherheitsvorgaben die Dynamik der Räume und Unternehmen sollten verstehen, wie sich diese Entwicklung auf ihre Mitarbeiter auswirkt. „Soziale Treffpunkte mit einer einladenden Atmosphäre geben den Angestellten mehr Möglichkeiten“, sagt Moutrey. „Sie erhalten genauso viel Autonomie und Flexibilität, wie ihnen im Home-Office zur Verfügung stand. Aber im Unternehmen stehen ihnen neben dem Essen auch die Tools zur Verfügung, die sie für ihre Arbeit benötigen und sie können mit den Kollegen sprechen, deren Input sie benötigen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Der Bereich ist sowohl ansprechend als auch sicher. Und in einer großartigen Umgebung eine gute Tasse Kaffee zu genießen, war schon immer ein Erfolgsrezept.“
Dieser multimodale Außenbereich bringt Abwechslung in den Arbeitstag und bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit draußen, umgeben von der Natur zu arbeiten. Diese Oase im Freien fördert die Erholung und den Austausch. Optionale Tools unterstützen die erfolgreiche Zusammenarbeit.
Fest montierte sowie flexible Elemente erschaffen eine komfortable Umgebung für soziale Aktivitäten und zum Essen. Analoge und digitale Tools machen diesen Bereich noch leistungsfähiger für die Zusammenarbeit.
Dieser einladende, komfortable Empfangsbereich unterstützt die Bildung von Beziehungen. Man kann dort einen Kaffee trinken, eine Mahlzeit einnehmen oder sich zwischen Meetings und in der Pause entspannen. In nahegelegenen Stauraumelementen sind Mitnehm-Mahlzeiten erhältlich und die benachbarte Kaffeebar bietet Erfrischungen für die Kunden. Biophile Elemente zur Abgrenzung erhöhen die visuelle Privatsphäre.